Реферат: Делопроизводство в кадровой службе 2

Вопрос 1 Понятие персональных данных

Вопрос 2 Структура персональных данных

Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающиеся конкретного работника. Под информацией о работниках понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность.

Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом.

В состав персональных данных работника входят:

- анкетные и биографические данные;

- образование;

- сведения о трудовом и общем стаже;

- сведения о составе семьи;

- паспортные данные;

- сведения о воинском учете;

- сведения о заработной плате сотрудника;

- сведения о социальных льготах;

- специальность,

- занимаемая должность;

- наличие судимостей;

- адрес места жительства;

- домашний телефон;

- место работы или учебы членов семьи и родственников;

- характер взаимоотношений в семье;

- содержание трудового договора;

- состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;

- содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;

- подлинники и копии приказов по личному составу;

- личные дела и трудовые книжки сотрудников;

- основания к приказам по личному составу;

- дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;

- копии отчетов, направляемые в органы статистики.

Данные документы являются конфиденциальными, хотя, учитывая их массовость и единое место обработки и хранения - соответствующий гриф ограничения на них не ставится.

Под обработкой персональных данных работника понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

Вопрос 3. Нормативная и нормативно-справочная документация

В основе информационно-документационной системы лежат Конституция РФ и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.

Основным законодательным актом является Трудовой кодекс РФ. Большую роль в регулировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон «О информации, информатизации и защите информации», проект закона о персональных данных, Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики, - уставы и положения о дисциплине ()на ж/д транспорте, в пароходстве и др.).

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

§ законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

§ плановую документацию;

§ организационно-правовую документацию;

§ персональную документацию;

§ договорную документацию;

§ распорядительную документацию;

§ учётную кадровую документацию;

§ документацию по учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда;

§ отчётную и отчётно-справочную документацию;

Нормативная и нормативно-справочная документация

Нормативная и нормативно-справочная документация издаётся различными ветвями власти, органами субъектов Российской Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права. Например, Инструкция о порядке ведении трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих гос. организаций и т.д. Субъекты Федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы основываются на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

Вопрос 4. Плановая кадровая документация

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирование труда, повышение квалификации рабочих и служащих и тп. Плановые документы составляются совместно с сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.

Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:

- сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;

- выработку концепции предполагаемого развития деятельности организации и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствование технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;

- прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;

- проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;

- определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;

- расчет числа сокращаемых работников по должностям и определение перспектив их трудоустройства;

- расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по должностям;

- расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;

- разработку проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;

- согласование, подписание и утверждение программ и планов;

- детализацию программ и планов по направлениям деятельности организации, структурным подразделениям и филиалам;

- текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности организации.

Программа – это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или иного вида деятельности и имеющий, как правило, перспективную направленность. Например, Программа социального развития коллектива работников организации на 2002-2015 гг.

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Например: План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений. Планы бывают перспективные, годовые, квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовываются с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем предприятия или его заместителем.

К плановой документации мы относим также такие документы, как: Структура и штатная численность, Штатное расписание, График отпусков сотрудников, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменение их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утверждёнными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.

Структура и штатная численность организации имеет в содержательной части две графы: наименование структурного подразделения и должностей; штатная численность сотрудников по каждой должности (УСОРД). Проект документа подписывается составителями, может быть предварительно согласован с руководителями структурных подразделений, утверждается руководителем организации и заверяется печатью организации.

Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие; месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывается руководителем кадровой службы, визируют руководители всех структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается руководителем организации.

Вопрос 5. Организационно-правовая документация

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение о службе персонала (об отделе кадров), положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) о разграничении полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.

Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документации в обобщенной виде включает в себя:

- сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, утвержденных типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик ранее действовавших организационно-правовых документов;

- сбор и изучение распорядительных документов организации, касающихся объектов регламентации (учредительные документы, приказы о создании структурных подразделений, штатное расписание и др.);

- собеседование с руководством организации и основных структурных подразделений, ведущими специалистами, работниками по заранее разработанной схеме вопросов, с целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа;

- разработку концепции организационно-правового документа (назначение, структура, основные разделы, принципиальные положения и т.п.); согласование концепции с заинтересованными должностными лицами и работниками;

- составление первого варианта организационно-правового документа, рассылку его в копиях заинтересованным должностным лицам и работникам; сбор замечаний, предложений и пожеланий;

- обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (проекта) организационно-правового документа;

- согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих функциональных структурных подразделений;

- подписание, утверждение документа, рассылку его в структурные подразделения для изучения работниками и использования в работе; проставление на документе росписей работников об ознакомлении с документом;

- контроль со стороны руководителей всех рангов за реализацией требований и правил, установленных организационно-правовым документом;

- регулярное внесение изменений и дополнений в орг-правовой документ в соответствии с эволюцией направлений деятельности организации, структурных подразделений, методов управления, способов документирования и технологии производства.

Правила внутреннего трудового распорядка является локальным нормативным актом организации, регламентирующим основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утверждённого типового варианта подобных правил совместно с руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации и представителем профсоюзного органа. Правила подписываются руководителем кадровой службы и утверждаются работодателем организации.

Положение о структурном подразделении определяет статус подразделения в иерархической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Общие положения; Основные задачи; Функции; Права и обязанности руководителя подразделения; Ответственность руководителя; Взаимоотношения, связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию руководителя организации и под контролем кадровой службы, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается руководителем вышестоящего структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое положение работника и имеет следующую структуру содержательной части: Общие положения; Функции; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, одним из руководителей организации, курирующим подразделение.

Другие организационно-правовые документы могут иметь упрощённую методику составления и основываться на аналогах, используемых в других организациях.

Вопрос 6. Договорная документация

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнёрства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и индивидуальном трудовом договоре (контракте). При какой-либо недоговорённости в этих отношениях в ходе переговоров может составляться протокол разногласий.

Соглашение - правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание и структура, порядок разработки и заключение коллективного договора определяется сторонами. Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.

Трудовой договор (контракт) является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определённую этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определённой должности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника.

Вопрос 7. Распорядительная документация

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключённого трудового договора гражданина с организацией.

Издание приказов (распоряжений) по личному составу обязательно: при назначении работников на должность, освобождения от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учётные и другие документы.

Приказы составляются кадровой службой совместно с заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя кадровой службы. Приказ подписывается обычно руководителем организации или в соответствии с распределением полномочий между заместителями - его заместителем по персоналу.

Схема приказа: 1. Распорядительное действие; 2. ФИО лица; 3. Должность и структурное подразделение; 4. Дата вступления в силу приказа; 5. Обязательное условие; 6. В тексте не должно быть сокращений, опечаток, ошибок в информации.

В приказах (распоряжениях) обязательно указываются сведения о документе, послужившим основанием для издания. В приказе (распоряжении) требуется чётко указывать юридические ценные сведения. В кадровом распорядительном документе должно быть обязательно указано: “С приказом ознакомлен…., далее подпись сотрудника и дата”. Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, то есть этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует факт, то есть выступает в роли первичного учётного документа и порождает технологическую цепочку других учётных и отчётных кадровых документов.

