Реферат: Документирование 2

Документ. Документ – материальный объект, закрепленный внешней информацией для передачи его в управление или в пространстве.

2. История возникновения делопроизводства.

Этапы делопроизводства:

А) приказное делопроизводство. Этот период охватывает время с 15 по 18 вв . Процедура подготовки документов включала следующие этапы:

- поступление документа на рассмотрение

- подготовка дел к докладу

- рассмотрение и решение дела

- оформление документа, содержащего решения

Б) коллежское делопроизводство. 1720 г . Петр I издал генеральный регламент. Особенности этого этапа заключаются в том, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела.

В) исполнительное делопроизводство в 19 в. 1811 г. – введены министерства. Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов, департаменты делились на отделения, отделения на столы.

Весь процесс делопроизводства стал делится на следующие этапы:

1. порядок вступления дел

2. движение дел

3. отправление дел

4. ревизия (сдача в архив)

5. отчет

Г) делопроизводство в России 20 в.

В 19 веке стали составлять планы документов.

Новая система делопроизводства стала основываться на следующих принципах:

1) организация делопроизводства должна быть едина для всего учреждения

2) регистрация документов должна быть однократной и производится в самой упрощенной форме

3) число инстанций сокращается до минимума

4) руководство и ответственность за делопроизводство возлагается на определенное лицо.

В 1988 г. Начальником главного архивного управления была введена государственная система документационного управления.

3. Функции документа.

- документирование процессов или событий (создание предприятия и т.д.)

- отчетно-контрольная (в налоговую)

- судебно-правовая

- учетно-кадровая (личный состав предприятия)

- учебная (диплом, квалификация, сертификаты и др.)

4. Классификация управленческой документации.

Все документы делятся на 2 группы:

- по общим и административным вопросам

- по функциям управления.

Классификация:

- по наименованию (служебные письма, приказы, договоры и т.д.)

- по месту составления (внутри и вне организации)

- по содержанию (простые (один вопрос) и сложные (несколько))

- по форме (индивидуальные (докладная записка) и трафаретные)

- по срокам исполнения (срочные и несрочные)

- по происхождению (служебные (связанные с деятельностью организации), личные)

- по виду оформления (подлинники, копии, выписки, дубликаты).

5. C оставление договоров.

Договор - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Пример составления договора поставки материалов 1) предмет и срок договора. 2) указывается срок действия договора. 3) сумма договора. По соглашению сторон спецификация может быть пересмотрена (если кому-то что-то не нравится). 5) порядок и сроки поставки. 7) качество и комплексность продукции. 8) условия отгрузки, погрузки 9) цена и порядок расчета и должна обязательно указана цена за 1 ед. продукции без НДС, сам НДС, с НДС. 10) адреса сторон. Договор обычно хранится на п/п 5 лет, а за рубежом 10.

6. Составление приказов.

Приказ по личному составу это оформление, прием на работу, увольнение и перевод сотрудника из одной орг. в другую. Договор имеет реквизиты: наименование орг., наименование вида документа, дата, заголовок текста, сам текст, подписи или виза. В договор включается: общие положение, квалификация требованья и необходимый уровень знаний, обязанности, права, ответственность. Приказы по личному делу хранятся 75 лет.

7. Составление записок (Докладные, служебные, объяснительные)

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации, содержащий какой-либо вопрос с выводами и предложениями. Она включает в себя: заголовок текста, выводы и предложения о конкретных действиях. Служебная записка - это документ различного назначения, как правило не имеет юридического статуса. Составляется в целях подстраховки. Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий какой-либо факта или поступка.

8. Составление протоколов, актов, инструкций.

Протокол - это фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях. Оформление актов. Акт - это документ, составленный группой лиц и подтверждающий установленные факты. Акт содержит реквизиты: наименование орг., наименование подразделения (кто составлял), дата, регистрационный номер, заголовок текста, сам текст и подписи. Может содержать приложения. Примеры актов: акт инвентаризации, акт аварии и т.д. Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые, и иные специальные стороны деятельности учреждений, а также должностных лиц и граждан.

