Содержание

Введение

1 Создание базы данных в MicrosoftAccess

1.1 Создание пустой базы данных

1.2 Создание базы данных с помощью мастера шаблонов

1.3 Вывод

2 Создание таблиц в MicrosoftAccess

2.1 Создание путём ввода данных

2.2 Создание с помощью мастера таблиц

2.3 Создание таблицы в режиме конструктора таблиц

2.4 Вывод

3 Создание запросов в MicrosoftAccess

3.1 Создание простого запроса с помощью мастера запросов

3.2 Создание запроса с помощью конструктора запросов

3.3 Вывод

Заключение

Глоссарий

Список использованных источников

Список сокращений

Введение

Современный человек во многих сферах своей деятельности использует данные поступающие из различных источников и относящихся к различным сферам деятельности. Чтобы скоординировать все эти данные требуются не только организационные навыки, но и определённые знания. Для координации и последующего использования информации используются базы данных. База данных это набор сведений относящихся к определенной теме или задаче, организованных таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этого набора сведений как в целом, так и любой его части.

MSAccess, позволяет объединить нужные данные в одну реляционную базу данных. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты. Строки таблицы называются записями, все записи состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных.

Основные функции СУБД — это описание структуры баз данных, обработка данных и управление данными. Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными: добавлять записи в таблицу; удалять записи из таблицы; обновлять значения полей в записях; находить записи, удовлетворяющие заданному условию. Для выполнения этих операций используются запросы, которые формируются на языке структурированных запросов (SQL).

И последняя функция СУБД это управление данными. Под управлением данными подразумевается защита данных от несанкционированного доступа, поддержка многопользовательского режима работы с данными и обеспечение целостности и согласованности данных. Защита от несанкционированного доступа позволяет каждому пользователю видеть и изменять только те данные, которые ему разрешено видеть или изменять.

Средства обеспечения целостности и согласованности данных не дают выполнять такие изменения, после которых данные могут оказаться несогласованными. Средства, обеспечивающие многопользовательскую работу, не позволяют нескольким пользователям одновременно изменять одни и те же данные.

Однако MSAccess можно рассматривать не только как набор инструментов для управления базами данных (далее БД), но и как среду для разработки приложений. В состав MSAccessвходят конструкторы форм, таблиц, запросов, отчётов, но помимо этого имеются макросы и модули автоматизированного решения задач, используя которые мы можем создавать приложения не менее мощные, чем приложения, написанные на языке программирования, а программируя на языке VBA можно создавать программы подобные самой MSAccess. Для создания приложений с использованием макросов пользователь должен знать ключевые понятия, используемые в MSAccess.

В этой работе, для рассмотрения возможностей MSAccess и способов работы с ней, будет использована СУБД MicrosoftAccess 2003 (в дальнейшем MSA) , как наиболее распространенный, в настоящее время, продукт данной серии. Будут рассмотрены способы создания БД и некоторых часто используемых компонентов БД. Все рисунки иллюстрирующие процесс работы по созданию БД и элементов, сохранятся в приложении «А», в соответствующих пунктах (элементы рисунков, на которые следует обратить внимание, будут указаны стрелками с восклицательным знаком (!)).

1 Создание базы данных в Microsoft Access

1.1 Создание пустой базы данных

Чтобы создать новую, пустую БД запускаем MSA, на строке меню нажимаем кнопку «Файл» в выпадающем меню выбираем пункт «Создать» (р. 1.1.1), в появившейся меню «Создание файла», в пункте «Создание» выбираем подпункт «Новая база данных» (р. 1.1.2). Открылось окно «Файл новой базы данных» (р. 1.1.3), в этом окне мы указываем папку в которой, будет сохранён файл новой базы данных и имя этого файла. Например: место сохранения C : (р. 1.1.4), имя файла «Пустая база данных» (р. 1.1.5), расширение указывать не нужно, т.к. оно устанавливается по умолчанию (*mdb), после нажатия кнопки «Создать», открывается окно предлагающее выбор способа создания элементов базы данных: создание в режиме конструктора и создание с помощью мастера, таблицы также можно создавать путём ввода данных (р. 1.1.6). Закрываем это окно, выходим из MSA. Пустая база данных готова и в любой момент времени мы можем начать её изменение, т.к. эта база создаётся «с ноля» мы имеем возможность включить в неё только необходимые нам элементы, с нужными нам параметрами.

