Облік розрахунків з підзвітними особами в бюджетних установах

курсова робота з бухгалтерського обліку

ЗМІСТ

Вступ

Розділ 1. Теоретичні засади обліку розрахунків з підзвітними особами в бюджетних установах

1.1. Поняття розрахунків з підзвітними особами

1.2. Службові відрядження працівників бюджетної установи

1.3. Норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон працівникам бюджетних установ

Розділ 2. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами в бюджетних установах

Висновки

Література

Вступ

Україні функціонують близько 40 тисяч установ та організацій різного профілю, які повністю або частково утримуються за рахунок державного чи місцевих бюджетів. Фінансово-господарська діяльність бюджетних установ характеризується низкою особливостей, які впливають на методику та організацію бухгалтерського обліку.

Бухгалтерський облік у бюджетних установах виконує свої конкретні задачі, має специфічні об'єкти, ведеться за окремим планом рахунків на балансі, який відрізняється від балансу госпрозрахункових підприємств та організацій. Зміни, що відбуваються в галузях невиробничої сфери за умов переходу до ринкової економіки, потребують адекватного нормативно-правового забезпечення, в тому числі й бухгалтерського обліку.

Згідно з урядовою програмою реформування бухгалтерського обліку впроваджено нову економічну класифікацію видатків бюджетних установ, кошторис доходів і видатків, план рахунків і порядок його застосування, баланс та інші форми місячної і квартальної звітності.

Таким чином, важливість і практична значимість дослідження обліку розрахунків з підзвітними особами в сучасних умовах зумовлює актуальність теми курсової роботи.

Об'єктом дослідження курсової роботи є теоретичні засади бухгалтерського обліку і законодавство України, яке регламентує здійснення бухгалтерського обліку в бюджетних установах.

Предметом дослідження курсової роботи є організація здійснення обліку розрахунків з підзвітними особами в бюджетних установах.

Метою курсової роботи є дослідження організація здійснення обліку розрахунків з підзвітними особами в бюджетних установах.

Метою роботи зумовлено виконання таких завдань:

– дослідити теоретичні засади обліку розрахунків з підзвітними особами в бюджетних установах;

– охарактеризувати організацію обліку розрахунків з підзвітними особами в бюджетних установах.

Розділ 1. Теоретичні засади обліку розрахунків з підзвітними особами в бюджетних установах

1.1 Поняття розрахунків з підзвітними особами

У процесі діяльності бюджетних установ виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам під звіт на господарські витрати та службові відрядження. У такому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.

Підзвітні особи – це працівники установи, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника.

Для кожної установи повинен бути складений і затверджений наказом керівника список осіб, які мають право одержувати грошові кошти в підзвіт на господарські потреби.

Відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника установи для виконання службового доручення на певний строк до іншого населеного пункту, що знаходиться поза місцем його постійної роботи.

Порядок видачі коштів під звіт, розміри, а також порядок відзвітування регламентується Кабінетом Міністрів України. Направлення працівників установи у відрядження здійснюється керівником бюджетної установи з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва установи, куди відряджається працівник, термін і мета відрядження. Необхідними документами при відрядженні за кордон є: запрошення приймаючої сторони;

укладений контракт; інші документи, які засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини (протокол про наміри); документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, тематика яких збігається з діяльністю установи [14].

Отже, підзвітними особами є працівники даної установи, яким в обмежених розмірах видаються аванси на здійснення деяких операційно-господарських витрат, які не можуть бути здійснені шляхом безготівкових розрахунків, а також на відрядження і наукові експедиції. Через підзвітних осіб може виплачуватися заробітна плата в установах, в яких за штатом не передбачено посади касира, або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомості не можуть бути повернуті довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів [13, 129].

Готівка видається під звіт з каси установи тільки за дозволом керівника установи і лише у разі відсутності заборгованості за раніше отримані аванси.

Згідно з Порядком ведення касових операцій № 334 розмір авансу на господарські потреби не лімітується, але підзвітна особа повинна відзвітувати за отримані підзвітні суми не пізніше наступного робочого дня після їх видачі (за службовими відрядженнями – не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження). У противному разі готівка, видана під звіт, але не витрачена і не повернена до каси установи (в повній сумі, виданій під звіт, або в сумі, не підтвердженій авансовими звітами), наступного дня після закінчення зазначених вище термінів включається розрахункове до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється з встановленим лімітом залишку готівки в касі.

