Статья: Критерии эффективности электронного документооборота

УДК 681.3

М.Ю. КРУКОВСКИЙ

Критерий эффективности систем электронного документооборота.

Abstract: This paper describes efficiency criterions that allows to measure with high adequacy projecting, developing and implementing workflow system. Criterions are based on elements of workflow formal model. Author describes not only measurement methodology, but also achieving of improving recommendations.

Key words: docflow, workflow, graph model, efficiency.

Анотація: У статті розглянути крітерії ефективності, що дозволяють з високим рівнем адекватності оцінювати проектувания, розробку та впроводження систем документообігу. Крітерії мають у основі елементи формальної моделі композитного документообігу. Автор запропонував не тільки методіку оцінки, але і отримання рекомендацій щодо поліпшення системи.

Ключові слова: електронний документообіг, процесне керування, ефективність.

Аннотация: В статье рассмотрены критерии эффективности, которые позволяют с высокой степень адекватности оценить проектирования, разработку и внедрение систем документооборота. Критерии основаны на элементах формальной модели композитного документооборота. Автором предложена не только методика оценки, но и получения рекомендаций по улучшению системы.

Ключевые слова: электронный документооборот, процессное управление, графовая модель.

1.Введение

В настоящее время ведущие ученые отмечают, что одним из самых значимых и влиятельных факторов научно- технического прогресса в современном постиндустриальном обществе стали информационные технологии [1]. Одной из самых востребованных и актуальных задач информатизации современного общества является задача электронного документооборота.

На сегодняшний день в производственной деятельности организациями используются сотни пакетов систем электронного документооборота. Более того, на сегодняшний день существует практика внедрения в организации не одного, а сразу нескольких пакетов. Менеджмент компаний объясняет это тем, что ни один из пакетов не обладает достаточной функциональной полнотой. Как следствие внедрения нескольких информационных систем возникает значительная избыточность информационных потоков. Избыточность требует неоправданного потребления дорогостоящих информационных технологических и людских ресурсов.

В то же время, на сегодняшний день, задача оценки эффективности проектирования, разработки и внедрения систем электронного документооборота является малоисследованной. Этот факт и актуальность задач электронного документооборота говорят о том, что приведенные в настоящей статье исследования являются актуальными.

2. Постановка задачи

Целью настоящей статьи является получение критериев оценки, которые позволяют с высокой степенью адекватности оценивать проектирование, разработку и внедрения систем электронного документооборота. Для этого необходимо предварительно решить несколько второстепенных задач, а именно:

- выявить набор критериев, которые позволят провести оценки;

- выявить из списка критериев достаточный список;

- определить корреляцию между выбранными критериями;

- изучить порядок корреляции и связность критериев;

- выяснить степень зависимость каждого критерия и каждой связи от субъективности оценивающих экспертов.

После решения вышеописанных задач, получается некоторый список критериев, между которыми устанавливаются связи. Полученный связный критерий позволяет проводить две оценки – качественную оценка и количественную оценка. Качественная оценка включает в себя большее количество параметров и поэтому является более общей. Как следствие, дает менее точные результаты, но является более объективной. Количественная оценка включает в себя меньше параметров. За счет этого дает более точные оценки, но является более громоздкой в расчетах и дает более субъективные результаты.

В основу формулы оценки эффективности положены обобщенный критерий эффективности и нотация дискретного композитного документооборота. Использованный обобщенный критерий эффективности исследован Г.С. Теслером в работе [2]. Нотация дискретного электронного документооборота рассмотрена автором настоящей статьи в работе [3] и исследована на примере формальной модели композитного документооборота.

3. Критерии эффективности

Современные информационные технологии предоставляют организациям возможность более эффективно управлять своими информационными ресурсами [4]. Это получает свое выражение при сборе, хранении, обработке и распределении информации. Эти изменения позитивно влияют на темп и качество производственных процессов, что улучшает работу всего предприятия.

Принято считать, что производительность информационных систем определяется взвешенным сочетанием эффективности компонент [5]. Это говорит о том, что предлагаемая методика оценки эффективности будет применима как ко всему документообороту в целом, так и ко всем компонентам информационных составляющих документооборота.

3.1. Отбор критериев

При выборе параметров критериев эффективности использован понятийный аппарат и данные формальных моделей композитного документооборота. Такой подход позволяет опереться на апробированные результаты исследований документооборота, полученные автором настоящей статьи в работах [3], [6-8].