1.2 Создание базы данных с помощью мастера шаблонов

Чтобы создать новую БД, с помощью мастера шаблонов (далее МШ), запускаем MSA, на строке меню нажимаем кнопку «Файл» в выпадающем меню выбираем пункт «Создать» (р. 1.2.1), в появившейся вкладке «Создание файла», в пункте «Шаблоны» выбираем подпункт «На моём компьютере» (р. 1.2.2).

Открылось окно «Шаблоны», имеющее две вкладки (по образцу ранних версий MSAccess) «Общие» и «Базы данных». Во вкладке «Общие», мы можем увидеть инструменты создания баз данных, аналогичные находящимся в пункте «Создание» меню «Создание файла» (р. 1.2.3).

Нам потребуется вкладка «Базы данных», в этой вкладке находятся несколько наиболее часто используемых шаблонов БД. Выбираем БД соответствующую нашим требованиям (например «Контакты») подтверждаем выбор нажатием кнопки «OK» (р. 1.2.4).

Открылось окно выбора папки в которую будет сохранён файл БД (например: C:), также в этом окне мы можем изменить имя БД, предложенное нам по умолчанию MSA, в данном случае «Контакты 1», на требуемое нам (например «БД Контакты») подтверждаем действия нажатием кнопки «Создать» (р. 1.2.5).

Открывается диалоговое окно МШ «Создание базы данных», которое оповещает нас о содержании создаваемой БД и предлагает продолжить работу по созданию, продолжаем работу нажатием кнопки «Далее» (р. 1.2.6). В следующем окне нам предлагается добавить или исключить поля, методом установки/снятия маркеров на названиях полей (например: в таблице «Сведения о контактах» мы добавим поле «Семья», установив маркер простым кликом мыши), закончив выбор продолжаем работу нажатием кнопки «Далее» (р. 1.2.7).

В следующем окне выбираем вид экрана (по умолчанию «Стандартный»), продолжаем работу нажатием кнопки «Далее» (р. 1.2.8). В открывшемся окне вид оформления отчёта на печати (по умолчанию «Деловой»), подтверждаем выбор нажатием кнопки «Далее» (р. 1.2.9). Открылось окно предлагающее задать имя БД («БД Контакты»), нажимаем кнопку «Далее» (р. 1.2.10).

В последнем окне мастер предлагает запустить созданную БД, выбор осуществляется установкой/снятием маркера (по умолчанию установлен), нажимаем кнопку «Готово» (р. 1.2.11). Открывается кнопочная форма работы с БД и редактор БД в свёрнутом виде. «БД Контакты» создана и готова к использованию (р. 1.2.12).

Как мы уже поняли, вариант создания БД при помощи МШ является наиболее подходящим для широкого круга пользователей, имеющих даже минимальный опыт работы с персональным компьютером (далее ПК). Четко следуя инструкциям пользователь, буквально за несколько минут, получает нужную БД, возможно с наличием функций, которые им использоваться не будут, но (и это главное) с набором необходимых ему функций, наличие которых и являлось целью создания БД.

И так, мы можем сделать вывод: создание БД при помощи МШ является просто незаменимым для неопытного пользователя, а также способствует экономии времени специалистов; создание же пустой БД позволяет позднее, используя режим конструктора, создать БД оптимально адаптированной, для поставленных целей и очерченного круга пользователей.