Основна маса авансів видається під звіт на службові відрядження у межах сум, необхідних відрядженим особам на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових і витрат на наймання житлового приміщення.

1.2 Службові відрядження працівників бюджетної установи

Регламентування службових відрялжень працівників бюджетної установи здійснюється на підставі Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон. Віповідно до цього документу службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника установи на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Витрати на відрядження особи, яка перебуває в трудових відносинах з платником податку, включаються до складу валових витрат платника податку лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю установи, а саме: запрошень сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю установи, що направляє у відрядження; укладеного договору (контракту) та інших документів, які відрегульовують або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності установи, яке відряджає працівника [8].

Уствнова, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі за формою згідно з додатком 1 до Інструкції.

Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), норми яких встановлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" [9].

Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження – день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і пізніше – наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу тієї установи, до якої він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі.

Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

Керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та мети використання коштів, наданих на відрядження. Указані обмеження встановлюються наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження.

Строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів.

Термін відрядження працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів [8].

Рішення про службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади приймається відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 27.06.96 № 682 "Про впорядкування службових відряджень керівників органів державної виконавчої влади".

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.

Заробітна плата переказується поштою відрядженому працівникові на його прохання за рахунок підприємства, що його відрядило.

На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що його відрядило. У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника у відрядження, за згодою між ними.

За кожний день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах граничних норм, установлених постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663 [9].

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Якщо відсутні відмітки в посвідченні про відрядження, то добові не виплачуються.

Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на наймання жилого приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором.

Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелях у розмірі не більш як 50 відсотків його вартості за одну добу, згідно з поданими підтвердними документами в оригіналі.

Витрати на наймання жилого приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, відшкодовуються в порядку й розмірах, передбачених цим пунктом.

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Відрядженому працівникові понад установлені норми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання жилого приміщення, згідно з підтвердними документами в оригіналі.

У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання жилого приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і сплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців [8].

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

Відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання жилого приміщення і добові. Протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати авансовий звіт про витрачену у зв'язку з відрядженням суму. Разом з авансовим звітом подаються посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, і документи в оригіналі про наймання жилого приміщення та проїзд.

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо.

Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

Для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, установлюються додаткові обмеження відповідно до чинного законодавства.

Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або проїзних документів, оплачуються відрядженими за рахунок добових [8].

Відшкодування витрат вартості проживання понад установлені граничні норми та оплата витрат на перевезення понад 30 кілограмів багажу для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, здійснюються згідно з підтвердними документами в оригіналі лише з дозволу керівника.

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1 – 4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї і 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу керівника підприємства, згідно з поданими проїзними документами [8].

Відрядженому працівникові за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати на побутові послуги, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання.

Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводяться в розмірах, погоджених з керівником.

Керівники підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, особисто вирішують питання щодо відшкодування своїх витрат на наймання жилих приміщень, що перевищують граничні норми, встановлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663 [9], та витрат на проїзд у м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1-4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї і 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу.

Порядок відрядження за кордон, визначений у Загальних положеннях та пунктах 1.1-1.20 розділу II цієї Інструкції, поширюється на державних службовців і працівників тих підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, з урахуванням таких особливостей:

Норми добових витрат та граничні норми відшкодування витрат на наймання жилого приміщення визначені згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України № 663. Перерахунок норм, визначених у гривнях, в іноземну валюту здійснюється в порядку, встановленому п.1.2 розділу II цієї Інструкції.

Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються:

а) за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день виїзду та приїзду, – за нормами, що встановлені для країни, куди відряджено працівника;

б) у разі здійснення відряджень до кількох країн протягом доби – у розмірі середнього арифметичного від норм, установлених для цих країн;

в) при направленні у відрядження до двох або більше країн – за нормами, що встановлені для відповідних країн, з дня перетину кордону відповідної країни.

