Использование вычислительной техники в вашей профессиональной деятельности. (На примере автоматизированного рабочего места бухгалтера.).

Очевидно, что в работе бухгалтерии есть много технической, рутинной работы, которая хорошо поддается автоматизации.

Хранение документов в виде компьютерных данных на диске безусловно более целесообразно, чем хранение их в классическом виде, то есть в виде бумаг. Значительно упрощается поиск нужного документа, имеется возможность хранить данные за много лет и не путаться в них, сильно упрощается изменение любого документа, составление многочисленных справок.

Всю работу бухгалтерии можно разделить на несколько основных подпунктов:

1. Работа со справочной и нормативной информацией. В качестве основных тут можно отметить справочник различных начислений сотрудникам, справочник сотрудников с хранящимися в нем фамилией сотрудника, его табельным номером, окладом, полем, показывающим, является ли он членом профсоюза, обоснованием оклада, справочник налогов с хранящимися названием и размером налога, справочником по тарифной сетке, и другие. Необходимо поддерживать своевременное изменение этой информации, организовать гибкую систему справок.

2. Ведение записной книжки бухгалтера. Эта книжка как бы дублирует Главную книгу и служит для контроля. В ней отражаются любой приход или расход денег. По этой книге каждый месяц необходимо подводить баланс и проверять, сколько денег осталось на каждом из счетов.

3. Расчет платежной ведомости организации. При подсчете заработной платы необходимо учитывать файл, в котором хранятся начисления сотрудникам за почасовую работу. Следует автоматизировать вычитание разнообразных налогов, учитывать льготы различным категориям сотрудников. Система должна следить за фондом заработной платы, автоматически предупреждать пользователя при перерасходе фонда, и наоборот, учитывать экономию фонда и учитывать эту экономию в дальнейшем. Программа должна тщательно документировать все свои действия и выдавать отчеты, по которым можно было всегда ревизовать ее деятельность.

4. Ведение файла, в котором отражается выдача различных льгот в подведомственной организации. Должно быть возможно путем несложного запроса выяснить, сколько и каких льгот получал каждый конкретный сотрудник за какой-то период времени.

5. Работа с банками. Необходимо автоматизировать учет и хранение банковских документов, как-то: платежные поручения, банковские объявления, выписки из банка на каждую проведенную операцию

6. Работа с главной книгой. Пользуясь различными введенными документами, программа должна генерировать записи в главной книге, подсчитывать баланс по ней, позволять просматривать главную книгу для контроля.

На современном этапе автоматизации управления общественным производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов.

Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Специфика деятельности бухгалтерии позволяет выбрать методом решения создание АРМ. Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических средств индивидуального и коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления.

С помощью АРМ специалист может обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной и графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но необходима проблемная реализация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Подготовка информации для принятия решений, собственно принятие решений и их реализация могут иметь много общего в различных экономических службах предприятия. Также многие функции являются типовыми для многих предприятий. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления.

В основу конструирования АРМ положены следующие основные принципы:

1. Максимальная ориентация на конечного пользователя, достигаемая созданием инструментальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей его обучения и самообучения.

2. Формализация профессиональных знаний, то есть возможность предоставления с помощью АРМ самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с системой.

3. Проблемная ориентация АРМ на решение определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки информации, единством режимов работы и эксплуатации, что характерно для специалистов экономических служб.

4. Модульность построения, обеспечивающая сопряжение АРМ с другими элементами системы обработки информации, а также модификацию и наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования.

5. Эргономичность, то есть создание для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.

В основу классификации АРМ может быть положен ряд классификационных признаков. С учетом областей применения возможна классификация АРМ по функциональному признаку:

1. АРМ административно - управленческого персонала;

2. АРМ проектировщика радиоэлектронной аппаратуры, автоматизированных систем управления и т.д.

3. АРМ специалиста в области экономики, математики, физики, и т. д.

4. АРМ производственно-технологического назначения.

Важным классификационным признаком АРМ является режим его эксплуатации, по которому выделяются одиночный, групповой и сетевой режимы эксплуатации. В первом случае АРМ реализуется на обособленной ПЭВМ, все ресурсы который находятся в монопольном распоряжении пользователя. Такое рабочее место ориентировано на решение нестандартных, специфических задач, и для его реализации применяются ЭВМ небольшой мощности.

При групповом режиме эксплуатации на базе одной ЭВМ реализуется несколько рабочих мест, объединенных по принципу административной или функциональной общности. В этом случае требуются уже более мощные ЭВМ и достаточно сложное программное обеспечение. Групповой режим эксплуатации обычно используется для организации распределенной обработки данных в пределах отдельного подразделения или организации для обслуживания стабильных групп специалистов и руководителей.