1.3 Вывод

MSA позволяет создавать БД пользователю, практически любого уровня. Удобный и понятный интерфейс значительно упрощает работу. Имеющиеся в наличии инструменты и мастера сокращают затрачиваемое, на создание БД, время. Мы можем создавать БД для применения в любой области деятельности, с любыми особенностями и требованиями. Значит, MSA, является универсальным инструментом для создания БД.

2 Создание таблиц в MicrosoftAccess

2.1 Создание путём ввода данных

Для примера создания таблиц используем уже имеющуюся у нас БД «Пустая база данных», переименуем ее в «Пустая база данных 1» и откроем.

В открывшемся основном окне MSA, мы видим окно нашей базы данных «Пустая база данных 1», в меню «Объекты» выбираем пункт «Таблицы», а из списка, появившегося в окне, пункт «Создание таблицы путём ввода данных» (р. 2.1.1) появилась пустая таблица, по умолчанию содержащая десять полей и имеющая название «Таблица1» (р. 2.1.2).

Теперь нам нужно ввести в таблицу нужные данные, пусть это будет таблица типа «Имя – Должность», тогда нужные данные это имена и соответствующие им должности. При вводе данных мы обязательно должны учитывать правила ввода, например: тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым.

Что бы любому пользователю было понятно какие данные куда вводить, мы переименуем поля. Для переименования поля делаем клик правой клавишей мыши по названию поля и в выпадающем меню выбираем пункт «Переименовать столбец» (р. 2.1.3), выделилось название столбца и мы переписываем его на требуемое нам (в данном случае будет «Имя» и «Должность») (р. 2.1.4).

По окончанию ввода данных закрываем таблицу кликом по кнопке «Закрыть», расположенной в правом верхнем углу окна таблицы. Открывается диалоговое окно предлагающее нам сохранить изменения структуры или макета объекта, подтверждаем сохранение нажатием кнопки «Да» (р. 2.1.5).

Появляется окно в котором мы можем ввести имя под которым будет сохранена таблица (ввёдём название «Имя – Должность»), подтверждаем нажатием кнопки «OK» (р. 2.1.6).

Открылось диалоговое окно предлагающее создать ключевые поля и разъясняющее смысл их создания. Нажимаем кнопку «Нет», если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку «Да», и тогда MSA создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым (в нашем случае нажимаем «Нет») (р. 2.1.7).

Диалоговое окно закрывается, и мы видим, что теперь наша БД не пуста, а содержит таблицу «Имя – Должность», которая содержит введённые нами данные (р. 2.1.8).

Этот способ подходит для создания таблиц в случае, когда вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы.

Могу заметить, что Ввод данных в таблицу MSA мало чем отличается от ввода в таблицу Excel. Для перехода между полями вы можете использовать клавишу «Таb», а данные, введенные в текущую строку, сохраняются при переходе к следующей строке.

2.2 Создание с помощью мастера таблиц

Для примера создания таблиц с помощью мастера используем уже имеющуюся у нас БД «Пустая база данных», переименуем ее в «Пустая база данных 2» и откроем.

В открывшемся основном окне MSA, мы видим окно нашей базы данных «Пустая база данных 2», в меню «Объекты» выбираем пункт «Таблицы», а из списка, появившегося в окне, пункт «Создание таблицы с помощью мастера» (р. 2.2.1).

Открылось окно мастера создания таблиц в котором, при помощи инструкций, мы можем выбрать категорию, образец таблицы и нужные образцы полей при помощи стрелок (выберем категорию «Деловые», образец таблицы «Сотрудники» и поля по аналогу с таблицей созданной в предыдущем разделе, т.е. «Имя» и «Должность»), подтверждаем выбор нажатием кнопки «Далее» (р. 2.2.2).

В следующем окне вводим имя таблицы (вводим «Имя – Должность») и способ определения ключевого поля (оставляем по умолчанию т.е автоматическое определение) подтверждаем нажатием кнопки «Далее» (р. 2.2.3). В следующем окне предлагается выбрать действия после создания таблицы (оставляем значение по умолчанию «Ввести данные непосредственно в таблицу) и нажимаем кнопку «Готово» (р. 2.2.4).