День повернення в Україну (перетину кордону) – за нормами останньої країни відрядження;

г) якщо відряджений за кордон працівник згідно з умовами запрошення забезпечується стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні відрядження (в дорозі), або якщо вартість харчування включається до рахунків на наймання житлового приміщення без визначення конкретної суми, то добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках до норм добових витрат для даної зарубіжної країни згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України № 663, зокрема: 80 відсотків – при одноразовому, 55 відсотків – при дворазовому, 35 відсотків – при триразовому харчуванні;

ґ) витрати на харчування, вартість якого визначена і включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим за рахунок добових [8].

Державним службовцям і працівникам підприємств України, які перебувають за кордоном тривалий термін і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготерміновому відрядженні і отримують виплати в іноземній валюті, в разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються в розмірі 80 відсотків норм добових витрат для даної країни, згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України № 663. У разі відрядження в межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються в розмірі 50 відсотків зазначених норм.

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів.

Підприємство, що направляє працівника у відрядження за кордон, забезпечує його коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати в розмірах, які обумовлені реальними потребами в країні перебування, з дотриманням вимог Національного банку України щодо вивезення іноземної валюти за кордон. Працівника ознайомлюють з довідкою-розрахунком на виданий йому аванс та з чинними положеннями про звітування за його використання.

Перерахунок граничних норм добових витрат, що встановлені в гривнях, у долари США здійснюється за прогнозним офіційним обмінним курсом національної валюти України до долара США на поточний рік.

У разі потреби авансування коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, перерахунок граничної норми, розрахованої в доларах США, у валюту країни, куди відряджається працівник, здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим Національним банком України офіційним обмінним валютним курсом національної валюти України до цих валют та долара США на день видачі авансу.

За час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати:

а) на проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження;

б) на оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) або наймання інших житлових приміщень, а також уключених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття), за користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлено окрему плату), кондиціонером;

в) на оплату телефонних рахунків;

г) на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), на комісійні (в разі обміну валютних коштів), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат [8].

Указані в цьому пункті витрати можуть бути відшкодовані лише за наявності документів (в оригіналі), що підтверджують вартість цих витрат, у вигляді рахунків готелів (мотелів) або інших суб'єктів, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій), страхових полісів тощо.

Крім названих у цьому пункті витрат, відрядженому працівникові відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" відшкодовуються, у межах граничних норм, не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб (добові витрати), що з'явилися у зв'язку з відрядженням.

Перерахунок граничних норм добових (до 160 грн. за добу) у долари США здійснюється за прогнозним офіційним курсом обміну національної валюти України до долара США на поточний рік.

Наприклад, норма добових – 160 грн. Прогнозний офіційний курс обміну гривні до долара США на поточний рік – 5,78. Перерахунок: 160 грн. : 5,78 = 27,68 дол. США.

Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах граничних норм:

а) за кожний день відрядження, включаючи день виїзду та приїзду;

б) у разі включення витрат на харчування до рахунків на наймання жилого приміщення та у випадках, коли відряджені працівники за умовами запрошення забезпечуються стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні перебування (дорозі), – в межах граничних норм з урахуванням кількості разів харчування на добу. Залежно від кількості разів харчування на добу впродовж відрядження перерахунок здійснюється за кожну добу окремо;

в) якщо дата виїзду у відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, або дата повернення з них не збігається з датами за відмітками в закордонному паспорті чи документі, що його замінює, то добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються відповідно до порядку, передбаченого для відряджень у межах України;

г) якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до країни, з якою не встановлено чи спрощено прикордонний контроль, або повертаючись з такої країни, має транзитну зупинку на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

У разі відсутності такої зупинки добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, – за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

У разі виїзду у справах відрядження зазначеного працівника з країни перебування до інших країн добові витрати відшкодовуються за нормами, що встановлені для країни відрядження, й в порядку, встановленому підпунктом 2.1.2 пункту 2.1 розділу II Інструкції [8].

Якщо працівника направлено у відрядження до двох або більше країн, то день повернення в країну перебування (день перетину кордону) відшкодовується за нормами останньої країни відрядження.