Сетевой режим эксплуатации АРМ объединяет достоинства первого и второго. В этом случае каждое АРМ строится на базе одной ЭВМ, но в то же время имеется возможность использовать некоторые общие ресурсы вычислительной сети.

Одним из подходов к классификации АРМ является их систематизация по видам решаемых задач. Возможны следующие группы АРМ:

1. Для решения информационно-вычислительных задач;

2. Для решения задач подготовки и ввода данных;

3. Для решения информационно-справочных задач;

4. Для решения задач бухгалтерского учета;

5. Для решения задач статистической обработки данных;

6. Для решения задач аналитических расчетов.

Обоснованное отнесения АРМ к определенной группе будет способствовать более глубокому и тщательному анализу, возможности сравнительной оценки различных однотипных АРМ с целью выбора наиболее предпочтительного.

II. Обработка данных с помощью электронных таблиц.

III. Проектировка базы данных.

Операции группировки и сортировки.

Sort to arm0 on отдел /A, фио /A ascending

После этой команды сформировалась сгруппированная и отсортированная база данных arm0.

Семь запросов на поиск информации.

1. Фамилии сотрудников на букву «Т».

list fields фио for фио="Т" off

ФИО

Толкунов Виктор Сергеевич

Тюрин Махмет Исомбаевич

Тимошина Марина Юрьевна

Тимошин Геннадий Петрович

2. Список фамилий сотрудников, которые родились в январе 1980 года

list fields фио for ((дата_рож>={01.01.1980}) and (дата_рож<={30.01.1980})) off

ФИО

Кубанова Светлана Алексеевна

3. Список сотрудников с окладом более 3 тыс. руб.

list fields фио, оклад for оклад>3000

Запись# ФИО ОКЛАД

1 Толкунов Виктор Сергеевич 3500,00

2 Королев Михаил Георгиевич 5000,00

5 Тимошина Марина Юрьевна 4000,00

8 Ларионов Юрий Анатольевич 4500,00

11 Польская Инна Сергеевна 3900,00

4. Сотрудники отдела «Маркетингоа»

list fields отдел, должность, фио for отдел="Маркетинг"

Запись# ОТДЕЛ ДОЛЖНОСТЬ ФИО

1 Маркетинга Зам. начальника Толкунов Виктор Сергеевич

2 Маркетинга Начальник Королев Михаил Георгиевич

3 Маркетинга Маркетолог Сергеев Николай Юрьевич

4 Маркетинга Ст. маркетолог Тюрин Махмет Исомбаевич

7 Маркетинга Менеджер Кубанова Светлана Алексеевна

5. Список сотрудников отдела маркетинга, которые проработали свыше 20 рабочих дней

list fields фио, отдел, должность for отдел="Маркетинг" and раб_дни>20 off

ФИО ОТДЕЛ ДОЛЖНОСТЬ

Толкунов Виктор Сергеевич Маркетинга Зам. начальника

Сергеев Николай Юрьевич Маркетинга Маркетолог

Тюрин Махмет Исомбаевич Маркетинга Ст. маркетолог

6. Дни рождения сотрудников автохозяйственного отдела и хозотдела

list fields фио, отдел, должность, дата_рож for отдел="автохозяйство" or отдел="хозотдел" off

ФИО ОТДЕЛ ДОЛЖНОСТЬ ДАТА_РОЖ

Ларионов Юрий Анатольевич Автохозяйство Начальник 15.07.62

Тимошин Геннадий Петрович Автохозяйство Водитель 04.08.82

Захаров Ефим Львович Автохозяйство Водитель 29.02.68

Польская Инна Сергеевна Хозотдел Руководитель 05.12.83

Авдеева Анна Александровна Хозотдел Уборщица 21.12.60

7. Премирование сотрудников с сохранением в информации в файл. На премирование: рабочих дней более 20 или сотрудник моложе 25 лет, а также оклад не менее 3500, но не более 6000 руб.

list fields фио, отдел, должность, оклад for (((раб_дни>20) or (дата_рож<{01.01.75})) and ((оклад>3500) and (оклад<6000))) off to file премия

ФИО ОТДЕЛ ДОЛЖНОСТЬ ОКЛАД

Королев Михаил Георгиевич Маркетинга Начальник 5000,00

Ларионов Юрий Анатольевич Автохозяйство Начальник 4500,00

Польская Инна Сергеевна Хозотдел Руководитель 3900,00