МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СПО

САРАТОВСКИЙ ТЕХНИКУМ ДИЗАЙНА ОДЕЖДЫ И СЕРВИСА

Учебное пособие к курсу

«Технология хранения, поиска и сортировки информации»

для студентов 1 курса

Автор:

А.В. Самохвалова –

преподаватель СТДОС

Саратов 2008

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………..3

Необходимые требования для изучения данной темы…………………4

Теоретические основы хранения, поиска и сортировки информации5

Основы работы………………………………………………………….6-7

Занятие 1…………………………………………………………………8-9

Занятие 2……………………………………………………………….10-11

Занятие 3……………………………………………………………….12-13

Список использованных источников……………………………………14

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время Microsoft Access уверенно занимает лидирующее положение среди СУБД для настольных систем, функционирующих под управлением операционной системой Windows.

Учебное пособие рассчитано на пользователей любой квалификации. Если вам еще не доводилось иметь дело с базами данных, внимательно ознакомьтесь с теоретическими положениями. Опираясь на имеющий опыт работы на компьютере, и следуя предложенной в этом пособие схеме изучения инструментальных средств пакета Access, вы очень скоро сможете уверенно чувствовать себя в этой новой области.

Тема «Технология хранения, поиска и сортировки информации» входит в программу изучения раздела «Информационные технологии». На ее изучение отводится 6 часов. При изучении данной темы студенты должны познакомиться с основными возможностями, предоставляемыми программой Access и эффективно применять полученные базовые знания на практике.

НЕОБХОДИМЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ДЛЯ ИЗУЧЕНИЯ ДАННОЙ ТЕМЫ

Знать и уметь выполнять основные манипуляции, связанные с мышью.

Уметь переключать клавиатуру с латиницы на кириллицу и обратно.

Уметь запускать операционную систему и завершать работу с ней.

Знать составные части окна (зона заголовка, горизонтальное и ниспадающее меню, кнопка системного меню), варианты представления окна (пиктограмма, окно нормального размера, полноэкранное окно). Уметь пользоваться соответствующими кнопками.

Уметь перемещать окно, изменять высоту и ширину окна при помощи мыши.

Уметь запускать и закрывать программу.

Уметь устанавливать текстовый курсор в место ввода текста;

Знать основные элементы диалогового окна (командные кнопки, переключатели, поля выбора, списки, поля ввода, и т. д.) и уметь с ними работать.

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ

Основой многих информационных систем (прежде всего, информационно-справочных систем) являются базы данных.

База данных (БД) - организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ, постоянного обновления и использования.

База данных представляет собой информационную модель определенной предметной области.

Классификация баз данных возможна по характеру информации: фактографические и документальные БД; по структуре данных: иерархические, сетевые, реляционные БД; по способу хранения данных: централизованные и распределенные БД.

Реляционные БД (РБД) – наиболее распространенный тип баз данных, использующий табличное представление данных.

Основные понятия организации данных в РБД: таблица, поле, тип поля, главный ключ таблицы.

Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется системой управления базами данных – СУБД.

Основные действия, которые пользователь может выполнять с помощью СУБД:

создание структуры БД;

заполнение БД информацией;

изменение (редактирование) структуры и содержания БД;

поиск информации в БД;

сортировка данных;

защита БД;

проверка целостности БД.

ОСНОВЫ РАБОТЫ

СУБД Microsoft Access (MS Access) относится к системам, ориентированным на пользователя. Она позволяет пользователю, не прибегая к программированию, легко выполнять основные действия с базой данных: создание БД, редактирование и манипулирование данными. MS Access работает в операционной среде Windows, может использоваться как на автономном ПК, так и в локальной компьютерной сети. С помощью Access создаются и эксплуатируются личные базы данных (иногда говорят – «настольные»), а также БД организаций с относительно небольшим объемом данных. Для создания крупных промышленных информационных систем MS Access не годится.

