Реферат: Документационное обеспечение управления 6

Содержание

Введение3

1. теоретические основы документационного обеспечения управления7

1.1. Обзор литературных источников7

1.2. Краткая характеристика предприятия16

2. Организация системы документооборота МУП «Рязкомхоз»25

2.1. Документы, определяющие организацию делопроизводства в МУП «Рязкомхоз»25

2.2. Порядок работы с входящим документами28

2.3. Порядок работы с исходящими документами32

2.4. Регистрация документов33

2.5. Организация контроля исполнения документов38

2.6. Составление номенклатуры дел40

2.7. Формирование дел42

2.8. Подготовка документов для передачи в архив45

3. Совершенствование системы документооборота на предприятии49

3.1. Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения МУП «Рязкомхоз»49

3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации61

Заключение69

Список использованных источников73

Приложение 1. Примерная номенклатура дел МУП «Рязкомхоз»

Приложение 2. Акт об уничтожении документов МУП «Рязкомхоз»

Приложение 3. Проект инструкции по делопроизводству МУП «Рязкомхоз»

Приложение 4. Проект положения об общем отделе МУП «Рязкомхоз»

Приложение 5. Проект положения о постоянно действующей экспертной комиссии МУП «Рязкомхоз»

Приложение 6. Примерная должностная инструкция секретаря МУП «Рязкомхоз»

Приложение 7. Список нерегистрируемой корреспонденции МУП «Рязкомхоз»

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с[1] . По данным ISO (InternationalStandardsOrganization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия[2] . Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности муниципального унитарного предприятия (МУП) «Рязкомхоз».

Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности МУП «Рязкомхоз», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

¾ изучение функций, задач, основных видов деятельности МУП «Рязкомхоз»;

¾ рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности МУП «Рязкомхоз»;

¾ изучение организации службы документационного обеспечения управления МУП «Рязкомхоз», ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность. В первой главе рассматриваются характеристика использованных источников и литературы, а также структура и функции Общего отдела муниципального унитарного предприятия Рязкомхоз. Во второй главе подробно рассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент. В третьей главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота МУП «Рязкомхоз», по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В приложениях приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота.

Наряду с документационными материалами, источником к написанию настоящей работы послужили личные наблюдения и метод анкетирования.

1. теоретические основы документационного обеспечения управления

1.1. Обзор литературных источников

С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников. Проводя неджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[3] способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

2. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».[4] Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «информации»[5] . Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи».[6] Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, к.и.н. С.Л. Кузнецова, старшего преподавателя О. В. Мосягиной, к.и.н. Н.В. Шатиной, старшего преподавателя В.С. Иритиковой.

В издании “Секретарское дело” Кузнецова Т.В. уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда.[7]

Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законода­тельных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.

В дипломной работе использовалась информация на основе анализа диссертационной работы доктора исторических наук М.В.Ларина «Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)»[8] . Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Отечественные архивы».

В журнале «Секретарское дело», в статье «Рекомендации по разработке должностных инструкций»[9] В.С. Иритикова очень подробно описала все разделы должностной инструкции. В статьях Л.В. Санкиной и Т.В. Кузнецовой – «Должностная инструкция секретаря-референта»,[10] «Должностная инструкция

3. Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива»[11] и «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов»[12] ; Н.В. Басакина – «Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности»[13] , В.Д. Банасюкевича «Новый типовой применительно к деятельности крупной иерархической организации; критериям оценки, показателям деятельности служб ДОУ, влиянию каждого из критериев на постановку делопроизводства.

Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях А. Казуто – «Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства»[14] , А.В. Бадьиной - «Электронный документооборот фирмы»[15] , Бобылевой М.П. – «Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем»[16] , С. Короткого «Современные технологии корпоративного документооборота»[17] . Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях С.Л. Кузнецова «Автоматизация делопроизводства. Первый этап»[18] , Г.Ю. Максимовича и А.М. Андреева «Новые возможности автоматизации делопроизводства»[19] , О.А. Ефимовой «Современные «Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства»[20] ; О.А. Ефимовой «Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации»[21] ; Г.Ю. Максимовича и В.П. Берестова «Как создать информационную документальную систему»[22] .

Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.

Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивают статьи А.Н. Соковой – «Электронное литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы МУП «Рязкомхоз»:

¾ Устав МУП «Рязкомхоз»;

¾ должностные инструкции сотрудников;

¾ приказы и указания руководства МУП «Рязкомхоз» и другие материалы.