В модели композитного документооборота, исследуемой в работах [3], [6-8] информационная система документооборота отображается взаимодействием компонентов трех множеств. При проектировании системы выявляются и детерминируются дискретные элементы, которые группируются в три множества – множество участников, множество действий участников и множество состояний документов. Динамическая модель документооборота получается при взаимодействии элементов этих трех множеств друг с другом..

Первое множество, используемое в модели композитного документооборота – это множество участников документооборота. Участники документооборота – это сотрудники организации, производящие создание, движение, модификацию и терминирование документов. При проектировании системы Участники описываются с точки зрения выполняемых функциональных ролей, то есть по совокупности участия в производственных сценариях.

Второе множество, используемое в рассматриваемой модели композитного документооборота – это множество действий участников. Множество действий участников представляет собой конечный список возбуждающих воздействий. Данные воздействия производятся участниками документооборота и являются сигналом системе для инициирования активных событий документооборота. Возникновение этих воздействий приводит к изменению состояния одного или нескольких документов.

Третье множества из тройки модели композитного документооборота – это множество состояний документов системы документооборота. Множество состояний документов представляет собой список возможных состояний документов. Состояния, входящие в описываемое множество, являются теми состояниями, которые могут принимать документы во время жизненного цикла документооборота.

Таким образом, для построения критериев эффективности проектирования, разработки, внедрения и использования систем документооборота в качестве исходных данных используется тройка множеств {У}, {Д}, {Ф}. Связи между элементами рассматриваемых множеств {У}, {Д}, {Ф} используются для реализации динамики модели композитного документооборота.

3.2. Качественный анализ

В качественном критерии эффективности для получения корреляций выделенных параметров использовуются минимаксный и максиминый критерии. Эти критерии выбраны в связи с тем, что в современной науке минимаксный и максиминый критерии считаются одними из самых адекватных для получения решений, близких к оптимальным.

Обобщенный минимаксный критерий в работе [1] представлен в следующем виде:

Э = min max F (x,y) : . Для удобства представления, нотация использована в следующем виде Э = min x max y. Этот вид нотации читается «минимальное значение x при максимальном значении y».

В пределах обозначенной нотации рассмотрим все критерии, которые теоретически возможно получить при комбинации сочетаний минимаксов и максиминов над элементами тройки множеств {У} {Д} {Ф}.

В силу природы функций, использованных в критериях, выделяются те решения, которые соответствуют самым крайним оценкам. Такие решения являются либо максимально полезными, либо худшими из всех возможных решений. Эти наилучшие и наихудшие решения будем называть полюсными эффективными решениями и полюсными неэффективными решениями.

3.2.1. Эффективность по Действиям

Рассмотрим первый блок критериев – критерии, эффективные при оценке действий участников документооборота. Поскольку в рамках рассматриваемой модели действия декомпозированы в дискретные элементы множества {Д}, то элементы этого множества используются в качестве параметра эффективности. Таким образом, общим свойством всех критериев этого блока является то, что первым параметром минимаксного (максиминного) критерия стоит элемент множества {Д}.

Этот факт делает рассматриваемый блок критериев Действие – ориентированными, то есть их применение будет оценивать документооборот с точки зрения действий участников документооборота. При наложении этих критериев среди всех решений документооборота будут выделены те решения, которые будут наиболее производительными с точки зрения действий.

Рассмотрим критерии эффективности по множеству {Д} в Таблице 1:

Таблица 1. Критерии эффективности по множеству {Д}.

3.2.2. Эффективность по Участникам

Второй рассматриваемый блок критериев – критерии, эффективные по участникам документооборота. В использованной модели композитного документооборота участники документооборота представлены в виде дискретных ролевых описаний, сгруппированных в множество {У}. Для получения таких критериев надо выделить те, у которых в первой позиции минимаксного (максиминного) критерия стоит элемент множества {У}.

При применении этого критерия будут выделены в качестве эффективных те решения, которые являются эффективным с точки зрения задействованных в них участников. Этот блок критериев целесообразно применять в тех случаях, когда при оценке документооборота значимым параметром выдвигается количественные показатели задействованного персонала. С учетом того факта, что человеческий ресурс имеет устойчивую тенденцию к подорожанию, этот блок является одним из доминантных.

