Контрольная работа: Организация с точки зрения системного подхода

Контрольная работа по менеджменту

Вариант № 30

Преподаватель:

Студент:

Специальность

Курс 3

Краснодар 2010

Содержание

1. Организация с точки зрения системного подхода.

1.1 Научное понятие система, системный подход.

1.2 Организация как система.

2. Применение информационных технологий в современном менеджменте

2.1 Роль информационных технологий и ресурсов в современном менеджменте.

2.2 Задачи и требования к информационной технологической среде организации.

3. Практическая часть.

Организация с точки зрения системного подхода.

1.1 Научное понятие система, системный подход.

Понятие «система» относится к фундаментальным научным категориям. В различных определениях системы общим является выделение свойств целостности систем, т. е. система – это совокупность взаимодействующих элементов, составляющих или суммативное образование, или целостное образование с введенным новым свойством, которым не обладает в отдельности ни один из ее элементов. В последнее время для характеристики свойств целостности используют термин синергизм (от греческого сотрудничество, содружество), означающий, что свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его частей.

Система управления – это совокупность элементов, объединенных информационными связями и процессами, направленными на достижение некоторых целей. Система создается для достижения целей, которые направлены на решение проблемы. Проблемы служат факторам, инициирующим менеджмент на повышение эффективности производства и управления.

Главные характеристики любых систем – состав, структура и функции элементов и самой системы. Для организационно-экономических систем характерна способность элементов воспринимать, хранить, перерабатывать информацию и использовать ее для управления в условиях взаимодействия с окружающей средой в соответствии с выработанными целями.

Задачи выявления элементов или частей системы, их структуры, т.е. организации связей и отношений между элементами, моделей функционирования элементов – это задачи анализа, а определение модели и оптимальных параметров функционирования системы – задачи синтеза.

Понятия «системный подход» и «системный анализ» наиболее часто используются в научной литературе применительно к исследованию сложных систем и управлению.

Системный подход представляет собой одну из форм методологии исследования, проектирования и конструирования объектов как систем. По своей природе системный подход является междисциплинарным, общенаучным и в своем современном виде позволяет органически соединить задачи анализа и синтеза. Системный анализ – наиболее ориентированное направление системных исследований, синтезировавшее методы исследования операций и системотехники, это дисциплина, занимающаяся проблемами принятия решений в условиях, когда выбор альтернативы требует анализа сложной информации различной природы.

Интерес к системам и применению системного подхода вызван несколькими соображениями, важнейшими из которых являются:

1) Потребность в методологии, помогающей выявить факторы природные и факторы антропогенные и то, как эти наборы факторов влияют на цели, поставленные человеком;

2) Резко возросшая сложность ситуаций и объектов, с необходимостью анализа которых сталкивается исследователь;

3) Ускорение темпов изменения управленческих ситуаций, которое особенно усиливается в рыночных условиях.

Существует довольно устойчивый набор принципов, характеризующий системный подход:

· Принцип однонаправленности причинно-следственных связей, т.е. условно считается, что системой будет такое явление, процесс, ход которых не сказывается на характере воздействия на них окружающей среды.

· Инерционность систем, т. е. малые отклонения входов не сопровождаются качественными изменениями в поведении систем;

· Наблюдаемость системы, т.е. процесс наблюдения за входами и выходами позволяет установить состояние системы;

· Принцип «черного ящика» или принцип моделирования, который предполагает, что при одинаковых входах и выходах системы природа преобразования ресурсов одинакова.

Системный подход можно рассматривать как принципиальную позицию лица, принимающего решение или предъявляющего некоторые требования, соблюдение которых позволит эффективно исследовать систему, а для систем управления еще и разработать оптимальный алгоритм функционирования. Системный анализ можно рассматривать как методологию исследования систем, применение которой позволит выполнить требования системного подхода. Теоретическая база системного анализа развивается в общей теории систем.