Открылась готовая таблица, практически полный аналог той, которую мы создали в предыдущем разделе, исключение составляет ключевое поле «Код_Имя –

Должность», которое в этот раз мы разрешили MSA создать автоматически(р. 2.2.5). Закрываем таблицу (нажатием кнопки «Закрыть» в верхнем правом углу окна), закрываем MSA.

Этот способ удобен для пользователя, который имеет представление о конечной структуре таблицы, а также для создания стандартных таблиц.

2.3 Создание таблицы в режиме конструктора таблиц

Для примера создания таблиц с помощью конструктора таблиц используем уже имеющуюся у нас БД «Пустая база данных», переименуем ее в «Пустая база данных 3» и откроем.

В открывшемся основном окне MSA, мы видим окно нашей базы данных «Пустая база данных 3», в меню «Объекты» выбираем пункт «Таблицы», а из списка, появившегося в окне, пункт «Создание таблицы в режиме конструктора» (р. 2.3.1).

Открылось окно конструктора таблиц, в котором мы должны ввести имя и тип данных каждого поля, также мы можем ввести описания полей, для удобства в дальнейшем использовании, но обязательным действием это не является (введём имена полей по аналогу с таблицей созданной в разделе 2.1, т.е. «Имя» и «Должность», а также аналогичный тип данных, т.е. «Текстовый») (р. 2.3.1).

В нижней части окна конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка мы можем ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию (в данном случае оставляем по умолчанию). После описания всех полей таблицы закрываем таблицу (нажатием кнопки «Закрыть» в верхнем правом углу окна) (р. 2.3.3).

В диалоговом окне, предлагающем сохранить изменения структуры или макета таблицы, нажимаем кнопку «ДА» (р. 2.3.4).

В появившемся окне вводим имя таблицы (вводим «Имя – Должность») подтверждаем нажатием кнопки «OK» (р. 2.3.5). Открывается диалоговое окно предлагающее создать ключевые поля и разъясняющее смысл их создания. Нажимаем кнопку «Нет», если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку «Да», и тогда MSA создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым (в данном случае нажимаем «Нет») (р. 2.3.6).

Видим что в БД появилась таблица «Имя – Должность», при сравнении, мы можем убедится, что она полностью аналогична таблице созданной нами в пункте 2.1 (р. 2.3.7).

Хотелось бы сразу уточнить, что при создании таблицы в режиме конструктора необходимо соблюдать определенные правила, например, при вводе имён таблиц и полей. Имена полей в таблице не должны повторяться, т.е. должны быть уникальными. Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.

Желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств MSA. Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа. Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы (за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (') и квадратных скобок ([), (])).

Этот способ позволяет полностью контролировать все свойства создаваемой таблицы, и крайне полезен для специалистов, для пользователей же не обладающих необходимыми навыками он не представляет интереса.

2.4 Вывод

В MSA мы можем создавать таблицы с любыми именами и типами полей. Размеры таблиц ограничены лишь вашими потребностями. Процесс создания таблицы прост, удобен и понятен. Количество таблиц для одной БД очень велико, что позволяет создавать очень гибкие и удобные БД. Также мы можем придавать таблицам любую структуру, а используя свойства полей придавать дополнительные функции. Значит MSA позволяет формировать и координировать данные в любых удобных для нас конфигурациях, что является крайне важным моментом при работе с информацией (особенно большими её объёмами).

3 Создание запросов в MicrosoftAccess

3.1 Создание простого запроса с помощью мастера запросов

Для примера создания запроса используем БД «Запрос», которую мы можем создать при помощи уже полученных навыков. Открываем БД, БД содержит две таблицы: «Имя – Должность» и «Имя – Адрес» (р. 3.1.1). В этих таблицах уже содержатся некоторые данные, а также ключевые поля («Имя») (р. 3.1.2).