Рассмотрим критерии эффективности по множеству {У} в Таблице 2:

Таблица 2. Критерии эффективности по множеству {У}.

3.2.3. Эффективность по Состояниям

Третий и последний рассматриваемый блок критериев – критерии, которые эффективны по состояниям документов, используемых в документообороте. В рассматриваемой модели все документы представляются в виде декомпозированных дискретных состояний документов, которые объединены в множество {Ф}.

Применение данного блока критериев означает выделение в качестве эффективных решений, ориентированных на количественную оценку состояний документов. Множество состояний представляет собой множество всех возможных документов и их промежуточных состояний, используемых в документообороте. Таким образом, применение настоящего блока целесообразно в тех случаях, когда в качестве определяющих требований выступают количественные оценки длительности бизнес- процессов.

Рассмотрим критерии эффективности по множеству {Ф} в Таблице 3:

Таблица 3. Критерии эффективности по множеству {Ф}.

3.2.4. Обобщенный критерий

На основании проведенного анализа из рассмотренных критериев можно выделить те критерии, использование которых дает позитивные оценки. Как мы уже говорилось, предложенные критерии дают полюсные эффективные и полюсные неэффективные оценки.

Очевидно, что следует выделить полюсные эффективные критерии для получения критериев эффективности, к которым должна стремиться система документооборота. Выявление таких решений позволит формировать практики лучших решений (best practices) по проектированию, разработке и внедрению систем документооборота. История таких практик будет полезна для изучения тем, кто приступает к проектированию, разработки и внедрению системы документооборота.

В то же время, полюсные неэффективные решения являются полезными для выявления решений, внедрение которых является максимально неэффективным. Это значит, что если какое-то решений документооборота будет соответствовать такому критерию, то следует прекратить проектирование разработку или внедрение. Такая рекомендация следует из того факта, что каково бы ни было другое решение, оно будет эффективнее выявленного решения.

Рассмотрим возможность получения комплексного критерия эффективности. Такого критерия, который бы включал в себя все рассмотренные выше критерии. Использование обобщенного критерия позволит проводить быстрый анализ о состоянии системы документооборота и получать рекомендации о направлении модификации существующей системы или проекта системы документооборота.

Для наглядности представления получаемого критерия, отобразим рассмотренные критерии эффективности документооборота виде трехмерного пространства. Это представляется тем более удобным в виду того, что в качестве параметров эффективности используются данные из трех множеств. Таким образом, отложим условно элементы множества {Д} на абсциссе, множества {Ф} – на ординате, множества {У} – на аппликате. Очевидно, что такое соответствие является условным и, с точки зрения, адекватности критериев эффективности критериев оборота именно такое установленное соответствие не является значимым.

В начале координат установим минимальные значением рассматриваемых множеств, а именно min {У} min {Д} и min {Ф}. Максимальные значения отложим на осях координат, соответствующих множествам. А именно, max {У} отложим на аппликате, max {Д} отложим на абсциссе и max {Ф} отложим на ординате.

На Рис 1. представлено графическое представление критериев эффективности рассматриваемой модели композитного документооборота. Тетраэдр, выделенный на рисунке более жирными линиями, означает область решений, которые считаются эффективным решениями в соответствии с введенными критериями эффективности.

Рис 1. Графическая парадигма критериев эффективности документооборота

Исходя из представленной графической парадигмы, каждое решение документооборота может быть оценено по элементам множеств {У}, {Д} и {Ф}. Отложив на осях координат фактическое значение элементов этих множеств, рассматриваемое решение может быть условно отнесено в некоторую часть параллелепипеда, представляющего весь спектр возможных решений от минимума до максимума. В зависимости от того, в какую область попадет это решение, можно сделать вывод о его эффективности и какие действия следует предпринять для повышения эффективности.

3.3. Количественный анализ

Как основу для получения количественной оценки эффективности будем использовать базовое определение эффективности : Eff = Ап / Ао. Это определение читается: «эффективность равняется отношению полезной работе к общей работе».

Для приведения определения эффективности к понятиям рассматриваемой предметной области, надо обозначить общую и полезную работу в терминах документооборота. Рассмотрим основные элементы, обрабатываемые системами композитного документооборота - документы. На сегодняшний день можно говорить, что практически все документы имеют электронную и бумажную составляющую. Эти составляющие могут быть семантически эквивалентными, но отличатся по форме. Выделим электронных составляющие всех документов в множество . В то же время множество всех бумажных составляющих документов обозначим .