Вопрос 8. Учётная документация

Комплекс учётной кадровой документации выполняет функцию персонального учёта работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс учётной документации можно разделить на две подгруппы:

1) первичные учётные документы;

2) производные (вторичные) учётные документы;

К первичным учётным документам можно отнести: Личная карточка унифицированной формы № Т-2, Личный листок по учету кадров, Дополнение к личному листку. В подгруппу производных учётных документов входят: личная карточка унифицированной формы № Т-2 и Т-2 ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учётная карточка научного сотрудника (унифицированной формы № Т-4), специализированные карточки персонального учёта специалистов, военнообязанных и тп., имеющие форму традиционных и электронных документов. Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объёму и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В настоящее время производные учётные документы в большинстве случаев имеют электронную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включённой в них информацией.

9. Отчётная и отчётно-справочная документация

Комплекс отчётной и отчётно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определённый период времени.

Отчётная документация характеризуется чёткой периодичностью представления её адресатам (годовой, полугодовой, квартальный и тд.) и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утверждённых органами функционального управления. Это, прежде всего, отчётная документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчётные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц итогов).

В работе кадровых служб значительное место занимает малоформализованная, внутренняя отчётно-справочная документация (справки, сводки, перечни и тп.), необходимая руководству организации или функциональным подразделениям. Количество разновидностей этой документации насчитывает до 40-50 переменных наименований.

Следовательно, комплексы документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом в учреждениях, организациях, предприятиях и фирмах, характеризуется достаточно чёткой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, составом и соподчинённостью включаемых в них информационных показателей - персональных данных.

Вопрос 10. Документирование приема граждан на работу

Прием на работу граждан предполагает следующие процедуры:

1. Обращение гражданина в отдел кадров
2. Получение от гражданина необходимых документов и их изучение
3. Собеседование, уточнение сведений, которые указаны в документах.
4. Заполнение бланка приказа (форма Т-1)
5. Собеседование гражданина с руководителем структурного подразделения, прохождение инструктажей, при необходимости – мед. осмотра
6. Составление, согласование и подписание трудового договора
7. Выдача работнику экземпляра трудового договора
8. Заполнение сотрудником службы УП унифицированной формы приказа (форма Т-1), распечатка бумажного экземпляра, визирование приказа и подписание работодателем.
9. Ознакомление работника с приказом, выдача по его просьбе заверенной копии приказа
10. Информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового работника, внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени (форма Т-12, Т-13)
11. Заполнение личной карточки (Т-2)
12. Внесение фамилии работника в первичные учетные бух. документы
13. Внесение записи в трудовую книжку
14. Выдача работнику удостоверения или пропуска.

Мировая практика выделяет следующие типовые документы, требуемые от работника при оформлении его трудоустройства:

- анкета

- личное заявление о приеме на работу

- трудовая книжка и контракты

- рекомендательные письма и характеристики

- копия документа об образовании

- фотография работника и другое.

В РФ согласно Трудовому кодексу работодатель вправе требовать от поступающего на работу: трудовую книжку; документ, удостоверяющий личность (паспорт, справка, военный билет); документ об образовании; пенсионное страховое свидетельство.

После положительного решения о приеме на работу в отделе кадров оформляются следующие документы:

1. Приказ-распоряжение о приеме на работу

2. Контракт работника (2 экз.: 1 – работнику, 2ой – в личное дело)

3. Должностная инструкция

4. Инструкция по технике безопасности

5. Акт приемки-передачи рабочего места

6. Договор о полной материальной ответственности

7. Постановка на воинский учет

8. Личная карточка работника (хранится 5 лет) и другое.

Вопрос 11. Документирование приема на работу руководящего состава, специалистов, научных и других категорий работников

Научно-педагогические работники должны предоставлять документы, характеризующие научно-пед. деят-ть: список научных трудов, список монографий, публикации, учебники, книги и другое.

Особенности по процедуре приема:

1. Получение отделом кадров от гражданина лично или по почте резюме

2. Изучение резюме руководителем подразделения. Вызов для беседы. В этом случае объявление об отказе остальным не делается.

3. Информирование кандидата об его будущих обязанностях, о правилах внутреннего трудового распорядка, об оплате труда.

4. Беседа руководства организации с кандидатом.

5. Заполнение кандидатами заявления и предоставление в отдел кадров

6. Предварительное собеседование кандидатов с работниками отдела кадров по представленным документам

7. Собеседование экспертов с кандидатами с целью определения профессиональных способностей, моральных качеств.

8. При необходимости тестирование, анкетирование и другие методы отбора.

9. По собранным материалам принятие решения руководителем

10. Беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, ознакомление с должностной инструкцией, инструктаж по безопасности. При согласии кандидата заполнение типовой формы трудового договора.

11. Обсуждение сторонами содержания трудового договора, при необходимости внесение изменений, дополнений.

12.Заполнение сотрудником службы УП унифицированной формы приказа (форма Т-1), распечатка бумажного экземпляра, визирование приказа и подписание работодателем.

13. Ознакомление работника с приказом, выдача по его просьбе заверенной копии приказа

14. Информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового работника, внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени (форма Т-12, Т-13)

15. Заведение личного дела на вновь принятого работника

Заполнение личной карточки и других учетных форм.

16. Внесение фамилии работника в первичные учетные бух. документы

Внесение записи в трудовую книжку.

Вопрос 12. Документирование приема на работу лиц, функциональные обязанности которых связаны с владением конфиденциальной информацией

При приеме на работу данной категории лиц включаются дополнительно следующие процедуры. Подбор предполагает такую кандидатуру для приема на работу или перевода.

1. Получение резюме
2. Изучение резюме или личного дела, если кандидат из этой же орг-ции
3. Информ-ние кандидата, если он работает в этой орг-ции о будущих должностных обязанностях. Если кандидат не работает в данной орг-ции – знакомство с орг-цией.
4. Заполнение гражданами, не работающими в данной орг-ции, заявления о приеме, автобиографии, личного листка по учету кадров. Рекомендуется цветное фото, копии документа об образовании и другое. Если это работающий сотрудник – обновление материалов личного дела. Предоставление руководителю структурного подразделения о переводе на другую должность.
5. Собеседование кандидата с работниками отдела кадров.
6. Опрос с согласия кандидатов авторитетных для орг-ции лиц, лично знающих работника. Обязательно протоколирование опроса.
7. Собеседование экспертов с кандидатами с целью определения профессиональных способностей, моральных качеств. Рассмотрение мед. справки. При необходимости тестирование и анкетирование.
8. По совокупности собранных материалов принятие решения
9. Заключительное собеседование. Получение принципиального согласия кандидата на работу с конфиденциальной информацией.
10. Подписание кандидатом обязательства о неразглашении тайны.
11. Беседа-инструктаж
12. Ознакомление с должностной инструкцией, с рабочими инструкциями.
13. Составление проекта трудового договора, подписание договора о временной работе без права доступа к конфиденциальной информации.
14. Составление и подписание приказа о приеме на работу с испытательным сроком.
15. Заведение личного дела
16. Изучение личных моральных и профессиональных качеств во время испытательного срока
17. Обучение сотрудника правилам работы с конфиденциальной информацией
18. Проверка знаний
19. Анализ результатов работы сотрудников в течении испытательного срока.
20. Составление нового трудового договора, издание соответствующего приказа или отказ сотруднику в работе.
21. Оформление допуска сотрудника к конфиденциальной информации и документам.