1.2. Краткая характеристика предприятия

Муниципальное унитарное предприятие «Ряхзкомхоз» создано в распоряжению ее главы № 835р от 31.07.1996 года. Учредительный документ предприятия – Устав.

Предприятие является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, бланки, фирменное наименование, товарный знак (знак обслуживания).

МУП «ЖКХТО №1» действует на основе хозяйственного расчета и самофинансирования, доходная часть формируется за счет оплаты услуг населением, бюджетными организациями, промышленными и прочими потребителями, а также бюджетных ассигнований по выполнению муниципального заказа, компенсаций из бюджета затрат на содержание жилого фонда в соответствии с действующим законодательством РФ. Предприятие несет ответственность, установленную законодательством РФ, за результаты своей производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и выполнение обязательств перед собственником имущества, поставщиками, потребителями, бюджетом, банками и другими юридическими и физическими лицами.

¾ Предприятие от своего имени приобретает имущественные и неимущественные права и выполняет обязанности, выступает истцом и ответчиком в суде и арбитражном суде в соответствии с действующим законодательством Российской о заказа.

¾ Ведение технической документации на находящиеся в хозяйственном ведении Предприятия строения и помещения, инженерные сооружения, объекты благоустройства, озеленение, дороги и тротуары;

¾ Заключение в качестве представителя муниципалитета договоров на сдачу в наем жилых помещений в соответствии с действующим законодательством и решениями органов местного самоуправления по этому вопросу;

¾ Заключения в качестве представителя муниципалитета соглашений с владельцами и собственниками жилых и нежилых помещений о порядке управления домом и возмещение расходов по его эксплуатации и ремонту, а также договоров с владельцами и собственниками строений на оказание услуг по техническому обслуживанию или управлению;

¾ Обеспечение арендаторов, нанимателей, владельцев и собственников помещений и строений в соответствии с условиями соглашений и договоров коммунальными и прочими услугами;

¾ Сбор доходов за содержание и обслуживание мест общего пользования и

¾ Выполнение работ по устройству и ремонту наружных и внутридомовых инженерных сетей и оборудования;

¾ Выполнение работ по защите и отделке конструкций и оборудования;

¾ Выполнение пуско-наладочных работ теплотехнического оборудования и внутридомовых инженерных сетей;

¾ Монтаж электро и теплотехнического оборудования;

¾ Выполнение работ по замерам сопротивления, заземления проводников электрооборудования и сопротивления изоляции электропроводников;

¾ Выполнение работ по проведению высоковольтных испытаний электрооборудования и кабелей;

¾ Выполнение работ по противоположной защите деревянных и металлических конструкций;

¾ Работа с военкоматом и ГО, паспортная работа;

¾ Прием в эксплуатацию домов – новостроек и организация заселения жителей;

¾ Осуществление иных видов деятельности, не противоречащих действующему законодательству.

Все имущество МУП «Рязкомхоз» находится в муниципальной собственности г. ниципальными органами, другими предприятиями, организациями и гражданами во всех сферах хозяйственной деятельности на основе хозяйственных договоров, соглашений, контрактов.

МУП «Рязкомхоз» устанавливает цены и тарифы на все виды производимых работ, услуг, выпускаемую и реализуемую продукцию в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Рязанской области, постановлениями главы местного самоуправления района, а также распоряжениями главы администрации г.Рязани.

МУП «Рязкомхоз» возглавляет генеральный директор, назначаемый администрацией города Рязани путем заключения контракта.

Руководитель предприятия действует на основании действующего законодательства Российской Федерации, Устава, Договора о закреплении имущества, контракта, а также иных обязательных для Предприятия нормативных актов, он подотчетен в своей деятельности администрации г.Рязани.

Руководитель действует на принципах единоначалия по вопросам, отнесенным к его компетенции.

Руководитель действует без доверенности от имени предприятия, представляет его интересы в государственных органах, предприятиях, организациях, учреждениях распоряжается имуществом Предприятия в пределах своей изированного) жилого фонда 2546750 кв.м., ведомственная жилая площадь (площадь прочих собственников) 90410 кв.м.. Графически это видно на рис.1.

Общая площадь жилого фонда г.Рязани по состоянию на 01.12.2005 г. составила – 5689660 кв.м. Основной жилищный фонд города выполнен в капитальном исполнении исполнение – 254323,2 кв.м, остальной – в деревянном – 239771 кв.м. Графически это видно на рис.1.2. Из общей площади муниципального жилого фонда общежития составляют 92540 кв. м., ветхий деревянный жилой фонд – 223483,8 кв. м., в фенольном исполнении – 525220,6 кв.м.