За час перебування у відрядженні за кордоном працівникові відшкодовуються, на підставі поданих в оригіналі документів (рахунків, квитанцій, проїзних квитків тощо), такі витрати:

а) на проїзд повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування за тарифом 2-го класу (на літаках – економічного, на суднах – 2-го або туристського класу).

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1 – 4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї і 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному конкретному випадку з дозволу керівника.

Якщо класифікація кают на пасажирських суднах установлена в категоріях, то каюти 1, 2 і 3-ї категорій вважаються каютами 1-го класу, а каюти інших категорій – 2-го (туристського) класу.

Вартість проїзду залізницями в країнах Азії та Африки відшкодовується за тарифами 1-го класу.

б) на бронювання місць у готелях – у розмірі не більше 50 відсотків вартості місця за одну добу;

в) на побутові послуги, вартість яких уключена до рахунка про оплату за наймання жилого приміщення (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття), але не більше 10 відсотків від норми добових витрат, установленої для країни, куди відряджається працівник, згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України № 663, – за всі дні проживання;

г) на перевезення до 30 кг багажу, крім багажу, вартість перевезення якого включена до вартості квитка на той вид транспорту, яким користується працівник. Зазначені витрати відшкодовуються в кожному конкретному випадку з дозволу керівника; ґ) на наймання житлового приміщення під час відрядження в разі транзитної зупинки, а також вимушеної затримки в дорозі – у межах граничних норм, визначених для країни, де відбулася зупинка, згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України № 663;

д) на службові телефонні переговори – у розмірах, погоджених з керівником [8].

З дозволу керівника відрядженому працівникові можуть бути відшкодовані фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення, на проїзд та службові телефонні переговори. При цьому зазначені витрати та витрати, визначені в третьому абзаці п.1.8 розділу II цієї Інструкції, належать до компенсаційних, оскільки вони пов'язані з перебуванням у місці відрядження і не включаються до сукупного оподатковуваного доходу працівника.

Цей Порядок не застосовується, якщо чинним законодавством установлене інше.

1.3 Норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон працівникам бюджетних установ

Відповідно до Постанова Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999 р. № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" норми відшкодування витрат на відрядження у межах України та за кордон для державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, згідно з додатком (див додаток 1).

Згідно до додатк у до постанови Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999 р. № 663 надбавки до норм добових витрат в іноземній валюті для окремих категорій працівників виплачуються:

1) членам Уряду, державним службовцям 1 рангу та дипломатичного рангу Надзвичайного і Повноважного посла – в розмірі 50 відсотків норм добових витрат;

2) державним службовцям 2 і 3 рангу, дипломатичних рангів Надзвичайного і Повноважного посланника 1 і 2 класу – в розмірі 40 відсотків норм добових витрат;

3) державним службовцям 4 і 5 рангу, дипломатичних рангів радника 1 і 2 класу – у розмірі 30 відсотків норм добових витрат;

4) членам делегацій, що виїжджають за кордон на міжнародні переговори, наради та для підписання міжурядових угод, – у розмірі 25 відсотків, а керівникам цих делегацій – у розмірі 30 відсотків норм добових витрат [9].

Зазначені у цьому додатку працівники мають право на одержання тільки однієї надбавки.

До членів делегацій, зазначених у пункті 4 Постанова Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999 р. № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" [9], належать лише ті члени делегації (представники), які мають повноваження виступати від імені або за дорученням Президента України та Уряду України на міжнародних переговорах, конференціях, форумах та для підписання міжурядових угод. Інші члени делегації (представники, включаючи наглядачів), які виїжджають за кордон згідно з рішенням Президента України та Уряду України, до таких делегацій не відносяться.

У разі коли працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення забезпечуються стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні відрядження (в дорозі), або коли працівники, відряджені в межах України для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, установи та організації, які відряджають працівників, за умовами запрошення забезпечуються організаторами таких заходів безкоштовним харчуванням, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках норм добових витрат для даної країни згідно з додатком, зокрема 80 відсотків при одноразовому, 55 відсотків – дворазовому, 35 відсотків – триразовому харчуванні [9].

Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим за рахунок добових.