Вопрос 13. Состав документов, необходимых для приема на работу

Мировая практика выделяет следующие типовые документы, требуемые от работника при оформлении его трудоустройства:

- личное заявление о приеме на работу или переводе на другую должность

- личный листок по учету кадров

- автобиография

- трудовая книжка и контракты

- рекомендательные письма и характеристики

- копия документа об образовании

- фотография работника и другое.

Все записи, сделанные в листке по учету кадров, автобиографии сравниваются сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтвержденные данные, на кот. настаивает гражданин, дополняются записью «со слов гражданина…». Исправления в документах не допускаются. Кипи дипломов, грамот , свидетельств и др. сверяются либо сотрудником ОК, либо сверяются и заверяются, нотариальное заверение не требуется. Запрещается делать копии с копий документов.

Паспорт, военный билет, дипломы и т.д. после работы с ними немедленно возвращаются гражданину. Работать с этими документами в отсутствии владельца запрещается. Единственный документ, кот. остается в отделе кадров – это трудовая книжка.

Личный листок по учету кадров : в нем собрана большая часть сведений о кандидате, обычно это типовая анкетная форма (фотография, 19 основных показателей: ФИО, год рождения, место рождения, должность…). Все пункты личного листка д/б заполнены четко, без сокращений и подчеркиваний, не допуск-ся почерк.

Автобиография – анкетный документ. Пишется в произвольной форме с обязательным изложением основных этапов жизни и трудовой деятельности. Д/б указана ВИО, причины изменения ФИО, год и место рождения, соц. положение, образование, какие уч. заведения заканчивал, трудовая деятельность в прямом хронологическом порядке, должность, место работы., служба в армии, поощрения, награды, судимость… Пишется в повествовательной форме, подписывается и датируется. Допускаются бланки автобиографии.

В ОК на основании личного листка по учету кадров и автобиографии может быть составлена биографическая справка или справка-объективка.

Характеристика является официальным документом. Обычно заполняется по запросам, составляется руководителем подразделения, в кот. трудиться работник. Подписывается первым руководителем орг-ции или полномочным заместителем или председателем профсоюза. Хар-ка отражает мнения этих лиц о работнике. Подписи заверяются гербовой печатью орг-ции. Выполняется на общем бланке и датируется. В характеристике учит-ся анкетные данные, должность, время работы в орг-ции, продвижение по службе, отношение к работе, рост проф. Уровня, наличие наград, деловые, моральные качества, черты характера. Текст от 3его лица. В конце указ-ся целевое назначение характеристики.

В РФ согласно Трудовому кодексу работодатель вправе требовать от поступающего на работу: трудовую книжку; документ, удостоверяющий личность (паспорт, справка, военный билет); документ об образовании; пенсионное страховое свидетельство.

После положительного решения о приеме на работу в отделе кадров оформляются следующие документы: Приказ-распоряжение о приеме на работу, Контракт работника (2 экз.: 1 – работнику, 2ой – в личное дело), Должностная инструкция, Инструкция по технике безопасности, Акт приемки-передачи рабочего места, Договор о полной материальной ответственности, Постановка на воинский учет, Личная карточка работника (хранится 5 лет) и другое.

Вопрос 14. Контроль достоверности персональных документов

1. Устанавливается общие принципы, которые должны соблюдаться работодателем или его представителем при обработке персональных данных.

Определены цели обработки персональных данных работника: соблюдение законов, иных нормативных правовых актов, содействие в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечение сохранности имущества.

Работодатель вправе подвергать обработке персональные данные работников с целью формирования кадрового резерва.

2. Статья закрепляет, что все персональные данные должны быть получены у самого работника. Так, лицо, претендующее на должность судьи, согласно ст. 5 Закона о статусе судей, вправе обратиться в соответствующую квалификационную коллегию судей с заявлением о рекомендации его на вакантную должность судьи.

Помимо указанного заявления в квалификационную коллегию судей представляются:

- подлинник документа, удостоверяющего личность претендента как гражданина Российской Федерации, или его копия;

- анкета, содержащая биографические сведения о претенденте;

- подлинник документа, подтверждающего юридическое образование претендента, или его заверенная копия;

- подлинники трудовой книжки, иных документов, подтверждающих трудовую деятельность претендента, или их копии;

- документ об отсутствии у претендента заболеваний, препятствующих назначению на должность судьи;

- сведения о результатах сдачи квалификационного экзамена.

Квалификационная коллегия судей организует проверку достоверности документов и сведений , указанных в п. 6 настоящей статьи. При этом квалификационная коллегия судей вправе обратиться с требованием о проверке достоверности представленных ей документов и сведений в соответствующие органы, которые обязаны сообщить о результатах проверки в установленный коллегией срок, но не позднее чем через 2 месяца со дня поступления указанного требования.

3. По общему правилу работодателю запрещено получать и обрабатывать персональные данные о политических, религиозных, иных убеждениях и частной жизни работника.

Данные о частной жизни работника (информация о жизнедеятельности в сфере семейных, бытовых, личных отношений), связанные с вопросами трудовых отношений, могут быть получены и обработаны работодателем только с его письменного согласия.

4. При приеме на работу, заключении трудового договора, заполнении анкетных данных работодатель не вправе получать и обобщать информацию о религиозных убеждениях работника, членстве в общественных объединениях, профсоюзной организации.

5. Принятие работодателем решений с учетом персональных данных работника не может быть основано только на использовании информации, полученной при их автоматизированной обработке или посредством электронного получения. Работодатель учитывает личные качества работника, его добросовестный и эффективный труд.

6. Персональные данные работника относятся к конфиденциальной информации. На работодателя возлагается обязанность обеспечить их защиту от неправомерного использования или утраты.

7. На работодателя возлагается обязанность знакомить работников и их представителей с документами организации (например, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами), определяющими порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности.

8. В целях защиты частной жизни, личной и семейной тайны работники не должны отказываться от своего права на обработку персональных данных только с их согласия, поскольку это может повлечь причинение морального, материального вреда.

9. Кроме мер защиты персональных данных, установленных законодательством, работодатели, работники и их представители вырабатывают совместные меры защиты персональных данных работников, которые получают отражение в локальных нормативных актах организации (например, недопустимость хранения определенной информации о работниках на компьютерах, к которым имеется свободный доступ).

Вопрос 15. Документирование перевода сотрудников на другую работу

Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника. Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, например, при производственной необходимости или в случае простоя, согласия работника не требуется.

При этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией.

Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу. Где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает). Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы № Т-2 и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

Вопрос 16. Документирование процедуры поощрения работника

Трудовой кодекс РФ предусматривает следующие меры поощрения, которые применяет работодатель для поощрения работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, которые могут быть поделены на меры морального и материального характера: меры морального поощрения, объявление благодарности; награждение почетной грамотой; представление к званию «Лучший по профессии»; меры материального поощрения; выдача премии; награждение ценным подарком.

Коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине могут предусматриваться другие виды поощрений (дополнительные оплачиваемые отпуска, компенсация затрат на ежегодный отдых, персональные надбавки, беспроцентные ссуды на приобретение жилого помещения).

Порядок применения мер поощрения за труд .

Правовой статус работодателя согласно ТК РФ включает право применения мер поощрения. Процедура применения мер поощрения трудовым законодательством определена частично, а значит, во многом определяется работодателем.

На практике поощрение объявляется в приказе или распоряжении, доводится до сведения работника и трудового коллектива и заносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

В оформляемом приказе указывается мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под роспись. Форма приказа (распоряжения) о поощрении работника утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (унифицированная формаТ-11)

Основанием издания приказа (распоряжения) о поощрении является представление, внесенное на рассмотрение руководителю организации непосредственным руководителем работника или кадровой службой организации. Поскольку процедура представления к поощрению законодательно не урегулирована, в каждой организации используется своя.

Сведения о поощрениях вносятся в трудовую книжку. Основанием внесения записи в трудовую книжку является соответствующий приказ (распоряжение) руководителя.

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Правилами ведения и хранения трудовых книжек установлен недельный срок, не позднее которого работодатель обязан вносить соответствующие записи в трудовые книжки.

Порядок внесения сведений о награждении в трудовую книжку согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек следующий:

«в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер».

В обязательном порядке сведения о поощрениях заносятся также в личную карточку работника, в раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания» (форма Т-2).

Таким образом, работник вправе настаивать на внесении в трудовую книжку соответствующей записи о любом из примененных к нему видов поощрений, если она не была внесена.

В целом документирование процедуры поощрения включает в себя:

· составление руководителем структурного подразделения, в котором трудиться работник, или руководителем кадровой службы представления о поощрении на имя руководителя организации с указанием вида поощрения в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка или иных локальных нормативных актов;

· издание приказа (распоряжения) о поощрении (унифицированная форма № Т-11, Т-11а) и его торжественное объявление;

· внесение необходимой записи в личную карточку (№Т-2) о поощрении работника;

· внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.

Вопрос 17. Документирование процедуры применения дисциплинарного взыскания

Дисциплинарный проступок - неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, влекущее за собой применение мер дисциплинарного воздействия.

Документально процедура состоит из нескольких этапов:

Этап 1. Фиксация проступка работника . Работодатель должен убедиться в том, что совершенное работником нарушение соответствует всем признакам дисциплинарного проступка.

Этап 2. Требование и представление работником объяснений

Работодатель обязан выслушать объяснения работника до применения дисциплинарного взыскания. Объяснения должны быть предоставлены в письменной форме.

Свои объяснения работник может изложить различными способами. В первую очередь — в объяснительной записке. Желательно, чтобы этот документ составлялся работником в произвольной форме от руки. Однако в ряде организаций для того, чтобы объяснения были стройными и логичными, практикуется применение трафаретных бланков, в которых работнику предлагается заполнить графы (строки, ячейки), предназначенные для ответов на вопросы:

- каковы причины (мотивы) совершения дисциплинарного проступка?

- считает ли работник себя виновным в совершении проступка?

- если нет, то кто, по мнению работника, должен быть привлечен к дисциплинарной ответственности?

Объяснительная записка адресуется либо руководителю организации, либо начальнику отдела кадров, либо руководителю структурного подразделения, в штат которого входит работник. Кому конкретно — должно быть определено в локальных нормативных актах организации. Объяснительная записка составляется работником в произвольном виде. На объяснительной записке генеральный директор или другое уполномоченное лицо проставляет резолюцию с решением по данному вопросу. Она может быть как признающая причины уважительными, так и неуважительными и применение к работнику дисциплинарного взыскания (указывается его вид), подпись и дата должностного лица. Резолюция проставляется как правило в верхней заголовочной части или любой свободной части документа.

Второй вариант получения объяснений — это фиксация разъяснений работника в акте, составляемом по факту совершения дисциплинарного проступка, посредством удостоверения работником объяснений своей подписью.

Работодатель должен доказать, что при наложении взыскания учитывались:

- тяжесть проступка;

- обстоятельства, при которых он был совершен;

- предшествующее поведение работника;

- его отношение к труду.

Этап 3. Наложение дисциплинарного взыскания

Решение работодателя о применении к работнику дисциплинарного взыскания должно быть выражено в приказе (распоряжении) работодателя. В течение трех рабочих дней с момента издания он должен быть объявлен работнику под расписку.

Если принимается решение о применении такого дисциплинарного взыскания как увольнение по соответствующему основанию, то приказ (распоряжение) составляется по унифицированной форме № Т-8 — о прекращении действия трудового договора с работником. В этом случае в строках «Основание увольнения» дается ссылка на пункт и статью ТК РФ, а в строке «Основание» перечисляются документы, которыми оформлен факт обнаружения дисциплинарного проступка (акт, объяснительная записка, пр.).

Поскольку унифицированная форма общего приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания в виде замечания или выговора не утверждена на федеральном уровне, то работодатель самостоятельно определяет его содержание. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания является приказом по личному составу, несмотря на то, что для него не существует унифицированной формы и он оформляется по правилам приказов по основной деятельности: с констатирующей и распорядительной частью. Этот приказ может быть сложным, то есть в одном приказе могут налагаться дисциплинарные взыскания на нескольких работников.

В таком приказе (распоряжении) следует отразить:

- существо дисциплинарного проступка;

- время совершения и время обнаружения дисциплинарного проступка;

- вид применяемого взыскания;

- документы, подтверждающие совершение дисциплинарного проступка;

- документы, содержащие объяснения работника.

В приказе (распоряжении) о применении дисциплинарного взыскания также можно привести краткое изложение объяснений работника.

В случае если работник отказывается ознакомиться с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания под роспись, то составляется соответствующий акт. В данном акте фиксируются факт отказа от росписи, а также факт несогласия с составленным актом.

Наложение дисциплинарного взыскания является правом работодателя и закреплено за ним законодательно для построения кадровой дисциплины в компании. Но, вместе с данным правом на работодателя возложена обязанность по соблюдению процедуры наложения данного дисциплинарного взыскания.

Вопрос 18. Документация по учёту использования рабочего времени и расчётов по оплате труда

Комплекс документации по учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах. Комплекс образуется в процессе учёта рабочего времени и расчёта соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный комплекс документации включает в себя следующие унифицированные формы:

§ табель использования рабочего времени и расчёта заработной платы (форма № Т-12);

§ табель использования рабочего времени (форма № Т-13);

§ расчётно-платёжная ведомость (форма № Т-49);

§ расчётная ведомость (форма № 51);

§ платёжная ведомость (форма № Т-53);

§ журнал регистрации платёжных ведомостей (форма № Т-53а);

§ лицевой счёт (форма № Т-54);

§ лицевой счёт (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);

§ записка-расчёт о предоставлении отпуска (форма № Т-60);

§ записка-расчёт при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61);

§ акт о приёмке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключённому на время выполнения определённой работы (форма № Т-73);

Вопрос 19. Документирование процедуры увольнения по инициативе работника

Свою инициативу об увольнении работник должен выразить в письменной форме путем составления личного заявления на имя работодателя.