Уровень обеспеченности населения жильем в среднем по городу составляет 19,2 кв. м на человека.

Рис.1. Жилищный фонд на 01.12.05 г. Рязани

С каждым годом растет доля приватизированного жилья. Общая приватизированная площадь в домах муниципальной собственности на 01.12.2006г. – 261000 кв. м.

Рис.2. Исполнение жилого фонда г. Рязани по состоянию
на 01.12.05 г.г.Рязани

Жилой фонд оборудован: водопроводом горячего и холодного водоснабжения, канализацией, центральным отоплением, ваннами и электрическими плитами.

Созданы участки текущего ремонта жилого фонда для сохранности и продления срока службы жилых домов.

При этом объем средств, направляемых на содержание и ремонт жилья значительно ниже нормативного. Нехватка средств, выделяемых на капитальный ремонт жилого фонда, приводит к его обветшанию и увеличению объема средств, требуемых для его содержания.

В хозяйственном ведении предприятия для выработки коммунальных услуг находиться хозяйственный питьевой водозабор с 38 артезианскими скважинами, очистные сооружения КОС 7000 – 2 шт., производительностью по очистке стоков 14000 м³ в сутки, 2 котельные ДЕ 16 и КВГМ 50.

На предприятии постоянно проводиться анализ дебиторской и кредиторской задолженности. По юридическим лицам дебиторская задолженность практически отсутствует. Проблемой остается дебиторская задолженность населения. Основным мероприятием по ее снижению является предъявление в суд заявлений о к регулярной и своевременной оплате полученных услуг.

В конце года проводится инвентаризация дебиторской задолженности и выявляется безнадежная дебиторская задолженность, которая списывается за счет дополнительной прибыли, полученной от прочих доходов.

2. Организация системы документооборота
МУП «Рязкомхоз»

2.1. Документы, определяющие организацию делопроизводства в МУП «Рязкомхоз»

Документационное обеспечение управления в МУП «Рязторогкомхоз» осуществляется Общим отделом.

Организация работы с документами в МУП «Рязкомхоз» включает в себя рациональный ми определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами[23] .

Под объемом документооборота МУП «Рязкомхоз» понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот МУП «Рязкомхоз» за последние 3 года (табл.1), была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов:

¾ поступающие (входящие);

¾ отправляемые (исходящие);

¾ внутренние.

Таблица 1

Документооборот МУП «Рязкомхоз» за 2002-2004 г.г.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из отделов предприятия, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие отчеты о проделанной работе.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98[24] , это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности МУП «Рязкомхоз», оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

¾ бланк предприятия для письма;

¾ общий бланк для всех других видов документов (служебная МУП «Рязкомхоз», его заместителями и руководителями структурных подразделений;

¾ Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы МУП «Рязкомхоз» оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название предприятия, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются на анализируемом муниципальном предприятии при помощи компьютера и текстового редактора MicrosoftWORD из пакета Office2003.

Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти[25] .

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники предприятия используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[26]

2.2. Порядок работы с входящим документами

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в МУП «Рязкомхоз» осуществляется секретарем-референтом данного предприятия, входящим структурно в Общий отдел.

При льного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа при поступлении личныхили доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается его секретарю.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в деньих поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя директора МУП «Рязкомхоз» передается его секретарю. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов директор МУП «Рязкомхоз» наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В МУП «Рязкомхоз» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ [27] .

Порядок прохождения входящих документов представлен на рис.1.

- движение документов, поступающих на имя директора

- движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений

- движение нерегистрируемых документов

Рис.1. Оперограмма движения входящих документов

2.3. Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

¾ составление проекта документа исполнителем;

¾ проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

отдела предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[28]

В МУП «Рязкомхоз» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом данного предприятия. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

¾ порядковый номер документа, включающий номер дела;

¾ адресат (корреспондент);

¾ краткое содержание или заголовок;

¾ отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

¾ исполнитель;

¾ примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем

2.4. Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».[29]

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам муниципального предприятия, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов[30] .