9. Составление документов личного происхождения.

Документы личного происхождения используются при обращении в организацию или к руководству организации от лица составителя документа.

1. заявление – документ, адресованный должностному лицу, содержащий какую-либо просьбу заявителя.

2. резюме – документ, предоставляемый составителем при устройстве на работу и содержащий биографические данные.

3. автобиография – документ, описывающий этапы жизни и трудоустройства работника в хронологическом порядке.

4. расписка – документ, подтверждающий получение его составителем каких-либо материальных ценностей.

5. личная доверенность – документ, свидетельствующий о праве доверенного лица совершать определенное действие от лица доверителя (автора доверенности).

Документы личного происхождения обязательно должны иметь следующие реквизиты:

-название вида документа

-текст (произвольный)

-дата

-подпись.

11. Основные функции и примерная структура канцелярии.

На крупных предприятиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от характера выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категории: специалисты и технические исполнители.

Специалисты - это референты, методисты, заведующий архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор. Технические исполнители - это секретарь - стенографист, делопроизводитель, экспедитор, курьер.

Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии следующие:

1). Прием и регистрация (учет) документов

2). Распределение документов и доставка их исполнителям

3). Оформление и отправка исходящих документов

4). Стенографирование и печатание документов

5). Контроль над сроками исполнения документов

6). Формирование дел и сдача их в архив

7). Организация хранения и обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.

13. Схема прохождения исходящей документации.

Составление проекта исходящего документа->Согласование проекта документа->Оформление документа (печатание)->Проверка правильности->оформления проекта документа->Подписание руководителем-.Регистрация документа->Простановка даты и индекса (номера) на документе->Проверка правильности адресования->Отправка документа адресату>Подшивка второго (последнего) экземпляра (копии) в дело.

Исходящие документы подготавливают в структурных подразделениях, к деятельности которых они относятся, и направляют адресатам в централизованном порядке. Подготовленный проект согласовывают с руководителем подразделения и передают в печать. Подготовленный документ исполнитель подписывает у руководителя подразделения. Если руководитель подразделения не имеет права подписи исходящих документов, он визирует документ и передаёт его вышестоящему руководителю. Документ при необходимости визируют или подписывают другие должностные лица и передают ответственному за делопроизводство в подразделении. Документы, составленные непосредственно руководителем предприятия, обрабатывает его секретарь. Делать исправление на документе запрещено. Все замечания или дополнения следует излагать на отдельном листе. Ответственный за делопроизводство в подразделении проверяет правильность оформления документов (правильность составления, наличие виз и приложений). Ответственный за делопроизводство в подразделении регистрирует подписанный документ в журнале регистрации исходящей документации, регистрационный номер указывают на подлиннике и копии документа. На документах делают пометку о категории почтового отправления (заказное, с уведомлением), кроме простых отправлений.

14. Правила составления писем. Классификация писем.

Письма следует оформлять на фирменном бланке. Текст письма должен касаться одного вопроса. Основное требование к тексту – его краткость. В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, арбитражные, письма-подтверждения, напоминания, извещения, приглашения, заключения и др. Форма ответа зависит от характера инициативного документа. Ответа требуют письма-запросы, обращения, предложения, просьбы, требования и т.п.; не требуют ответа гарантийные письма, письма-извещения, напоминания, подтверждения, письма-отказы, сопроводительные письма. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемого к письму документа с указанием его даты, индекса и заголовка. В конце текста указывается приложение. Составитель деловых и коммерческих писем должен знать и использовать набор стандартных фраз: В ответ на Ваше обращение; Просим оказать содействие; Направляем информацию; Сообщаем, что; Просим направить представителя; Просим извинить за задержку с ответом и т.д.

15. Правила переписки с зарубежными партнерами.