При этом работник обязан предупредить работодателя о своем увольнении в письменной форме не позднее, чем за две недели, если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом. Законодатель уточнил, что течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

Действие трудового договора продолжается, если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не расторгнут и работник не настаивает на увольнении.

Поэтому специалисты кадровой службы должны ответственно регистрировать поступающие заявления работников об увольнении по собственному желанию в Книге (журнале) регистрации заявлений, а также отслеживать сроки.

Заявление работника может быть составлено на трафаретном бланке или в произвольной форме написано от руки - все зависит от принятого порядка документооборота у конкретного работодателя.

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя), фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: почтовый индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

В заявлении работник обязательно должен указать дату (с учетом двухнедельного срока предупреждения работодателя) и причину увольнения - «по собственному желанию».

В целом документальное оформление процедуры увольнения работника включает в себя следующие этапы:

1. составление работником личного заявления об увольнении по собственному желанию;

2. издание работодателем приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником по форме №Т-8 (при увольнении одного работника) или №Т-8а (при увольнении нескольких работников);

3. ознакомление работника с приказом (распоряжением) о прекращении (расторжении) трудового договора и выдача по его просьбе надлежащим образом заверенной копии приказа (распоряжения);

4. внесение соответствующих записей в личную карточку форма №Т-2 (в установленных случаях №Т-2ГС (МС) или №Т-4);

5. внесение соответствующих отметок в Табель учета рабочего времени (формы №Т-12 или №Т-13) и иные первичные учетные документы;

6. расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»;

7. оформление личного дела для передачи на архивное хранение (если его ведение предусмотрено в соответствии с порядком документооборота, принятого у данного работодателя);

8. внесение соответствующих записей в учетные формы: книгу (журнал) регистрации трудовых договоров, книгу (журнал) регистрации приказов по личному составу, книгу (журнал) регистрации личных карточек, книгу (журнал) регистрации личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

9. внесение соответствующей записи в трудовую книжку и выдача ее на руки работнику.

Увольнение работников оформляется приказом по личному составу, где указывается причина увольнения, согласно статьям ТК РФ. Затем делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы № Т-2) и/или личном деле. При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело, после помещения в него приказа об увольнении, закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременной хранение. Таким образом, на предприятиях, в учреждениях, организациях документация, сопровождающая такие процессы движения кадров как прием, перевод и увольнение работников, должна обязательно оформляться и вестись в соответствии с общегосударственными законодательными и нормативными актами, важнейшим из которых является ТК РФ.

Вопрос 20. Документирование процедуры увольнения по инициативе работодателя

Трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя в случаях:

1) ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем;

2) сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;

3) несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;

4) смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);

5) неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;

6) однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей (прогула, появления работника на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения; разглашения охраняемой законом тайны, совершения по месту работы хищения)

7) представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора;

В целом документальное оформление процедуры увольнения работника по инициативе работодателя включает в себя следующие этапы:

1. документальное оформление расторжения трудового договора по соответствующему основанию, предусмотренному статьей 81 ТК РФ;

2. составление приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора по форме №Т-8 (при увольнении одного работника) или №Т-8а (при увольнении нескольких работников);

3. ознакомление работника с приказом (распоряжением) о прекращении (расторжении) трудового договора и выдача по его просьбе надлежащим образом заверенной копии приказа (распоряжения);

4. внесение соответствующих записей в личную карточку форма №Т-2 (в установленных случаях №Т-2ГС (МС) или №Т-4);

5. внесение соответствующих отметок в Табель учета рабочего времени (формы №Т-12 или №Т-13) и иные первичные учетные документы;

6. расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником». Эта форма применяется для учета заработной платы и других выплат работнику при прекращении трудового договора;

7. оформление личного дела для передачи на архивное хранение (если его ведение предусмотрено в соответствии с порядком документооборота, принятого у данного работодателя);

8. внесение соответствующих записей в учетные формы: книгу (журнал) регистрации трудовых договоров, книгу (журнал) регистрации приказов по личному составу, книгу (журнал) регистрации личных карточек, книгу (журнал) регистрации личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

9. внесение соответствующей записи в трудовую книжку и выдача ее на руки работнику.

При этом по общему правилу при расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ.

Увольнение работника по инициативе работодателя зачастую приводит к судебным разбирательствам. Поэтому, увольняя работника по какому-либо пункту статьи 81 ТК РФ, работодатель, отстаивая свою позицию в суде, должен доказать, что увольнение было обоснованным, собрать при этом все необходимые сведения и доказательства, а также свидетельские показания. Кроме того, необходимо проследить, чтобы все приказы и распоряжения были в наличии, документы при увольнении были оформлены в соответствии с законодательством.

Вопрос 21. Приказ об увольнении работника

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма Т-8)

Приказ об увольнении применяется для оформления и учета увольнения работников. Он составляется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику(ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Бланк приказа об увольнении составляется по формам № Т-8 и № Т-8а. В строке (графе) этих форм "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ на увольнение и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании распоряжения о расторжении трудового договора с работником (увольнении) делается запись в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)".

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. (ст. 62 ТК РФ).

Вопрос 22. Особенности увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации

Технологическая цепочка увольнения сотрудника включает в себя:

— написание сотрудником заявления об увольнении с подробным раскрытием причины увольнения и желательно указанием места предполагаемой работы;

— передачу заявления руководителю структурного подразделения для оформления и передачи в кадровую службу;

— прием службой конфиденциальной документации от увольняющегося сотрудника всех числящихся за ним документов, баз данных, носителей информации, изделий, материалов, с которыми он работал, проверку их комплектности, полноты и оформление приема в описи или актом;

— сдачу сотрудником пропуска (идентификатора) для входа в рабочую зону, всех ключей и печатей, запрещение сотруднику входить в рабочее помещение с использованием знания шифра кодового замка (при необходимости — изменение кода);

— проведение сотрудником службы безопасности или кадровой службы собеседования с сотрудником с целью напоминания ему об обязательстве сохранения в тайне тех сведений, которые ему были доверены по службе в фирме, предупреждение сотрудника о запрещении использования этих сведений в интересах конкурента или в личных целях, выяснение причины увольнения и места новой работы;

— подписание сотрудником обязательства о неразглашении им конфиденциальных сведений после увольнения;

— документальное оформление увольнения в соответствии с общими правилами;

— прием от сотрудника пропуска для входа в здание фирмы, выдачу ему трудовой книжки и расчета по заработной плате, сопровождение его до выхода из здания сотрудником службы безопасности.