Теперь рассмотрим состояние документооборота в организации до начала активного внедрения системы электронного документооборота. Очевидно, что информационные потоки, проходящие через компьютеризированные системы, есть даже в организации, где не внедрен электронный документооборот. Даже в самой консервативной «бумажной» организации компьютеры используются в какой-то части производственных процессов. Например, для набора текстов, которые впоследствии распечатываются. Можно сказать, что на этом этапе электронные и бумажные технологии существуют изолированно друг от друга.

Теперь рассмотрим этап, на котором в организации началось внедрение электронного документооборота. Этот этап характерен тем, что многое изменилось в привычной рутинной работы большого числа сотрудников, но изменения в бизнес- процессах организации еще не приобрели необратимую форму. Началось пересечение традиционных бумажных бизнес - процессов и электронных технологий. Интересным является тот факт, что, будучи изначально вторичными, электронные технологии достаточно глубоко воздействуют на предмет автоматизации. Бумажные технологии не только видоизменяются после применения к ним возможностей электронных, а и эволюционируют по своей сути. Этот этап характерен тем, что большинство бумажных и электронных бизнес - процессов все еще существуют отдельно. При этом возникает некоторое количество процессов, которые имеют как бумажную, так и электронную составляющую. Такие процессы являются композитными, то есть составными процессами. Двойственность их природы и составляет основу современного понимания понятия «электронный документооборот».

Последний этап – это этап, на котором внедрение системы электронного документооборота закончено, а промышленная эксплуатация системы стала привычной частью работы организации. На данном этапе значительная часть процессов уже являются композитными процессами, большинство сотрудников организации вовлечены в работу системы электронного документооборота. В то же время осталась часть процессов, которые остались только бумажными или только электронными. Одна часть таких процессов образуется из специфических задач, которые плохо автоматизируются. Другая часть образуется в результате эффективного сопротивления персонала, имеющего влияние на руководство организации. Можно предположить, что соотношение композитных процессов к «чистым» соответствует соотношению Парето. Однако это утверждение взято из наблюдений, является эмпирическим и на данный момент не проверено экспериментально.

Количественный критерий эффективности документооборота выражается отношением композитной части к совокупности электронной и бумажной составляющих. Эта оценка приведена ниже в виде Формулы 1. Практическое толкование этой оценки трактуется так: чем большему количеству бумажных документов удастся придать электронную сущность и чем большему количеству электронных процессов удастся найти бумажное отображение, тем эффективнее реализован электронный документооборот.

Формула 1. Формула количественной оценки эффектности документооборота.

4. Выводы

В настоящей статье исследованы критерии эффективности, которые позволяют с высокой степенью адекватности производить оценку проектирования, разработки и внедрения систем композитного документооборота.

В рамках предложенных критериев можно проводить два вида оценок – качественную оценки и количественную оценку. Выбор оценки зависит от требований, предъявляемых к необходимой точности и субъективности.

Для повышения эффективности при создании систем композитного документооборота рекомендуется строить модели, в графовых моделях которых будут отсутствовать циклы.

ЛИТЕРАТУРА

1. Теслер Г.С. Новая кибернетика.- Киев: Логос, 2004. – 401с.
2. Теслер Г.С. Интенсификация процесса вычислений // Математические машина и системы.- 1999.-№2.-С.25-37
3. Круковский М.Ю. Концепция построения моделей композитного документооборота // Математические машины и системы.-2004.-№2.-С.149-163.
4. Tapscott D., Castton C. Paradigm shift: The new promise of Information technology.-New York: McGrawhill, 1993.-288p.
5. Scott Morton M. Information technology and organizational transformation.- Oxford: Oxford University Press, 1991. -201 p.
6. Круковский М.Ю. Методология построения композитных систем документооборота. // Математические машины и системы.-2004.-№1.-С.101-114.
7. Круковский М.Ю. Методология построения композитных систем документооборота. // Математические машины и системы.-2004.-№1.-С.101-114.
8. Круковский М.Ю. Автоматная модель композитного документооборота. // Математические машины и системы.-2004.-№4.-С.37-50.