Державним службовцям і працівникам зазначених підприємств, установ та організацій, які перебувають за кордоном тривалий термін і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготерміновому відрядженні та отримують виплати в іноземній валюті, у разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80 відсотків норм добових витрат, визначених у додатку до цієї постанови для даної країни. У разі відрядження у межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються у розмірі 50 відсотків зазначених норм.

Установити, що державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження в межах України і за кордон підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати:

– на проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження;

– на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм добових витрат для країни, куди відряджається працівник, визначених у додатку до цієї постанови, за всі дні проживання;

– на бронювання місць у готелях у розмірах не більш як 50 відсотків вартості місця за добу;

– на користування постільними речами в поїздах;

– на користування у готелях холодильником і телевізором;

– на комісійні у разі обміну валюти [9].

Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводиться в розмірах, погоджених з керівником.

Витрати на проїзд державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, у м'якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1-4 групою тарифних ставок, на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу, фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення та на перевезення до 30 кілограмів багажу понад кількість багажу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівника згідно з підтвердними документами.

Фактичні витрати, визначені абзацом першим цього пункту і пунктом 6, які пов'язані з перебуванням у місці відрядження, є компенсаційними.

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту.

У разі коли сторона, яка приймає, забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення і назад та на наймання житлового приміщення) або добових витрат, сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, більша або дорівнює встановленим нормам добових витрат, то сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам не проводить.

Отже, у процесі діяльності бюджетних установ виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам під звіт на господарські витрати та службові відрядження. У такому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.

Підзвітні особи – це працівники установи, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника.

Для кожної установи повинен бути складений і затверджений наказом керівника список осіб, які мають право одержувати грошові кошти в підзвіт на господарські потреби.

Відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника установи для виконання службового доручення на певний строк до іншого населеного пункту, що знаходиться поза місцем його постійної роботи.

Розділ 2. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами в бюджетних установах

Порядок видачі коштів під звіт, розміри, а також порядок відзвітування регламентується Кабінетом Міністрів України. Направлення працівників установи у відрядження здійснюється керівником бюджетної установи з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва установи, куди відряджається працівник, термін і мета відрядження. Необхідними документами при відрядженні за кордон є: запрошення приймаючої сторони; укладений контракт; інші документи, які засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини (протокол про наміри); документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, тематика яких збігається з діяльністю установи.

Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому посвідчення про відрядження.

Посвідчення про відрядження – це документ, який видається працівнику бюджетної установи на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні. Видане працівнику посвідчення про відрядження обов'язково реєструється у спеціальному журналі (див. попередній розділ).

Працівнику, який відправляється у відрядження, видається грошовий аванс, що визначається виходячи з розміру оплати добових, проїзду, проживання, але за умови повного відзвітування за раніше виданими авансами.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох банківських днів, наступних за днем закінчення відрядження або виконання (завершення) окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, яка їх видала, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, і повернути залишок невитрачених коштів. До звіту додаються:

– посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, із завіреними: печаткою, позначками про прибуття і вибуття;

– документи (в оригіналі), що підтверджують витрати працівника, який перебував у відрядженні.

На підставі документів, поданих працівником, бухгалтерія здійснює перерахунок виданого авансу. Якщо аванс видано в меншій сумі, ніж сума здійснених і затверджених витрат, то працівнику відшкодовується різниця грошовими коштами. А якщо ж було видано більше коштів, то працівник повертає до каси зайві отримані грошові кошти. Якщо працівник невчасно відзвітувався за видані йому суми, але повернув грошові кошти у тому ж місяці, коли законодавче встановлено строк їх повернення, то з нього бухгалтерія утримує штраф у розмірі, встановленому чинним законодавством від неповерненої суми. Якщо працівник поверне грошові кошти після закінчення місяця, в якому він повинен був відзвітуватися за законодавством (або взагалі їх не поверне), то крім штрафу така сума підлягає оподаткуванню відповідно до законодавства про оподаткування доходів громадян.

Склад витрат на відрядження у межах України, що компенсуються установою, наведено в табл. 1.