Многолетнее широкое применение системного анализа выявило несколько типичных ситуаций, в которых он эффективен:

a) Определение и строгое формулирование проблемы, выбор стратегии исследований и разработок;

b) Точное определение систем (их границ, входов, выходов и других компонентов);

c) Выявление целей развития и функционирования систем;

d) Выявление функций и состава вновь создаваемых систем.

В литературе, особенно зарубежной, возникновение общей теории систем связывают с именем известного австрийского биолога-теоретика Л. Берталанфи, а развитие ее – с кибернетикой. Однако наиболее фундаментальные исследования принадлежат русскому ученому А.А Богданову, многие идеи которого еще в начале века предвосхитили появление кибернетики и заложили основы общей теории систем.

Главное значение в системном подходе имеют разработка и использование представлений о целостности систем.

Познать целое – значит раскрыть:

· Сущность и специфику, т.е. присущие этому целому системные качества;

· Состав, количественную и качественную характеристики элементов, их координацию, противоречивость, являющиеся важным источником движения и развития целого;

· Структуру, т. е. внутреннюю организацию, взаимосвязь элементов, установив при этом причины их определенного сочетания и взаимодействия, отличающиеся от других систем;

· Функции элементов и их влияние на функции целого;

· Интеграционные факторы, обеспечивающие целостность системы, ее совершенствование и развитие, взаимодействие с внешней средой и с более общим целым, частью которого она является;

· Историю данного целого, начало и источник возникновения, становления, тенденции и перспективы развития, превращение его в новую целостную систему.

К числу наиболее специфических инструментов исследований относятся:

¾ Метод дерева анализа проблем – для выявления и структуризации

трудно понимаемых и сформулированных проблем с большим количеством сложных взаимосвязей;

¾ Метод тезауруса – запаса сведений, которыми располагает анализируемая система. Эти сведения являются базой элементарного смыслового анализа текстовой информации;

¾ Метод диагностики экономических систем представляет методику выявления актуальных и первоочередных проблем для планирования очередности их решения;

¾ Метод построения дерева целей – для объективного анализа целей и задач, стоящих перед анализируемой системой, а так же обеспечения наилучших наборов средств их достижения.

1.2 Организация как система

В экономике организация (фирма, предприятие) является хозяйствующим субъектом, реализующим собственные интересы посредством производства и реализации товаров на рынке.

«Системный подход» - предписывает видеть организацию, как целенаправленную систему, состоящую из элементов, подсистем, реализующих определенные функции. Оптимизация структур организаций, с применением данного подхода, основана на согласовании компонент «системной триады»:

1. Целей , которые определяют смысл создания и существования организации и ее частей.

2. Деятельности в различных ее формах (функциональные задачи, процессы и т.п.), которая обеспечивает реализацию целей.

3. Организационной структуры , определяющей устройство организации.

Для согласования этих компонент их нужно идентифицировать, структурировать, связать друг с другом. Кроме того, каждой из целей необходимо приписать метрики – показатели, отражающие степень реализации системой любого уровня своего предназначения.

Каждая организация имеет, как правило, несколько целей, для достижения которых требуется достижения промежуточных целей, в организации можно выделить множество систем.

В системе управления обязательно присутствует субъект управления, соединенный с элементами объекта управления информационными (прямыми и обратными) связями.

Объект управления

входной блок выходной блок

Информационная модель системы управления.

Практически любые системы управления являются сложными, их характеризуют следующие свойства:

· Большое число элементов;

· Между элементами циркулируют не только вещество и энергия, но и сигналы(информация);

· Наличие нескольких, в том числе противоречивых, целей;

· Несколько уровней и способов достижения;

· Несовпадение интересов групп субъектов;

· Наличие интересов групп субъектов;

· Наличие элементов, функционирующих в условиях неопределенности;

· Невозможность одному наблюдателю одновременно охватить и описать количественно взаимосвязи между элементами.

Сложность объектов управления и среды, воздействующей на них, обуславливает вероятностный характер систем управления. Причем бесконечно малые начальные изменения некоторых элементов объекта управления могут привести к существенным изменениям системы в целом. Взаимосвязь с внешней средой и зависимость от нее – важные свойства организации. Они определяют открытость или закрытость организации как системы.

