Организацию и управление работой предприятия осуществляет аппарат управления.
В бизнес словаре
дается следующее определение «аппарат управления
- органы, подразделения, службы, выполняющие функции управления в масштабе страны, региона, предприятия, фирмы, организации
».
Аппарат управления предприятием
представляет собой коллектив работников, осуществляющих целенаправленное воздействие на управляемый объект.
Сюда входят люди, принимающие управленческие решения, а также обеспечивающие процесс подготовки, принятия и реализации решений. В соответствии с выполняемыми функциями в аппарате управления выделяются руководители, специалисты и технические исполнители.
Любой аппарат управления (контора, офис) представляет собой «фабрику информации». Его основная роль заключается в обработке информации подобно, собственно, промышленному предприятию, занимающемуся обработкой материалов и производством энергии.
Аппарат управления получает информацию в самых разных формах. В тех же формах офис и производит информацию. Это могут быть:
•данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;
•документы, передающие информацию в численной или цифровой форме;
•устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме.
Между процессом получения и распространения информации аппарат выполняет ряд разнообразных действий. Он может: 1) преобразовать информацию (например, информацию о продажах в информацию о полученной выручке и выполненной работе); 2) объединять информацию (например, информацию о продажах с информацией о закупках в информацию о товарно-материальных запасах); 3) накапливать информацию (например, информацию о продажах для составления ежемесячных и годовых отчетов о доходах).
Как правило, аппарат управления использует полученные данные в качестве основы для производства другой своей важной продукции - решений. Это могут быть решения: а) местного и оперативного характера - такие, как решения, касающиеся закупок и продаж продукции, найма и увольнения работников, повышения или снижения цен; б) долгосрочного, стратегического характера - решения, связанные с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделия, вхождением в корпорацию и выходом из нее.
Таким образом, аппарат управления - это «фабрики, обрабатывающие информацию», с выходом продукции двух типов: информации
(данные, документы, устная информация) и решений
(краткосрочных и долгосрочных). В отдельных случаях аппарат управления специализируется в одной из этих областей.
К звеньям аппарата, производящим продукцию первого типа (информацию), относятся: подразделения, которые занимаются подготовкой технических инструкций; бухгалтерия и финансовые подразделения; подразделения, подготавливающие информацию для общественности.
К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством; подразделения по управлению продажами; аппарат высшего руководства. Звенья аппарата, производящие продукцию и того и другого типа, включают: технические подразделения; офисы, занимающиеся кадровыми вопросами; маркетинговые подразделения.
Руководство предприятий должно заниматься вопросами продуктивности «фабрик информации» точно так же, как и подразделений по производству продукции. При производстве информации повышение продуктивности означает увеличение стоимости информации на единицу затрат. Это может быть больший объем информации (например, больше писем или технических инструкций); более высокое качество информации (более читабельные тексты, с меньшим количеством ошибок); более своевременная информация (техническая инструкция составляется одновременно с модификацией продукта). Применительно к решениям повышение продуктивности - это увеличение стоимости решений на единицу затрат. Практически это означает: большее число решений (например, на основе выбора из большего числа вариантов закупок и продаж или предложений рабочей силы); более высокое качество решений (выбор, который приводит к увеличению прибыли или улучшению качества работы подразделения); более своевременные решения (выбор, который оперативнее реагирует на изменение условий).
Аппарат управления функционирует в форме организационной структуры управления.
Структура управления организацией
- совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.
Организационная структура управления определяет необходимое количество управленческого персонала и распределение его по подразделениям аппарата управления; устанавливает состав подразделений аппарата управления; регламентирует административные, функциональные и информационные взаимоотношения между работниками аппарата управления и подразделениями; устанавливает права, обязанности и ответственность работников управления; определяет требования к профессиональному уровню работников и т.п.
Существует ряд типов организационных структур,
среди которых построения по принципу отделов (подразделений) является наиболее простым. Организации можно классифицировать по следующим типам построения управления:
· с линейной организацией управления;
· с линейным и функциональным управлением;
· с двухканальной структурой управления;
· с матричной системой управления;
· с использованием комитетов;
Линейная организация управления
имеет место как правило на небольших предприятиях, где распределение задач управления ограничено наличием небольшого управленческого аппарата и производства, смотри схему 1.
Схема 1. Линейная организационная структура предприятия
Все полномочия прямые идут сверху вниз.