Оформление писем, посылаемых внутри России, от­личается от оформления международных писем. Письма, используемые в практике общения зару­бежных организаций, могут включать нижеследующие реквизиты: Сведения об отправителе; Ссылки на индексы отправителя; Дата письма(Однозначное понимание даты обеспечивает ее словес­но-цифровое оформление. Например: 17 September 2001 (17 сентября 2000)); Адресат.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:наименование адресата (указание семейного поло­жения или титула лица);имя (имена), фамилия, приставка к имени;занятие, функция, по адресу (через);пункт доставки;почтовый код или номер почтового маршрута, мест­ность, наименование учреждения, осуществляющего до­ставку;название территории или провинции и/или назва­ние страны.Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:название организации;указание на род деятельности или изделия;название отдела или подразделения организации;

пункт доставки;почтовый код или номер почтового маршрута, на­звание местности, наименование учреждения, осуществ­ляющего доставку;название территории или провинции и/или назва­ние страны.Вступительное обращение в деловых пись­мах используются следующие обращения:«Уважаемые господа» (DearSirs, Gentlemen (в США)); «Уважаемый господин» — к мужчине,«Уважаемая госпожа» — к женщи­не, если неизвестно ее имя и т.д.Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О приостановлении поставок».Текст боль­шинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения следует начало основ­ного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о пла­нах на будущее и т.д.В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения: С ува­жением, Искренне Ваш и т.д.В письмах иностранных коррес­пондентов подпись размещается обычно под заключитель­ной формулой вежливости. В пись­мах зарубежных корреспондентов отметка о наличии при­ложений располагается в нижнем левом углу, под подпи­сью. Специ­альная отметка о копиях письма простав­ляется у нижнего поля документа. Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он де­лает отметку «без копий». За рубежом допускается внесение до­полнительной информации в деловое письмо после его подписания – постскриптум.

16. Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

КТ — научно-техническая, ком­мерческая, организационная или иная информация, ис­пользуемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической цен­ностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению.Коммерческая тайна включает научно-техническую и деловую информацию: технологии, открытия, изобрете­ния, идеи и т.п.Основами ГК РФ введена защита технической, органи­зационной и коммерческой информации, составляющей секреты производства («ноу-хау»). При этом установлен один общий признак — «коммерческая ценность», т.е. способность быть объектом рыночного оборота. Обеспечение сохранности конфиденциальной информа­ции предприятия требует соблюдения следующих условий: определение сведений, составляющих КТ пред­приятия; обеспечение порядка их защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприя­тия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу све­дений, составляющих КТ.Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны. Все сотрудники фирмы должны при поступлении на ра­боту подписать трудовой договор или обязательство о не­разглашении коммерческой тайны. В этих документах дол­жны быть отражены следующие обязательства работника:не разглашать сведения, составляющие КТ; соблюдать доведенные до сведения работника тре­бования по защите КТ;не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца;не иметь никаких обязательств перед другими ли­цами и предприятиями.Обязательство составляется в одном экземпляре и хра­нится в специальном или личном деле работника не ме­нее 5 лет после его увольнения.Руководителями предприятий (организаций) издается специальный приказ о «Перечня сведений, составляю­щих КТ предприятия» и мерах по охране этих сведений. Сотрудники предприятия под расписку знакомятся с при­казом.

17. Сведения, не относящиеся к коммерческой тайне (к.т.).

К.Т. – научно-техническая коммерческая организационная или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью.

Сведения, которые не могут являться к.т.:

Учредительные документы

Устав

Документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью

Сведения по установленным формам отчетности

Документы о платежеспособности орг-ции

Сведения о численности и з/п

Сведения о загрязнении окружающей среды

Сведения о реализации продукции, причиняющие вред здоровью

Не соблюдение антимонопольного законодательства

Сведения об участии должностных лиц в коммерческих предприятиях

18. Защита документов, содержащих коммерческую тайну(К.Т.).

К.Т. – научно-техническая коммерческая орг-ция или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, кот. обладает реальной или потенциальной экономической ценностью.

Обеспечение защиты конфиденциальности информации включает в себя:

Разработка инструкции по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к К.Т.

Ограничение доступа к носителям информации, содержащих К.Т.

Ведение делопроизводства, обеспечивающее сохранность документа содержащего К.Т.