Запуск программы

Программа запускается одним из следующих способов:

1. Команда Пуск Программы MS Access

2. Ярлык на Рабочем столе MS Access

Среда Access имеет интерфейс, характерный для Windows-приложений, и включает в себя следующие составляющие (сверху вниз): титульную строку с кнопками управления окном, главное меню, панель инструментов, рабочее поле и строку состояния. На рабочем поле открывается окно, соответствующее выбранному режиму работы. Как в любом приложении, в Access существует иерархия режимов. Данные, с которыми работает СУБД, также могут быть выстроены в иерархическую последовательность. На верхнем уровне такой иерархии находятся основные объекты MS Access. К ним относятся: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Таблица – это главный тип объекта. Объекты, составляющие таблицу, - записи и поля. Свойства элементов таблицы определяются типами полей, форматами полей и некоторыми другими параметрами.

Запрос – результат обращения пользователя к СУБД для поиска данных, добавления, удаления и обновления записей. Результат поиска (выборки) данных представляется в табличном виде.

Форма - это вспомогательный объект, создается для дополнительного удобства пользователя при просмотре, вводе и редактировании данных.

Отчет – это документ, предназначенный для вывода на печать, сформированный на основании информации, содержащейся в таблицах и запросах.

Страницы, макросы и модули являются объектами повышенной сложности и при начальном знакомстве с MS Access могут не использоваться

ЗАНЯТИЕ 1

Тема: Работа с СУБД: создание простейшей базы данных

Теоретический материал

Режимы работы СУБД Access многообразны. Иерархия режимов реализована через главное меню. Есть режимы общего характера: работа с файлами (меню Файл); работа с буфером обмена (меню Правка); режим настройки среды (меню Вид); справочный режим (меню Справка). Однако основным режимом можно назвать режим работы с базой данных. Он устанавливается командой Файл Создать базу данных или Файл Открыть базу данных. Поскольку база данных хранится в файле, в первом случае система потребует задать имя и место хранения файла, а во втором случае – указать на существующий файл с базой данных.

После раскрытия на экране окна базы данных становятся доступны подрежимы работы с основными объектами Access: таблицами, запросами, формами, отчетами и т.д., которые инициируются открытием соответствующих закладок в окне. В каждом из этих режимов можно выбрать одну из трех командных кнопок: Открыть, Конструктор, Создать. Команда Открыть позволяет просмотреть объект, а команда Конструктор – просмотреть или изменить структуру объекта. Если соответствующий объект еще не создан, то активной является только команда Создать. СУБД предлагает воспользоваться 3 способами создания соответствующего объекта:

1. в режиме конструктора (самостоятельно выбираются поля) – самый сложный

2. с помощью мастера (следуя указаниям мастера, заполняются соответствующие поля) – самый простой способ;

3. путем ввода данных.

Практическая работа № 1

Тема: Работа с СУБД: создание простейшей базы данных

1. Цель работы:

1.1. Освоение приемов создания простейшей базы данных

2. Задание:

2.1 Запустить программу ACCESS.

2.2 Познакомится с Рабочим столом.

2.3 В новом файле создать базу данных «Студентов» своей группы, в которой должны содержаться следующие сведения: Фамилия, Имя, Отчество, Адрес проживания, Родители, Номер студента, Специализация. (количество записей не менее 5)

2.4 Сохранить полученные результаты в своей папке как файл с именем: база_№ варианта

2.5 Закрыть программу.

3 Приборы и материалы:

3.1 Исходные данные

3.2 ПК

4 Контрольные вопросы:

4.1 Как войти в программу?

4.2 Сколько способов создания базы данных вам известно?

4.3 Каким инструментом вы создали базу данных?

5 Порядок выполнения работы:

5.1 Получить задание

5.2 Выполнить задание

5.3 Получить результаты. Полученные результаты оформить в отчете

5.4 Ответить на контрольные вопросы

5.5 Сделать выводы.

Занятие 2

Тема: Сортировка и поиск записей в СУБД.

Теоретический материал

Для поиска определенной записи следует воспользоваться командой «Правка» - «Найти» или щелкнуть на кнопке «Найти» панели инструментов. Откроется диалоговое окно «Поиск и замена» с активной вкладкой «Поиск». Сортировка позволяет изменить порядок следования записей в таблице и отображать их с учетом значений некоторого определенного поля. Самый простой способ отсортировать записи таблицы – воспользоваться командой «Сортировка». Доступ к ней можно получить как через главное меню команда «Записи» - «Сортировка», так и с помощью кнопок «Сортировка по возрастанию» и «Сортировка по убыванию», расположенных на панели инструментов «Таблица в режиме таблицы».Чтобы восстановить первоначальный порядок размещения данных в представленной таблице нужно воспользоваться пунктом меню «Записи» и выбрать команду «Удалить фильтр», но это будет работать при условии, если данные после изменения не сохранялись.