Рис.2. Оперограмма движения исходящих документов

- движение документов, подписываемых директором

- движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления[31] и Типовой инструкции по делопроизводству[32] . В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

Таблица 2

Форма регистрационного журнала для входящих документов

На исходящих документах МУП «Рязкомхоз» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.^[33] Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В МУП «Рязкомхоз» номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

Регистрация исходящих документов МУП «Рязкомхоз»» ведется в соответствующем журнале (табл.3)

Таблица 3

В МУП «Рязкомхоз» регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя МУП «Рязкомхоз».

Журналы регистрации внутренних документов содержат определенные графы (табл.4).

Таблица 4

Журнал регистрации внутренних документов

При анализе регистрации документов МУП «Рязкомхоз» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ[34] . Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

2.5. Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов[35] . Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

¾ Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного

¾ напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

¾ получение информации о ходе и результатах исполнения;

¾ занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

¾ регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

¾ снятие документов с контроля по указанию руководителя.

Таблица 5

Журнал ведения контроля исполнения документов

После указания руководителя МУП «Рязкомхоз» о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

Затем снимает копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов МУП «Рязкомхоз», если они не

Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов МУП «Рязкомхоз» проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями[36] , так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

2.6. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.[37]

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел[38] . Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

документационного обеспечения управления[39] , Основными правилами работы ведомственных архивов[40] , Перечнем документов с указанием сроков хранения[41] , методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения о структурных подразделениях предприятия, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

¾ наименование организации;

¾ наименование структурного подразделения;

¾ название вида документа;

¾ место составления;

¾ на какой год;

¾ название разделов;

¾ гриф утверждения;

¾ гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная для МУП «Рязкомхоз», представлена в Приложении 1.

2.7. Формирование дел

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку[42] .

¾ папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;[43]

¾ для приложений к документам сформирована отдельная папка;

¾ документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;

¾ в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;

¾ в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства МУП «Рязкомхоз» необходимо соблюдать следующие общие правила:

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долго­временного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).[44]

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число.[45] Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.[46]

2.8. Подготовка документов для передачи в архив

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

В структуре МУП «Рязкомхоз» до настоящего момента отсутствует такое– Общего отдела, оборудуется помещения для размещения стеллажей.

Приказом директора МУП «Рязкомхоз» № 39 от 28.02.2005 создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:

- начальник Общего отдела;

- юрист;

- секретарь-референт.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения[47] : экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения[48] .

-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к Акт об уничтожении документов представлен в Приложении 2.

Все лица, ответственные за делопроизводство в МУП «Рязкомхоз», обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства МУП «Рязкомхоз» обладает рядом недостатков:

¾ отсутствует четкий порядок регистрации документов;

¾ встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

¾ о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[49]

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

3. Совершенствование системы
документооборота на предприятии

3.1. Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения МУП «Рязкомхоз»

В результате анализа системы документационного обеспечения управления еральных органах исполнительной власти РФ.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Правила подготовки и оформления документов.

3. Требования к реквизитам документов.

3.1. .

3.2. Составление номенклатуры дел.

3.3. Формирование и оформление дел.

3.4. Экспертиза ценности документов.

При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления.[50] В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя.

2. Задачи.

3. Структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция,

4. Ответственность.

5. Взаимосвязи с другими подразделениями.

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.

2. Основные задачи экспертной комиссии.

3. Основные функции.

4. Права экспертной комиссии.

5. Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться директором МУП «Рязкомхоз». Проект соответствующего положения приводится в Приложении 5.

В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

¾ и справочное значение.

с временной перегрузкой[51] .

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:

¾ закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;

¾ определяет его задачи, функции, права и обязанности;

¾ позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;

¾ является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;

¾ устанавливает организационные основы работы секретаря.[52]

На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей секретаря предлагается его должностная инструкция (Приложение 6).

При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ[53] , т. е. исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, тарифно-квалификационная характеристика секретаря.

1. Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

2. Оценка деятельности[54] .

Так как секретарь является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям[55] .

В целях совершенствования работы с документами в МУП «Рязкомхоз» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:

Первичная обработка входящих документов.

Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В МУП «Рязкомхоз» должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации (Приложение 7).

Регистрация.

У секретаря из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации регистрируются практически все поступающие на предприятие документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.

Составление номенклатуры дел.

Систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления[56] , Основными правилами работы ведомственных архивов[57] , методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик.

».

В данной организации удобнее всего выделять в виде разделов наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного обеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства МУП «Рязкомхоз».

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы анализируемого муниципального предприятия. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен[58] . Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.