Таблиця 1

Відшкодування витрат на відрядження [14, 194]

При відрядженнях в межах України на службовому автомобілі витрати на паливно-мастильні матеріали, техобслуговування, стоянку та паркування службового автомобіля не є витратами на відрядження та їх фінансування повинно здійснюватися за рахунок коштів, отриманих на господарські потреби в органах Державного казначейства України (код економічної класифікації видатків бюджету 1135 "Оплата транспортних послуг і утримання транспортних засобів").

При відрядженні в межах України та за кордон державних службовців і працівників бюджетних установ встановлено додаткові обмеження витрат відповідно до чинного законодавства (табл. 2).

Таблиця 2

Додаткові обмеження витрат на службові відрядження працівників бюджетних установ[13, 132]

Порядок видачі і використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструктивними матеріалами про порядок організації, проведення та оплати наукових експедицій науково-дослідними установами НАНУ.

На першопочаткові витрати начальникам експедицій чи загонів видається аванс готівкою відповідно до затвердженого кошторису, масштабів та умов роботи експедицій. Підзвітні суми на експедиційні дослідження видаються на виплату заробітної плати, оплату проїзду співробітників до місця роботи експедиції і назад, добових, квартирних, орендної плати за користування транспортом, технікою, для здійснення земляних робіт, наймання приміщення для тимчасових комор, лабораторій і житла; на придбання пально-мастильних та інших матеріалів, а також малоцінного інвентарю для потреб експедицій, поштово-телеграфних витрат; на оплату замовлень, виконуваних за трудовими угодами; інших витрат.

Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана протягом трьох робочих днів подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення на відрядження з відмітками про прибуття і вибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій був виданий аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка авансових звітів, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.

У разі неподання в строк авансових звітів або неповернення в касу невикористаних авансів бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отримали аванси, з дотриманням вимог, встановлених чинним законодавством.

Розрахунки з підзвітними особами обліковуються на активному субрахунку № 362 "Розрахунки з підзвітними особами".

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляються такими бухгалтерськими записами:

1. При видачі авансу:

Дебет субрахунку № 362

Кредит субрахунків № 301, 302.

2. На суму поданого авансового звіту про витрачання коштів, отриманих під звіт:

Дебет рахунків № 23, 80, 81

Кредит субрахунку № 362.

3. Повернення в касу невикористаного залишку авансу:

Дебет субрахунків №301, 302

Кредит субрахунку № 362.

4. Утримання невикористаного залишку авансу із заробітної плати:

Дебет субрахунку № 661

Кредит субрахунку № 362.

Зазначені записи відображаються в меморіальному ордері № 8 – накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами ф. № 386, в якому поєднуються синтетичний та аналітичний облік шляхом використання позиційного способу записів [13, 133].

На практиці субрахунок № 362 може бути активно-пасивним. Дебетове його сальдо відображається в активі балансу, а кредитове показується в пасиві балансу за статтею "Розрахунки з іншими кредиторами".

Схему відображення в обліку розрахунків з відрядженими працівниками наведено на рис. 1.

При автоматизації обліку розрахунків з підзвітними особами реєстром синтетичного та аналітичного обліку за субрахунком № 363 є машинограма "Відомість фінансово-розрахункових операцій".

Дебіторська заборгованість підзвітних осіб виникає при отриманні ними підзвітних сум і погашається при повному розрахунку. Фактично здійснені та документально підтверджені витрати підзвітної особи, пов'язані з діяльністю бюджетної установи, списуються на фактичні видатки бюджетної установи, а на придбання товарно-матеріальних цінностей – включаються до суми касових видатків на придбання цих цінностей.

Операції за розрахунками з підзвітними особами наведено в табл. 3.

Таблиця 3

Типові господарські операції та кореспонденція рахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами [14, 196]

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в меморіальному ордері № 8 (ф. 386), записи до якого здійснюються за кожною підзвітною особою в розрізі кодів економічної класифікації видатків. В установах з незначною кількістю підзвітних осіб аналітичний облік розрахунків ведеться за кожною підзвітною особою у картках аналітичного обліку (ф. 292-а) та у книзі аналітичного обліку (ф. 292).

Висновки

Отже, на субрахунку 362 "Розрахунки з підзвітними особами" обліковуються розрахунки з працівниками установи за виданий аванс на господарські видатки або видатки на відрядження.

Механізм видачі коштів під звіт, розміри, а також порядок відзвітування регламентованої Кабінетом Міністрів України.