После сдачи всех документов и материалов сотруднику запрещается входить в режимную рабочую зону. При необходимости у него может быть изъят пропуск (идентификатор) сотрудника и выдан идентификатор посетителя с правом входа только в определенные административные помещения.

Следует напомнить увольняющемуся сотруднику, что он подписывал при поступлении на работу обязательство (давал подписку) о неразглашении секретов фирмы.

Ему напоминают, что и после увольнения, по крайней мере в течение года, за его деятельностью будет осуществляться наблюдение. Предупреждение включается в обязательство, которое подписывает увольняющийся сотрудник.

Ущерб от увольнения сотрудника резко уменьшается, если тайна фирмы раздроблена и известна по частям достаточно большому числу работников.

В любом случае рекомендуется по истечении трех месяцев после увольнения направить бывшему сотруднику письмо-напоминание о необходимости сохранения секретов фирмы.

Если руководству фирмы стали известны случаи несанкционированного использования бывшим сотрудником конфиденциальных сведений или ноу-хау фирмы, следует начать активное судебное разбирательство выявленных фактов.

Следовательно, рассмотренная технология оформления увольнения сотрудников, владеющих ценными и конфиденциальными сведениями, позволит не только повысить ответственность всего персонала за сохранность доверенных им сведений, но и предотвратить факты кражи увольняющимися сотрудниками ценной информации, ограничить возможность использования ее в других организациях и фирмах.

Вопрос 23. Формирование личного дела

Личные дела ведутся на руководящих работников и приравненных к ним категорий работников, а также на материально-ответственных лиц. Правилами кадрового делопроизводства оговариваются порядок оформления и хранения личных дел, объем и компоновка включаемых в них документов.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по разному решают вопросы их формирования и ведения.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

При формировании личного дела документы следует располагать в определенном порядке:

- внутренняя опись документов дела

- дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете)

- личный листок по учету кадров (анкета)

- автобиография

- копии документов об образовании

- копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности

- характеристики или рекомендательные письма

- Заявление о приеме на работу или трудовой контракт

- копия приказа о назначении на должность.

Для научных работников в личное дело включаются также список научных трудов и изобретений. Для избираемых руководителей - выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов.

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например: копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например: аттестационные листы, отзывы, представления о назначении на должность, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, содержащие основные анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии).

В практике работы многих предприятий принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилий и др. Однако, вся эта информация содержится в "Дополнении к личному листку по учету кадров". В связи с этим не рекомендуется включать названные документы в личное дело.

Справки о состоянии здоровья, с места жительства, обходные листы и другое в личные дела не подшиваются, а формируются самостоятельно и хранятся в течение трех лет.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.Личное дело подшивается в отдельную папку, на обложке которой указываются фамилия, имя и отчество сотрудника в именительном падеже. На папке проставляется порядковый номер (как правило - табельный номер). Под этим номером личное дело регистрируется в "Книге (Журнале) учета личных дел", предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела хранятся как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию, а на небольших предприятиях, где нет самостоятельных кадровых служб, на директоров.

Ежегодно на предприятии должна проводиться проверка наличия и состояния личных дел. Факт такой проверки фиксируется в "Дополнении к личному листку по учету кадров". При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки обязательно доводятся до сведения директора предприятия.

В кадровой службе хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения используются сейфы или конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Круг таких лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется непосредственно директором предприятия, причем его особое разрешение необходимо и в случаях высылки дел по соответствующим запросам в другие организации. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия лицо, ответственное за документальное обеспечение кадровой деятельности, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Личные дела НЕ ВЫДАЮТСЯ на руки работникам, на которых они заведены.

После увольнения работника его личное дело извлекается из данной папки и оформляется для передачи на хранение. На каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одну обложку с расчетом, чтобы такое дело не превышало 250 листов.

В таком случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием в нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением фамилий, имен, отчеств и указанием соответствующих номеров листов в деле, где имеются сведения на это лицо.

Личные дела имеют длительный срок хранения, который исчисляется с учетом возраста человека к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством должна равняться 75 лет минус возраст данного лица к моменту окончания дела.

Вопрос 24. Ведение личного дела

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:

ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

изъятие документов, надобность в которых миновала;

периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

Вопрос 25. Хранение личного дела

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.

На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

- по порядку номеров;

- в прямом алфавитном порядке;

- по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов — по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел.

Вопрос 26. Защита персональных данных

Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Обработка персональных данных работника - получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

Под угрозой или опасностью утраты персональных данных понимается единичное или комплексное, реальное или потенциальное, активное или пассивное проявление злоумышленных возможностей внешних или внутренних источников угрозы создавать неблагоприятные события, оказывать дестабилизирующее воздействие на защищаемую информацию.

Риск угрозы любым информационным ресурсам создают стихийные бедствия, экстремальные ситуации, террористические действия, аварии технических средств и линий связи, другие объективные обстоятельства, а также заинтересованные и незаинтересованные в возникновении угрозы лица.

Защита персональных данных представляет собой жестко регламентированный и динамически технологический процесс, предупреждающий нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и, в конечном счете, обеспечивающий достаточно надежную безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности компании.

Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.

«Внутренняя защита».

Основным виновником несанкционированного доступа к персональным данным является, как правило, персонал, работающий с документами и базами данных. Регламентация доступа персонала к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных входит в число основных направлений организационной защиты информации и предназначена для разграничения полномочий между руководителями и специалистами организации.

Для обеспечении внутренней защиты персональных данных работников необходимо соблюдать ряд мер:

- ограничение и регламентация состава работников, функциональные обязанности которых требуют конфиденциальных знаний;

- строгое избирательное и обоснованное распределение документов и информации между работниками;

- рациональное размещение рабочих мест работников, при котором исключалось бы бесконтрольное использование защищаемой информации;

- знание работником требований нормативно – методических документов по защите информации и сохранении тайны;

- наличие необходимых условий в помещении для работы с конфиденциальными документами и базами данных;

- определение и регламентация состава работников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находится вычислительная техника;

- организация порядка уничтожения информации;

- своевременное выявление нарушения требований разрешительной системы доступа работниками подразделения;

- воспитательная и разъяснительная работа с сотрудниками подразделения по предупреждению утраты ценных сведений при работе с конфиденциальными документами;

- не допускается выдача личных дел сотрудников на рабочие места руководителей. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только генеральному директору, работникам отдела персонала и в исключительных случаях, по письменному разрешению генерального директора, - руководителю структурного подразделения. (например, при подготовке материалов для аттестации работника).

Защита персональных данных сотрудника на электронных носителях.

Все папки, содержащие персональные данные сотрудника, должны быть защищены паролем, который сообщается руководителю службы управления персоналом и руководителю службы информационных технологий.

«Внешняя защита».

Для защиты конфиденциальной информации создаются целенаправленные неблагоприятные условия и труднопреодолимые препятствия для лица, пытающегося совершить несанкционированный доступ и овладение информацией. Целью и результатом несанкционированного доступа к информационным ресурсам может быть не только овладение ценными сведениями и их использование, но и их видоизменение, уничтожение, внесение вируса, подмена, фальсификация содержания реквизитов документа и др.