Практическая работа № 2

Тема: Сортировка и поиск записей в СУБД.

1. Цель работы:

1.1. Освоение приемов по сортировке и поиску записей в базе данных

2. Задание:

2.1. Войти в программу ACCESS

2.2. Открыть свой файл с именем: база_№ варианта.

2.3. Найти записи.

2.4. Отсортировать записи.

2.5. Закрыть программу.

3. Приборы и материалы:

3.1. Исходные данные

3.2. ПК

4. Контрольные вопросы:

4.1. Какие действия нужно совершить, чтобы восстановить первоначальный порядок размещения записей в таблице?

4.2. Какое полное имя у вашего файла?

4.3. Какие способы сортировки данных вам известно?

5. Порядок выполнения работы:

5.1. Получить задание.

5.2. Найти записи в базе данных (опишите последовательность своих действий)

5.3. Отсортировать записи в базе данных (опишите последовательность своих действий)

5.4. Ответить на контрольные вопросы

5.5. Сделать выводы

Занятие 3

Тема: Работа с СУБД: создание запросов и отчетов.

Теоретический материал

Действия, выполняемые над информацией, хранящейся в базе данных, называются манипулированием данными. К ним относятся выборка данных по некоторым условиям, сортировка данных, обновление, удаление и добавление данных. Выполнение этих действий производится с помощью запросов. Запросы могут не только находить необходимые данные из таблиц, но и производить некоторый анализ данных.

Запрос – это команда на выполнение определенного вида манипулирования данными.

Существует универсальный язык, на котором формулируются запросы во многих СУБД. Он называется SQL – структурированный язык запросов. Проще формировать команду запроса с помощью конструктора запросов. Чтобы сделать запрос в базе данных нужно в открытом окне выполнить следующие действия: Запросы - выбрать способ создания запроса, (например, с помощью мастера) - выбираются поля запроса - записывается имя запроса - готово. Отчеты обеспечивают вывод на экран или бумажный носитель информации из базы данных в наиболее удобном для восприятия и работы виде. Они могут содержать данные из одной или нескольких таблиц либо запросов и быть как одностраничными, так и многостраничными. Записи, отображаемые в отчете можно отсортировать по одному или нескольким полям. Для создания отчета нужно проделать те же действия, что и для запроса, выбрав вкладку Отчеты.

Практическая работа № 3

Тема: Работа с СУБД. Создание запросов и отчетов .

1 Цель работы:

1.1 Освоение приемов по созданию запросов и отчетов в базе данных

2 Постановка задачи:

2.1 Войти в программу ACCESS

2.2 Открыть свой файл с именем: база_№ варианта

2.3 Выполнить запрос по категориям

2.4 Выполнить отчет по категориям

2.5 Сохранить полученные результаты

2.6 Закрыть программу

3 Приборы и материалы:

3.1 Исходные данные

3.2 ПК.

4 Контрольные вопросы:

4.1 Что такое запрос?

4.2 Как сделать запрос в данной программе?

6.2. Чем нужно воспользоваться, чтобы сделать отчет?

6.3. Какие виды отчетов предлагает сделать данная программа?

5 Порядок выполнения работы:

5.1 Получить задание

5.2 Выполнить задание

5.3 Получить результаты. Полученные результаты оформить в отчете

5.4 Ответить на контрольные вопросы

5.5 Сделать выводы

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. О.В. Ефимова, М.В. Моисеева, Ю.А. Шифрин, Практикум по компьютерной технологии. Упражнения, примеры и задачи, М., ABF, 2005г.

2. И.Г. Семакин, Е.К. Хеннер, Информатика. 11 класс – М., БИНОМ, 2006 г.

3. Т.В. Тимошок, Microsoft Access 2002, - М, Вильямс, 2004г.