Видача готівки під звіт здійснюється з кас бюджетної установи лише за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.

Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки:

– за відрядженнями – протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження;

– на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту (далі – закупівля сільгосппродукції та заготівля вторсировини) протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт;

– на всі інші виробничі (господарські) потреби – наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо з каси підзвітній особі одночасно видана готівка на відрядження та для вирішення у цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі й для закупівлі у населення сільгосппродукції та заготівлі вторсировини, то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має подати до бухгалтерії повний звіт про суми, що були їй видані для вирішення виробничих (господарських) питань і безпосередньо на відрядження.

У разі перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки та за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів застосовуються фінансові санкції згідно з чинним законодавством.

У разі придбання працівником установи за власні готівкові кошти товарів (продукції, послуг) або використання цих коштів у відрядженні для потреб підприємства він звітується за витрачені кошти у вищезазначеному порядку.

Слід також врахувати, що бюджетним працівникам встановлено обмеження вартості добових та проживання.

Література

1.Конституція України // Відомості Верховної Ради (ВВР). – 1996. – № 30. – ст. 141.

2.Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні: Закон України від 16.07.99 р. // Відомості Верховної Ради України (ВВР). – 1999. – №40.

3.Про бюджетну систему України: Закон України від 05.10.90 (У ред. Закону України від 29.06.95) // ЗУ. – 1996. – Т. 1.

4.Про затвердження Положення про порядок складання, розгляду, затвердження основних вимог відносно кошторису доходів і видатків бюджетних установ: Постанова Кабінету Міністрів України від 09.01.2000 № 17 // 36. урядових нормативних актів України. – 2000. – №13.

5.Порядок ведення касових операцій в національній валюті в Україні: Затв. постановою Правління НБУ від 13.10.97 № 334 // Все про бухгалтерський облік. – 1998. – № 56.

6.Пояснення до використання економічної класифікації видатків бюджету (додаток № 4 до наказу Мінфіну України від 3.12.97 № 265) // Бухгалтерський облік і аудит. – 1998. – № 8.

7.Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядку рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ: Наказ Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 №114// Галицькі контракти. – 2000. – № 4.

8.Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон: Затв. наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 зі змінами і доповненнями, внесеними наказом Міністерства фінансів України від 13.08.98 № 165 // Б-ка Податки та бухгалтерський облік: Службові відрядження. – 1998. – № 8.

9.Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон: Постанова Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663 з подальшими змінами // Зібрання законодавства України. Постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України. – 1999. – №6.

10.Антони Р. Основы бухгалтерского учета.–М.:СП"ТриадаНТТ",1992.–320с.

11.Білуха М.Т. Теорія бухгалтерського обліку: Підруч. – К., 2000. – 690 с.

12.Бутинець Ф.Ф. Теорія бухгалтерського обліку: підручник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності 7.050106 "Облік і аудит". / Вид. 2-е, доп. і перероб. – Житомир: ЖГП, 2000. – 640 с.

13.Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко. – Львів: Аверс, 2002. – 316 с.

14.Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник. / За редакцією проф. Ф.Ф. Бутинця. – Житомир: ПП "Рута". 2004. – 448 с.

15.Велш Глен А., Шорт Деніел Г. Основи фінансового обліку: Пер. з англ. – К.: Основи, 1997. – 943 с.

16.Грабова Н.М. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. посібн. / За ред. М.В. Кужельного. – 5-е вид., доп. і перероб. – К.: А.С.К., 1998. – 223 с.

17.Джога Р.Т. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 2001. – 250 с.

18.Мэтьюс М.Р., Перера М.Х. Теория бухгалтерского учета: Учеб. / Пер. с англ. – Под ред. Я.В. Соколова, И.А.Смирновой. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1999. – 663 с.

19.Свірко С.В. Бухгалтерський облік і прийняття рішень в бюджетних організаціях. – К.: КНЕУ, 2000. – 185 с.

20.Ткаченко І. Т. Звітність бюджетних організацій. – К.: КНЕУ, 2000. – 216 с.

21.Швець В.Г. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. посіб. – К.: Знання-Прес, 2003. – 444 с.