- При составлении номенклатуры дел МУП «Рязкомхоз» необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие

- место составления;

- на какой год составляется номенклатура дел;

- названия разделов;

- гриф утверждения;

- гриф подписания.[59]

При составлении номенклатуры дел МУП «Рязкомхоз» необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.[60]

Как было уже сказано выше, номенклатура дел, разработанная для МУП «Рязкомхоз», представлена в Приложении 1.

Формирование и оформление дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел[61] .

В МУП «Рязкомхоз» формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, контракты). В отделах с большим объемом

После составления и утверждения номенклатуры дел на предприятии рекомендуется лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях МУП «Рязкомхоз», совместно с начальником Общего отдела приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел.

В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в МУП «Рязкомхоз» придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления[62] и Основных правил работы ведомственных архивов[63] .

На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения, указывалось только приблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»). В связи с этим секретарю МУП «Рязкомхоз» необходимо оформить все реквизиты обложки дела:

- срок хранения дела.[64]

Составление описей дел.

МУП «Рязкомхоз» является предприятием с достаточно с большим объемом документов все документы поделены на две группы:

¾ планы, отчеты, контракты;

в опись №2 заносятся дела по личному составу в следующем порядке: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные документов, предлагается составить акт (Приложение 2). Акт и описи должны составляться членами экспертной комиссии и подписываться председателем, рассматриваться и утверждаться директором предприятия.

3.2. Совершенствование документационного обеспечения
деятельности на основе автоматизации

лица) в документе на бумажном носителе.

Создание такой автоматизированной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

¾ Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна следующим набором

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.[65]

аствующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой с бумажными к работе с электронными документов составляет до 80%.[66]

¾ в компьютерной форме;

¾ правильно оформлять обложки дел – указывать все необходимые мхоз»;

¾ только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров;

¾ предлагается приступить к созданию архива для документов МУП «Рязкомхоз».

Заключение

Основной целью написания данной дипломной работы являлся анализ организации и технологии документационного обеспечения управления МУП «Рязкомхоз» и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.

Муниципальное унитарное предприятие «Рязкомхоз» реорганизовано путем выделения из его состава Муниципального унитарного предприятия «АВТОТРАКТОРНАЯ ТЕХНИКА» в соответствии с распоряжением главы Администрации г.Рязани от 8 июля 1996 года № 727р.

1. , положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря МУП «Рязкомхоз».

2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

¾ первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

¾ регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);

формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись

4. Необходимо составить номенклатуру дел МУП «Рязкомхоз» с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем.[67]

5. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

6. Необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников МУП «Рязкомхоз» предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить бработки документов МУП «Рязкомхоз» позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания предприятия, значительно повысить оперативность обработки документов.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.

Список использованных источников

1. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988, 172 с.

1. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию. М., Экономика, 1988, 30 с.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991, 75 с.

3. ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». М., Издательство стандартов, 1992.

4. Конституция РФ // Российская газета 25 декабря 1993.

5. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. М., Государственная архивная служба России, 1993.

6. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. М., Государственная архивная служба России, 1993.

7. Постановление Совета Министров – Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» 03.04.93 г. № 191.

8. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993, 77 с.

9. Положение об Архивном фонде РФ. Указ Президента РФ 17.12.94. № 552. 11.

10. Положение о Государственной архивной службе РФ. Указ Президента РФ 17.03.94 г. № 552.

11. Гражданский кодекс РФ. Ч. 1 и 2. М., 1994.

12. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». 20.02.95 г. // СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609.

13. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: ИПК Издательство стандартов, 1995.

14. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). ВНИИДАД, 1996.

15. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М., 1998.

16. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. М., 2000.

17. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.

18. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.

19. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (ТК РФ) (с изм. и доп. от 9 мая 2005 г.)

Неопубликованные

20. Устав МУП «Рязкомхоз» - М.: 2005 (машинопись)

21. Должностные инструкции сотрудников МУП «Рязкомхоз»

22. Распорядительные документы руководства МУП «Рязкомхоз»

23. Баласанян В.Э. Ресурсо-энергосберегающие проекты и технологии. Труды всероссийской научно-практической конференции 24-25 мая 2005г. Москва. http://www.eos.ru/res.html.

Литература

24. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – 144 с.

25. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. №1. с. 79-83.

26. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4. С. 81-85

27. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело 2001. №2. С. 90-101.

28. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации // Секретарское дело 2002. №1. С. 86-93.

29. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3. С.23-26.

30. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.

31. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С. 32-38

32. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1998. №3. С. 19-23.

33. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.

34. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2. С. 45-49.

35. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.

36. Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1999. №1. С. 29-32.

37. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.

38. Веселов П.В. Вы – секретарь. М.: Изд-во стандартов, 1993. – 120 с.

39. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.

40. Делопроизводство: Справ. Пособие – 4-е изд., доп. – Омск: Фирма «ЛЕО», 1995. – 56 с.

41. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991. – 271 с.

42. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3. С. 31-34.

43. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.

44. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 1998. №3. С. 24-29.

45. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.

46. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. №3, С.42-45.

47. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. №1. С. 35-39.

48. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.

49. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 - 232 с.

50. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело 1996. №3. С. 23-29.

51. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело 1996. №4. С. 24-29.

52. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2000. №1. С. 41-46.

53. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.

54. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. С. 27-32.

55. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 33-39.

56. Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело 1997. №1. С. 31-37.

57. Кузнецов С.Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело 1999. №3. С. 27-31.

58. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 1999. №4. С. 3-5.

59. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.3-5.

60. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез» 2002 - 384 с.

61. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез» 2001 - 324 с.

62. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2000. №1. 3-5.

63. Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления //Секретарское дело 1999. №2. С. 3-6.

64. Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело 1999. №1. С. 3-5.

65. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 1998 - 137 с.

66. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 56-59.

67. Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертация доктора исторических наук. М., 2000 - 413 с.

68. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 1999. №4. С. 19-25.

69. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2000. №1. С. 42-47.

70. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Компьютерные сети передачи данных – современное средство коммуникации // Секретарское дело 1997. №2. С. 31-35.

71. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 1996. №4. С. 32-36.

72. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство, 2001. №2. С. 18-23.

73. Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело 1997. №4. С. 19-24.

74. Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря руководителя // Секретарское дело 1998. №2. С. 30-34.

75. Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 10-13.

76. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство 2000. №1. С. 32-37.

77. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2001. №1. С. 29-34.

78. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. - М.: Проспект, 2000-80 с.

79. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 1997. №2. С. 15-19.

80. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД, 1998 - 73 с.

81. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 1997 - 188 с.

82. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1. С. 18-24.

83. Шатина Н.В. Функции секретаря – помощника руководителя // Секретарское дело 1997. №4. С. 16-19.

84. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 21-25.

[1] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.

[2] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.

[3] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России. М., 2000.

[4] ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. М., 1998.

[5] Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ №8 20.02.1995.

[6] Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1 –ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2

[7] Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001.

[8] Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертационная работа доктора исторических наук М., 2000.

[9] Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. №3, С.42.

[10] Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта // Секретарское дело 1997. №4.

[11] Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4.

[12] Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело 2001. №2.

[13] Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.

[14] Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. №1.

[15] Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1

[16] Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1.

[17] Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3.

[18] Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство 2000. №1.

[19] Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 1999. №4.

[20] Он же. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2.

[21] Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4.

[22] Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2000. №1.

[23] Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 18.

[24] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. п. 2.2.2

[25] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.

[26] Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.

[27] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[28] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 27.

[29] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998, п.65. С. 41.

[30] Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.4.

[31] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 28-31.

[32] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. С. 16.

[33] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 27.

[34] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[35] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П.67.

[36] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. П. 5.3.

[37] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П. 75.

[38] Основные правила работы ведомственных архивов. М, 1988. С. 16.

[39] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[40] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

[41] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2000.

[42] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П.65.

[43] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

[44] Там же. П. 4.1.27. С. 33.

[45] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С.39.

[46] Там же. С. 39.

[47] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

[48] Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С. 57.

[49] Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.

[50] Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения М., ВНИИДАД. 1991.

[51] Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело 1997. №4. С. 20

[52] Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 11.

[53] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[54] Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 12.;

[55] Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело 1998. №2. С.31.

[56] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[57] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

[58] Шатина Н.В.Составление номенклатуры дел// Секретарское дело 2000. №1. С. 20.

[59] Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3. С.32.

[60] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2000.

[61] Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, 2000 . П. 8.

[62] Там же. П. 3.4.2.

[63] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. С. 33.

[64] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. С. 33.

[65] Федеральный закон от 25 января 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". // Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. № 8. Ст. 609.

[66] Баласанян В.Э.Ресурсо-энергосберегающие проекты и технологии.Труды всероссийской научно-практической конференции 24-25 мая 2001г. Москва. http://www.eos.ru/res.html.

[67] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., Росархив. 2000.