Под посторонним лицом понимается любое лицо, не имеющее непосредственного отношения к деятельности компании, посетители, работники других организационных структур. Посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе персонала.

Для обеспечения внешней защиты персональных данных сотрудников необходимо соблюдать ряд мер:

- порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей;

- пропускной режим организации;

- учет и порядок выдачи удостоверений;

- технические средства охраны, сигнализации;

- порядок охраны территории, зданий, помещений, транспортных средств;

- требования к защите информации при интервьюировании и собеседованиях.

Все лица, связанные с получением, обработкой и защитой персональных данных, обязаны подписать обязательство о неразглашении персональных данных работников.

По возможности персональные данные обезличиваются.

Кроме мер защиты персональных данных, установленных законодательством, работодатели, работники и их представители могут вырабатывать совместные меры защиты персональных данных работников.

Вопрос 27. Хранение документации кадровой службы

Любая организация за период своего существования имеет в своем арсенале множество всякого рода документации. Чтобы не произошло захламленности в кадровой документации, необходимо провести ревизию на предмет уничтожения или сдачи в архив документов, которые отслужили свой срок. Это надо делать аккуратно, дабы не уничтожить документ, который окажется единственным свидетельством для исчисления трудового стажа.

Под документами по личному составу подразумевают приказы по личному составу, личные дела или личные карточки, лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, трудовые договоры, заключаемые работником с работодателем, должностные инструкции, штатные расписания, штатные расстановки, документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование.

Документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения.

При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организуют упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Рекомендуется организациям включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.

В настоящее время существует система Федеральной архивной службы, отдельных архивов документов по личному составу не создается. Но в соответствии с Закона об архиве организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Основными задачами архива организации являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве

- учет и обеспечение сохранности документов

- создание научно-справочного аппарата к документам архива

- использование хранящихся в архиве документов

- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

- ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива

- принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива

- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов

- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива

- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования

- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение

- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования

- организует работу по составлению номенклатуры дел организации

- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами

- участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

- требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии

- контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива

- запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения

- участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов РФ, федеральными архивами РФ, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления

На практике документация по личному составу хранится вместе с другими документами. Рекомендуется отделить данную документацию от другой. Это объясняется прежде всего тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством.

Самое главное и ответственное действо - подготовка документов к сдаче в архив организации. Оно заслуживает серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:

- формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве

- оформление дел в соответствии с установленным порядком

- экспертиза ценности документов и дел

- описание дел, передаваемых в архив организации

- передача документов в архив организации

Вопрос 28. Размещение и организация работы кадровой службы

Структура кадровой службы предприятия определяется в зависимости от организационной структуры предприятия, учреждения, организации, видов его деятельности и штатной численности работников.

Если на предприятии его структурой предусмотрено, что кадровыми вопросами ведает отдел кадров, возглавляемый начальником отдела кадров, то в этом случае этот начальник всегда подчинен непосредственно руководителю предприятия, который через него координирует кадровую работу на предприятии.

Если на предприятии численность работников небольшая и нет специальной кадровой службы, то обычно в штатном расписании предусматривается должность инспектора по кадрам.

Для правильной организации работы с кадрами на любом предприятии изначально должны быть составлены и утверждены в установленном порядке:

- коллективный договор;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание;

- должностные инструкции;

- положения об отделах и службах предприятия и другие документы.

Правилами внутреннего трудового распорядка (или положения о персонале) является внутренний (локальный) нормативный документ предприятия, предусматривающий организацию работы предприятия, внутриобъектный режим работы (режим рабочего дня, например, с 8-00 до 17-00, с перерывом на обед с 12-00 до 13-00 и т. п.), взаимные обязанности предприятия и работников, порядок направления работников в командировки, предоставления отпусков и т. д.

Для правильной организации работы каждому предприятию необходимо разработать свои правила внутреннего трудового распорядка, которые должны быть утверждены по представлению директора предприятия трудовым коллективом на общем собрании. Каждого вновь принятого работника необходимо ознакомить с этими правилами под роспись в отделе кадров (или службе управления персоналом).

В соответствии с уставом предприятия, исходя из целей и предмета его деятельности, владельцем предприятия устанавливается (определяется) его структура и штатная численность, оформляемые специальным документом, на основании которого составляется штатное расписание предприятия , предусматривающее его должностной и численный состав.

Штатным расписанием является документ, определяющий состав работников предприятия с указанием их должностей и должностных окладов.

Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года.

Необходимо отметить, что штатное расписание составляется и для вспомогательных работников предприятия с почасовой оплатой труда, обслуживающих основное производство. Однако для работников со сдельной оплатой труда составление штатного расписания, как правило, на практике не применяется.

Штатное расписание следует составлять не поименно, с указанием наименований должностей и фамилий работников, как это иногда встречается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгалтер - 1, зам. гл. бухгалтера - 1, экономист 1-й категории - 2, бухгалтер 2-й категории - 4 и т. д.).

Для регламентации организационно-правового положения работника на предприятии, его обязанностей, прав и ответственности по поручению руководителя предприятия отделом кадров или руководителями структурных подразделений разрабатываются должностные инструкции, которые согласовываются с юридической службой и утверждаются руководителем предприятия.

Должностные инструкции должны разрабатываться и утверждаться по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. При разработке должностных инструкций учитываются конкретные задания и обязанности, функции, полномочия, права, ответственность работников. Для рабочих и технических служащих разрабатываются рабочие инструкции. При приеме на работу и заключении трудового договора каждый сотрудник должен быть ознакомлен со своей

Положением об отделе (службе) предприятия является документ, регламентирующий деятельность каждого отдела, в котором отражается его внутренняя организация (структура), место и роль в системе (организационной структуре предприятия) работы предприятия. На основании Положения об отделе (службе) предприятия организуется его деятельность, оцениваются результаты деятельности, а также составляется штатное расписание данного отдела (службы), должностные инструкции и др.

Положение об отделе (службе) разрабатывается руководителем отдела (службы). После утверждения один экземпляр Положения об отделе (службе) хранится у руководителя отдела (службы), а второй - в отделе кадров (службе управления персоналом).

Документы, оформляемые кадровой службой предприятия, относящиеся к кадровому делопроизводству, подразделяются на:

- распорядительные документы по личному составу (по кадрам или персоналу);

- учетные документы по кадрам (персоналу).

К распорядительным документам по личному составу относятся приказы (распоряжения) руководителя предприятия о приеме, переводе и увольнении работников; предоставлении отпусков; поощрениях и взысканиях; внесении изменений в трудовую книжку (изменение фамилии, записей и т. д.).

Все оригиналы приказов по личному составу накапливаются и хранятся в отделе кадров (службе управления персоналом). Все изданные приказы по личному составу предприятия заносятся в книгу регистрации приказов в хронологическом порядке. Как приказы, так и книга регистрации приказов являются документами постоянного хранения и по окончании 75-летнего срока хранения в архиве предприятия должны быть переданы в государственный архив.