Для исследования сложных систем применяют декомпозицию – разделение системы на части (подсистемы), которые могут рассматриваться как самостоятельные объекты. Декомпозиция – анализ систем по различным целям, функциям, способам достижения целей и др. в производственной организации можно выделить подсистемы маркетинга, собственно производства, научно-исследовательских и опытно конструкторских работ, финансов, менеджмента, управление персоналом и др.

Каждую из этих подсистем можно рассматривать как систему управления. Например, маркетинг, являясь частью системы управления на основе учета внешних факторов, может рассматриваться как объект управления. Для выделения задач управления маркетингом нужно раскрыть содержание функций управления (анализ, планирование, организация, мотивация, контроль и др.) применительно к комплексу маркетинга (товар, цена, система сбыта, продвижения товара).

Для категории «товар» можно определить следующие задачи управления маркетингом:

· Анализ товарных рынков, представляющих интерес для фирмы;

· Планирование товара, т.е. выбор нового или совершенствование выпускаемого, исходя из выявленных потребностей рынка;

· Участие маркетинговой службы в организации выпуска товара (организация необходимых научных исследований, составление программ выпуска и др.)

· Активизация производственны служб в выпуске товаров, удовлетворяющих потребности;

· Устранение противоречий между целями маркетинга и производства;

· Контроль за соответствием фактических характеристик товара установленным маркетингом.

В производстве можно выделить подсистемы технологической подготовки производства, основного и вспомогательного производства, материально-технического снабжения, контроля и качества и др. Эти подсистемы охватывают производственные функции, каждая из которых требует управления. В системе управления можно выделить целевые подсистемы: управление ресурсами, управление качеством, управление охраной окружающей среды и др. В каждой из этих подсистем реализуется ряд целей.

Функциональные подсистемы включают сущность и содержание управленческой деятельности, состав решаемых задач управления и, как правило, соответствуют организационной структуре управления.

Типичные функциональные подсистемы – маркетинг, финансы, бухгалтерский учет, которые обособлены в специальных подразделениях организации. Целевые подсистемы обычно не имеют соответствующих подразделений в аппарате управления, однако их функции закрепляются за линейными и функциональными подразделениями.

Практика применения системного подхода при анализе как технических, так и социально-технических систем, т.е. организаций говорит, что при их рассмотрении лучше сначала увидеть всю систему, а затем последовательно, по уровням выделять ее элементы. Т.е рекомендуется сначала увидеть слона целиком, а потом разбираться с хоботом или хвостом. Иначе можно переусердствовать, даже из лучших побуждений, и тогда хвост станет управлять слоном, а не помогать ему в реализации своей миссии .

В этом заключается, по большому счету, вся суть системного подхода: решать задачи последовательно, не углубляясь сразу в излишние детали, добиваясь оптимальности системы на каждом уровне рассмотрения

Целостность организации и ее открытость как системы обуславливают: разделение внутренней и внешней среды, зависимость организации от внешних факторов, взаимодействие внутренней и внешней среды, различную степень воздействия параметров внутренней и внешней среды и управления ими.

Внутреннюю среду организации представляют все рассмотренные выше ее составляющие элементы, связи и отношения между ними по поводу производства продукции и управления.

Поскольку организация создается людьми, то все ее элементы и связи в той или иной мере имеют переменный характер. К переменным внутренней среды организации относятся структуры производства, цели и задачи управления, технологии, люди. Структуры организации определяются логическим и количественным соотношением элементов системы и уровней управления.

Управляемость, помимо отмеченных условий, зависит и от технологии. Технология есть любое средство, с помощью которого входящие в производство или орган управления элементы преобразуются в выходящие.

Цели, относясь к переменным факторам внутренней среды, характеризуют конкретные конечные состояния организации.

Важнейшая часть и внутренней, и внешней среды организации – инфраструктура, т.е. комплекс элементов и связей, обеспечивающих условия жизнедеятельности коллектива организации и обслуживающих основные процессы производства и управления. К инфраструктуре можно отнести коммуникации и организационную культуру, в составе которых огромная роль отводится людям, их знаниям, способностям и искусству взаимодействия.