В меню «Объекты» выбираем пункт «Запросы». Для использования в создании запросов таблицы должны содержать ключевые поля. В окне выбираем пункт «Создание запроса с помощью мастера» (р. 3.1.3).

Открывшееся окно мастера позволяет нам сделать выбор полей для запроса. Мы имеем возможность выбирать поля из всех таблиц и запросов находящихся в данной БД. Выбираем поля которые будут участвовать в запросе (в нашем случае поля «Должность», из таблицы «Имя – Должность» и «Имя», «Адрес», из таблицы «Имя – Адрес») (р. 3.1.4).Подтверждаем выбор нажатием кнопки «Далее».

В следующем окне мы можем присвоить запросу имя и выбрать следующее действие открыть запрос для просмотра данных или изменить макет запроса (по умолчанию запрос для просмотра данных, в нашем случае оставляем по умолчанию, присвоим имя «Сведения») (р. 3.1.5). Подтверждаем данные нажатием кнопки «Готово».

В открывшемся окне запроса мы видим сведённые данные из выбранных нами полей разных таблиц (т.е. «Имя», «Должность» и «Адрес») (р. 3.1.6). Запрос готов.

Этот способ создания запроса подходит для любого пользователя имеющего основные понятия о создании запросов, а также для быстрого создания простых запросов.

3.2 Создание запроса с помощью конструктора запросов

Для примера создания запроса используем БД «Запрос 1», которую мы можем создать при помощи уже полученных навыков. БД уже содержит две таблицы: «Имя – Должность» и «Имя – Адрес» (р. 3.2.1). В этих таблицах уже содержатся некоторые данные, а также ключевые поля («Имя») (р. 3.2.2). Открываем БД, в меню «Объекты» выбираем пункт «Запросы». В окне выбираем пункт «Создание запроса в режиме конструктора» (р. 3.2.3).

Открывается окно предлагающее выбор таблиц и запросов для создаваемого запроса (выбираем таблицы «Имя – Должность» и «Имя – Адрес» выделением с последующим подтверждением нажатием кнопки «Добавить») (р. 3.2.4). Закрываем это окно (нажатием кнопки «Закрыть»).

Мы видим окно конструктора, содержащее выбранные нами таблицы (р. 3.2.5). В верхней части которого мы можем устанавливать связи и тип связей между таблицами (р. 3.2.6), а в нижней задавать макет запроса, т.е. используемые поля, расположение полей и свойства (р. 3.2.7).

Задаём поля по аналогу с запросом, созданным в предыдущей главе, поля: «Имя», «Адрес», «Должность»; имя таблицы: «Имя – Адрес», «Имя – Адрес», «Имя – Должность», соответственно (р. 3.2.8). Данные можно вводить как при помощи выпадающего меню (р. 3.2.9), так и в ручную.

Закончив введение данных, закрываем окно (нажатием кнопки «Закрыть» в правой верхней части окна), в появившемся диалоговом окне, предлагающем сохранить изменения, нажимаем кнопку «Да» (р. 3.2.10). В следующем окне вводим имя запроса (в данном случае «Сведения»), подтверждаем нажатием кнопки «OK» (р. 3.2.11). Конструктор завершает работу. В БД появился запрос сведения, работа по созданию запроса завершена.Запрос идентичен запросу созданному в пункте 3.1 (р. 3.2.12).

Данный способ занимает больше времени, нежели предыдущий, но даёт полный контроль над созданием запроса, что очень важно при создании более сложных запросов, интересен только для специалистов.

3.3 Вывод

Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных.

Запрос используется для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы. Для того чтобы объединить в виде одной таблицы на экране данные из нескольких таблиц. А также для просмотра отдельных полей таблицы. Это основные и наиболее часто используемые функции запроса, которые и делаю работу с БД гораздо более удобной и эффективной.

Заключение

В данной работе мы разобрали лишь малую часть возможностей MSA, которая является гораздо более многофункциональной системой чем можно себе представить прочитав данную работу. Применение MSA гораздо шире нежели просто создание БД, таблиц и запросов. Назовём некоторые из них.