Использование организационных, технических и иных средств защиты К.Т.

Осуществление контроля над соблюдением, установленного режима охраны К.Т.

19. Оформление организационной деятельности.

Устав организации – является учредительным документом, устанавливающий правовой статус юр. лица, необходимым согласно заявке для его гос. регистрации.

Содержит: эмблему организации; полное наименование организации; справочные данные организации; гриф утверждения документа; текст устава (общие положения, организационная структура в графической форме); регламент организации, материальная база, отчетная комиссия; порядок ликвидации организации.

Положение о персонале предприятия – документ, регламентирующий организацию работы предприятия в целом и её отдельных структурных подразделений.

Штатное расписание – документ, которым определятся структура организации и численность должностей в каждом структурном подразделении и организации в целом.

Должностная инструкция составляется на каждую должность, где прописываются требования к работнику, занимающего каждую должность.

Структура канцелярии: НАРИСОВАТЬ СХЕМУ

1.руководитель;2. Начальник канцелярии;3. Секретарь-референт;4. Бюро приема и отправки корреспонденции; 5. Учет, распределение и контроль выполнения документов;6. Машинописное бюро;7.Архив.

20. Характеристика информации - объем информации, который характеризует полноту информации о каком-либо объекте. Есть 3 уровня: *информационная избыточность; *субминимальный уровень;* недостаточность информации. Достоверность информации - отношение набора верной информации к общему объему (в %). Ценность информации – характеризует информацию, как материальную и интеллектуальную продукцию имеющую потребительскую стоимость. Насыщенность информации – характеризуется соотношением профессиональной и фоновой информации в каком-либо тексте документа или сообщения. Уровни: высоки уровень –100%; нормальный »70 %;низкий – 50 %.

12. Перечень документов и схема прохождения входящей документации. Журнал регистрации входящей документации.

Схема прохождения входящей документации.

1→13 1 – прием почты, проверка и правильность адресования

↓ 2 – вскрытие конвертов, проверка вложений

2 3 – предварительное рассмотрение, сортировка и разметка

↓ 4 – расстановка отметки (штампа) о поступлении

14←3 5 – регистрация (журнал, картотека)

↓ ↓ 6 – передача документов руководителям

↓ 4 7 – рассмотрение документов руководителем (резолюция)

↓ ↓ 8 – внесение ведений за резолюцию в журнал

↓ 5─ ↓ 9 – передача документов исполнителю

↓ ↓ ↓ 10 – контроль исполнения документа

15 6 ↓ 11 – подшивка документов в дело

↓ ↓ ↓ 12 – передача документов зам. директору

↓ 7 ↓ 13 – передача писем с пометкой лично

↓ ↓ ↓ 14 – передача нерегистрируемой документации

↓ 8←↓ 15 – передача документов в структурные подразделения

↓ ↓

↓→ 9

↓

10

↓

11

Журнал регистрации входящей документации в канцелярии.

1 – входящий номер канцелярии

2 – дата отправки документа

3 – корреспондент

4 – краткое описание документа (о чем)

5 – количество листов основного документа

6 – количество листов приложения

7 – кому направлен документ

Прием поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется централизованно в экспедиции (одно из подразделений канцелярии) или секретарем. Конверты вскрываются (кроме тех, на которых стоит пометка "лично"). Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя. Вся поступающая документация сортируется на регистрируемую и не регистрируемую.

К нерегистрируемым службой делопроизводства относятся следующие виды документов:

1. Рекламные материалы
2. Сообщения о совещаниях, конференциях и их программы
3. Прейскуранты
4. Печатные издания (книги, журналы, газеты)
5. Телеграммы
6. Научные отчты по темам
7. Поздравительные письма и пригласительные бтлеты
8. Бухгалтерские документы
9.Письма, присланные в копии для сведения

10. Расположение реквизитов организации на бланке письма согласно государственному стандарту 6.30-2003.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления деловых документов, которые установлены государственными нормативными актами - стандартами. Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в государственном стандарте. Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке. К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной деловой практике относятся:

Расположение реквизитов следующее:

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер документа, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.