Организационная культура представляет собой систему норм и ценностей , которыми отличаются работники и в целом данная организация. Система норм и ценностей отдельного человека находится в сложной зависимости от его индивидуальности и личности (характер, взгляды, способности, образование и др.) и от установок и ценностей в организации, зависящих так же от многих факторов, включая руководителей организации. Все эти элементы в комплексе определяют поведение работников и успешность деятельности организации.

Организационная культура помогает решать задачи:

· Координации, осуществляемой с помощью установленных процедур и правил поведения;

· Мотивации, реализуемой путем разъяснения сотрудникам смысла выполняемой работы;

· Профилирования, позволяющего обрести характерное отличие от других предприятий;

· Привлечение кадров путем пропагандирования в среде претендентов на рабочие вакансии преимуществ своего предприятия.

Успех организации в значительной степени зависит от учета внешних факторов. В среде прямого воздействия главное – это рынок и законы, его регулирующие.

При рассмотрении внешней среды и ее влияние на организацию и экономику в целом в последнее время все больше учитывают влияние неэкономических факторов на экономические процессы, такие как международные события, научно-технический прогресс, политические факторы, социокультурные факторы

Исходя из этого, в заключении можно сказать, что высокое качество взаимодействия и взаимосодействие организационных систем, реальная оптимизация деятельности, достигаются сбалансированным применением системного подхода.

1. Применение информационных технологий в современном менеджменте

2.1 Роль информационных технологий в современном менеджменте

В условиях ужесточающейся конкуренции, глобализации экономических процессов повседневная деятельность собственников и менеджмента компаний должна быть направлена на всестороннее изучение потребностей рынка, установление долгосрочных отношений с клиентами, повышение эффективности бизнес-процессов.

Информационные технологии в современных условиях становятся важнейшим инструментом научно-технического и социально-экономического развития общества. Играя значимую роль в ускорении процессов получения, распространения и использования знаний, они коренным образом меняют подходы к ведению бизнеса.

Ценность информации постоянно возрастает. Оперативный доступ к сведениям о быстро изменяющейся рыночной ситуации, предоставляемый

Интернетом, обеспечивает фирме существенные конкурентные преимущества, позволяет оперативно оценить свои возможности, определить целевые сегменты рынка, направить имеющиеся ресурсы в наиболее прибыльные направления развития бизнеса.

Информатизация позволяет оптимизировать процессы управления, обеспечить эффективное использование оборудования и имеющихся площадей, предоставить потребителю качественные товары и услуги.

Ужесточение конкуренции заставляет предприятия активнее внедрять информационные технологии в бизнес-процессы. При этом существенно изменяется круг задач, решаемых менеджерами.

Под термином «информационные технологии» понимается совокупность

программно-технических средств вычислительной техники, а также приемов,

способов и методов их применения для выполнения функций сбора, хранения, обработки, передачи и использования информации в конкретных предметных областях .

Понятие информационных технологий (ИТ) включает большое количество составляющих: аппаратные платформы, операционные системы,

языки программирования и средства разработки приложений, сетевые технологии, базы данных и многие другие .

В методическом смысле можно выделить два основных направления применения информационных технологий и систем в бизнесе .

Первое - связано с применением информационных технологий и инструментария Интернет для поддержки существующего бизнеса и повышения эффективности управления.

На крупных предприятиях для поддержки существующего бизнеса часто

разрабатываются и применяются информационные технологии и системы (ИТС) подготовки и принятия управленческих решений. Корпоративные информационные системы (КИС) объединяют программные и аппаратные средства, информационные технологии и ресурсы для эффективного управления предприятием.

Постоянно разрабатываются новые подходы к управлению бизнесом, которые реализуются в информационных системах.