К учетным документам по кадрам (персоналу) предприятия относятся личная карточка; личное дело; штатно-должностная книга; алфавитная книга; алфавитные карточки; книга учета бланков трудовых книжек; книга учета движения трудовых книжек; график отпусков; книга (журнал) учета отпусков.

Кроме того, в отделе кадров (службе управления персоналом) для правильного оформления трудовых книжек работников должны быть печать отдела кадров (для заверения записей в трудовых книжках); штамп с указанием наименования предприятия (проставляется в 3-й графе раздела "Сведения о работе" трудовых книжек при приеме на работу); штамп "Выдан вкладыш".

Табель учета рабочего времени представляет собой поименный список работников цеха (отдела), участка, предприятия и ведется отдельно по категориям (руководящий состав, служащие, рабочие), а в пределах категорий работающих - в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке. Для ведения учета использования рабочего времени каждому работающему присваивается табельный номер. В случае увольнения (или перевода) работника в другой цех (отдел) его прежний табельный номер не может быть присвоен другому работнику и должен оставаться свободным не менее трех лет.

Табель составляется за два - три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и документов по учету личного состава, оформленных должным образом (приказов о приеме, переводе, увольнении). Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации, то есть отметки всех прибывших, или путем регистрации только неявок и опозданий.

Вопрос 29. Работа с посетителями в кадровой службе

Говоря о технологии защиты информации в кадровой службе, необходимо учитывать, что помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей.

Важно, чтобы прием посетителей осуществлялся только в те часы, которые ежедневно выделяются для этой цели. В другое время в помещении кадровой службы не могут находиться посторонние лица, в том числе работники фирмы.

Целесообразно, чтобы приемные часы были разными для работников фирмы и лиц, не входящих в эту категорию. Подобное разграничение необходимо ввиду того, что в числе последней группы лиц может быть злоумышленник, который будет прослушивать переговоры работников фирмы, знакомиться с работниками, их привычками, чертами характера, что в последующем может стать основой для формирования канала несанкционированного доступа к ценной информации.

Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении службы не было лиц, ожидающих приема. Не должны возникать так называемые «живые очереди». Лица, ожидающие приема, всегда подсознательно или умышленно прослушивают переговоры работника кадровой службы и посетителя. Злоумышленник может эти переговоры записывать с помощью диктофона или миниатюрной видеокамеры.

Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются.

При выдаче справки с места работы необходимо удостовериться в личности работника, которому эта справка выдается. Не разрешается выдавать ее родственникам или сослуживцам лица, которому требуется справка. Справка выдается на основании учетной карточки 1-2, а не пропуска, т.к. работник при увольнении мог не сдать пропуск или удостоверение. Заполненный бланк справки подписывается руководителем кадровой службы. Передает справку на подпись работник службы, а не посетитель. Одновременно руководитель службы ставит на справке печать. За получение справки работник фирмы расписывается в журнале учета выдачи справок.

Ответы на правомерные письменные запросы других фирм, учреждений и организаций даются с разрешения первого руководителя фирмы и только в письменной форме и том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений. По возможности персональные данные обезличиваются.

В помещении кадровой службы в часы приема посторонних лиц может находиться работник службы безопасности организации, фирмы. Целесообразно также наличие сигнализации, оповещающей работников этой службы о необходимости немедленно вмешаться в сложившуюся ситуацию. На столе работника кадровой службы не должно быть тяжелых предметов: подставок под календарь, пепельниц и т. п.

В целях удобного доступа посетителей в кадровую службу помещения службы должны располагаться на первом этаже, поблизости от входа в здание. В часы приема лиц, не являющихся работниками фирмы, вход в отдел должен быть свободным для всех желающих.

Проход посторонних лиц в помещение отдела контролируется сотрудником службы безопасности: посетитель идентифицируется по паспорту или служебному удостоверению, при необходимости посетителя провожают. Бесконтрольное нахождение посторонних лиц в здании фирмы не допускается. Проход посторонних лиц на другие этажи здания и помещения может быть блокирован охраной фирмы.

Следовательно, порядок функционирования кадровой службы должен быть подчинен решению задач обеспечения безопасности персональных сведений, их защиты от множества видов угроз, которые может создать злоумышленник, чтобы завладеть этими сведениями и использовать их в противоправных целях.

Вопрос 30. Подбор персонала для работы в кадровой службе (Чуть- чуть не то)

Профессионалов в сфере HR никто так не сможет профессионально оценить, как консультанты по подбору персонала кадровых центров. Определить уровень HR-специалиста, его возможности, ценность его опыта для компании с конкретными кадровыми задачами способен лишь сотрудник, подбиравший персонал для многих предприятий и хорошо знающий специфику сферы управления персоналом.

Консультанты ИнКаЦентра ведут специализированную базу данных HR-специалистов, которая включает следующие должности:

директор по персоналу;

менеджер по персоналу;

руководитель отдела по подбору персонала;

менеджер по подбору персонала;

тренинг-менеджер;

начальник отдела кадров;

инспектор по кадрам.

Отобранных по базе специалистов консультанты приглашают на собеседование, где проверяют их профессиональный опыт, навыки по управлению персоналом, определяют их уровень подготовки, выясняют масштабы компаний, где работал кандидат, и действительный перечень функций и задач, которые выполнял и решал кандидат на предыдущих местах работы.

Консультанты тщательно проверяют рекомендации и отзывы на кандидатов с предыдущих мест работы.

В результате сопоставление этих данных делается заключение, насколько кандидат подходит для работы в конкретной компании. Получившие положительную оценку кандидаты направляются на собеседование в компанию.

Стоимость подбора персонала в сфере HR

Стоимость подбора HR-специалистов варьируется от 13 до 15% годового дохода кандидата, обычно она составляет:

13% от годового дохода кандидата – при подборе специалистов (менеджеров по персоналу; менеджеров по подбору персонала; тренинг-менеджеров, инспекторов по кадрам);

15% от годового дохода кандидата – при подборе менеджеров среднего звена (директоров по персоналу, руководителей отдела по подбору персонала; начальников отдела кадров).

Работу с компанией при подборе HR-специалиста можно разделить на следующие этапы:

предварительное общение клиента с профильным консультантом по телефону по поводу условий сотрудничества (предварительно клиент, как правило, отправляет краткую заявку по e-mail);

выезд консультанта в компанию, подписание договора и анкеты-заявки, знакомство консультанта с условиями работы будущего сотрудника;

поиск и отбор кандидатов: проведение собеседований в кадровом центре, направление резюме лучших кандидатов работодателю;

приглашение одобренных работодателем кандидатов в компанию, участие консультанта на первом собеседовании;

окончательный выбор кандидата компанией, оплата услуг в течение 5 банковских дней после выхода кандидата на работу;

контроль прохождения кандидатом испытательного срока в компании, в случае увольнения кандидата в течение этого срока (3 месяца – для специалистов, 6 месяцев – для менеджеров среднего звена) произведение кадровым центром бесплатной замены специалиста.