Мастер подстановок, делающий более простым ввод значений в поле. Создание и использование индексов, обеспечивает быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов.

Способы обеспечения целостности данных, защищают связи между записями в связанных таблицах, а также от случайного удаления и изменения связанных данных. Контроль и проверка введения данных, осуществляет проверку данных, вводимых в поле или запись таблицы, по заданному условию.

Ввод данных с помощью копирования и перемещения, значительно сокращает время затрачиваемое на ввод данных.

Создание вычисляемых полей в запросах, позволяет создавать столбцы в запросе, являющиеся результатом вычислений над значениями других столбцов.

Изменение типов связей в запросе, позволяет создавать более гибкие и чёткие запросы.

Возможность печати результатов запросов, таблиц, отчётов, позволяет избежать применения сторонних приложений и сократить время выборки и переноса данных для предоставления в бумажном варианте.

Использование макросов, позволяет автоматизировать многие функции и превратить БД практически в самостоятельное приложение.

Создание веб – страниц, позволяет удалённое использование БД через сеть.

Поддержка протокола FTP, позволяет полноценную работу с БД через B.

Наличие элементов ActiveX, обеспечивает взаимодействие сетевых компонентов.

Это не полный список возможностей MSA, но даже он даёт представление о широте возможностей, предоставляемой данной СУБД, для работы с данными. К сожалению, мы не можем описать эти возможности более подробно, т.к. для этого потребовалось бы очень продолжительное время и крайне большой объём печатного текста.

Программирование на языке VBA, позволяет создавать приложения, в основе которых лежит БД Access.

И так мы можем сделать вывод, что MSA, является очень практичным и удобным приложением для работы с данными. Предоставляемые данной системой возможности делают её незаменимой для учёта, корректировки, формирования и обработки данных.

При умелом использовании мы можем создать БД отвечающую любым требованиям, в любой сфере деятельности, что и объясняет столь широкое распространение MSA.

Не малым плюсом является возможность интеграции с другими офисными приложениями от Microsoft, т.к. наиболее распространёнными офисными приложениями являются продукты именно этого производителя ПО, скажем два продукта которые, известны подавляющему большинству пользователей ПК, это Word и Excel.

Также положительным моментом является наличие мастеров, которые позволяют, пусть и не в полной мере, использовать MSA даже не искушённому пользователю. Стоит упомянуть и интерфейс делающий работу более быстрой и приятной, возможность настройки панели инструментов позволяет настроить её под конкретного пользователя, убрав всё лишнее и добавив нужное.

Задачей данной работы было показать азы работы с некоторыми основными элементами MSA и попытаться дать хотя бы минимальное представление о её возможностях, считаю, что данная задача выполнена. Все созданные в процессе написания данной работы БД, а также, БД, использованные для создания элементов, включая созданные элементы, находятся в приложении «Б», в папках с соответствующими названиями.

Глоссарий

Список использованных источников

1. Нейбауэр А.; Access 97 для занятых – СПб: Питер, 1997. – 368 с.: ил.

Обучение в Интернете [Электронный ресурс] – Режим доступа: www.lessons-tva.info

2. КронанДж.., АндерсенВ., АндерсонБ. Б.; Microsoft Office Access 2003. Быстрые шаги – М.: НТ Пресс, 2005. – 226 с.: ил.

3. Шевченко Н. А.; Access 2003. Искусство создания базы данных – М.: НТ Пресс, 2005 – 160 с.: ил.

4. Дженнингс Р.; Использование Microsoft Office Access 2003 – М: Издательский дом «Вильямс», 2006. - 1312 с.: ил.

Список сокращений

Сокращение - Расшифровка

MSA - Microsoft Access

БД - База (базы) данных

ПО - Программное обеспечение

ПК - Персональный компьютер

р. x.x.x - Рисунок с числовым обозначением

СУБД - Система управления базами данных

т.е. - То есть

т.к. - Так как