2.1 Задачи и требования к информационной технологической среде организации

Основными задачами формирования информационной технологической среды фирмы являются:

· Обеспечение простого, удобного, оперативного и прозрачного доступа пользователей и программ к распределенным информационным, вычислительным, вычислительным и программным ресурсам;

· Исключение дублирования и обеспечение централизованного накопления, использования и сопровождения информационных и программных ресурсов;

· Обеспечение максимально возможной автоматизации функций обработки информации;

· Создание возможности реализации гибкой информационной технологии, адекватной специфике решаемой пользователем задачи и конкретным условиям ее решения;

· Осуществления типизации, стандартизации и унификации технологии обработки данных (решения задач, информационной деятельности);

· Обеспечение режима распределенной обработки данных.

Перечисленные задачи обуславливают следующие требования к свойствам и характеристикам ИТСФ:

· Многофункциональность, комплексность, полнота и гибкость технологии решения прикладных задач;

· Расширяемость, открытость и простота модернизации;

· Обеспечение логической согласованности, упорядоченности и синхронизации процессов и доступа к ресурсам при распределенной обработке данных;

· Независимость от параметров операционной среды в широком диапазоне условий, гибкость и адаптируемость с точки зрения настройки на конкретную конфигурацию технических средств и операционную среду;

· Модульность, конфигурируемость и адаптируемость информационного и прикладного программного обеспечения для построения специализированных подсистем;

· Преемственность информационного и программного обеспечения;

· Наличие средств резервного копирования, архивации и восстановления информации;

· Наличие средств автоматического контроля работоспособности и сохранности информационных и программных средств;

· Обеспечение защиты и безопасности информации от несанкционированного доступа, разрушения и искажения;

· Гибкое управление разграничением полномочий доступа;

· Ориентация на существующие и перспективные стандарты, соглашения и протоколы;

· Унификация и стандартизация структур и форматов данных, диалога, программных интерфейсов, модулей и внешних имен.

К конкретным информационным технологическим средам фирм могут предъявляться и другие специфические требования.

2. Практическая часть

- изучить организационную структуру предприятия, в котором работает студент;

- составить графическое изображение организационной структуры;

- вкратце описать основные функции каждого из ее звеньев

Организационная структура магазина «»Детский мир»

В практической части представлена организационная структура магазина в котором я работаю ОАО «Детский Мир-Центр». В нашем магазине предсталенны товары для детей дошкольного, школьного и старшего возраста. Магазин разделен на несколько отделов: отдел игрушек, отдел одежды и обуви, отдел новорожденки и канцелярии, отдел приемки и обработки товара. В каждом департаменте назначен руководитель, который формирует организационную деятельность отдела.

Основные функции, каждого из звеньев.

Руководитель магазина – управление организационной структурой предприятия, принятие управленческих решений, управление персоналом, ведение отчетной деятельности, ведение документации и т.д.

Руководители отделов – управление определенной сферой деятельности организации, заказ товара, управление персоналом определенного отдела, ведение отчетной деятельности и т.д.

Исполнители департамента 1,2,3 – исполнение поручений вышестоящих лиц, работа в торговом зале, вывоз товара со склада, оформление товарной выкладки, работа с покупателями и т.д.

Руководитель отдела приемки и обработки товара – управление сферой деятельности данного отдела, контроль над приемкой и обработкой товара, обработка документации и т.д.

Исполнители отдела приемки и обработки товара – приемка и предпродажная подготовка товара, работа в помещении для предпродажной подготовки товара и т.д.

Список использованной литературы

1. Основы Менеджмента, Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Федоури. 1997 г., Москва: “Дело”.

2. Карпов Анапюлий Викпюрович .ПСИХОЛОГИЯ МЕНЕДЖМЕНТА. Учебное пособие 1999 г.

3.Ансофф И. Стратегическое управление. М., 1989.

4.Брэддик В.И. Менеджмент в организации. М., 1997

5.Ааданов ИД Практический менеджмент. М, 1995.

6.Лебедев В.И. Психология и управление. М., 1990.

7. Учебник для вузов/ под ред. Проф. М.М. Максимцова, проф. М.А. Комарова. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Единство,2002.-359с.