В числе преимуществ: чёткое распределение обязанностей, ответственности, оперативный процесс принятия решений, чёткость единоначалия, что способствует формированию стабильной и прочной организации. В числе недостатков – негибкость, жёсткость управления ( всё в руках руководителя и его роль).
Линейно-функциональная
структура это наиболее распространённый подход. Линейное управление подкрепляется вспомогательными службами по основным функциям управления (производство, сбыт, финансы).
Схема 2. Линейно-функциональная структура предприятия
Преимущества линейно-функциональной организационной структуры:
- высокий уровень компетентности специалистов и их квалификацию;
- данная форма эффективна для выполнения отработанных планов и действует при эффективной деятельности предприятия;
- позволяет легко управлять подчиненными.
К числу минусов относится:
- не эффективность в сложной ситуации на рынке, ибо затруднена инициатива и эффективная передача снизу вверх;
- решения принимаются на верхнем уровне, вследствие теряется оперативность;
- слабая координация действий функциональных подразделений;
- система продвижения и вознаграждения базируется на способности специалиста выполнять задачи внутри функционального подразделения, а не вкладом в конечный результат.
Дивизионная организационная структура.
В поисках выхода из ситуации неэффективности деятельности линейно-функциональных структур ряд американских компаний в 20-е годы осуществили децентрализацию управления путем создания так называемых дивизиональных структур (Дюнон, Дженерал моторс). В 60-70 годы для крупных фирм США это стал доминирующий подход. Сущность такого подхода в выделении в аппарат управления в качестве основного структурного элемента не функциональной службы, а полностью автономного в хозяйственном отношении производственного отделения – крупного завода или группы предприятий – выпускающих определенный вид изделия. На эти отделения возлагалась вся ответственность за разработку, производство и сбыт более или менее однородной продукции. Соответственно в них формировался аппарат управления и производственное подразделение, смотри схему 3.
Схема 3. Дивизионная организационная структура организации
Матричная система построения организации.
Данная схема предназначена для объединения в группу специалистов компании с целью работы над проектом, смотри схему 4.
Ин – инженер, К – конструктор, МС – снабжение, Ф – финансы, М - маркетолог
Схема 4. Матричная организационная структура
Сотрудники матричной структуры имеют двойное подчинение как руководителю проектной группы, так и своим функциональным руководителям.
Такой подход обеспечивает – разработку инновационных технологий, оперативность, инициативу и т.д. Среди недостатков – алчность, расходы, борьба за власть.
Вместе с тем, что матричные подходы в различных модификациях (отделы разработки нового продукта, хозяйственные инновационные единицы, микроотделы рискованных инициатив, НХЗ (независимые хозяйственные единицы), стратегические хозяйственные центры с ХЦ) благодаря своей гибкости имеют место в крупных и средних компаниях. Необходимо иметь ввиду, что сами по себе они могут быть не эффектны. Опыт банка FM показал, что эффект в деятельности предприятия наступает, когда информационные технологии были «совмещены» со структурой банка.
Эффективность введения компьютерных технологий в деятельности банка была обеспечена созданием рабочих групп из экспертов в области финансов, маркетинга, компьютерных инженеров, действующих совместно на стадии обращения сделки. В то же время рабочая группа стала эффективной, благодаря использованию последних достижений информационных технологий, проникших в экономику. В FM были созданы многопрофильные группы, деятельность которых исправлена на комплексное обслуживание потребителя. Именно взаимодействие обновленных организационных структур и передовых технологий – причина роста производительности труда. В результате изменения организационной структуры FM избавимся от огромного числа управляющих среднего звена, сократив управленческий аппарат.
Менеджмент исходит из того, что идеальная организационная структура предприятия – понятие весьма относительное и формы могут изменяться при развитии фирмы, изменении её стратегии и условий рынка.
Сегодня проблема оптимального сочетания централизации и децентрализации – центральная при создании организационных структур управления.
Второе направление создания «плоских» структур, обеспечивающих сокращение аппарата (среднего звена) с передачей полномочий низовым звеньям.
Третье направление – определяет, что только глубокое изменение организационной культуры, всей системы ценностей в компании – может обеспечить повышение эффективности управления при реорганизации структур управления.
Эволюцию аппарата управления
можно проследить начиная с древних цивилизации. Например, древние ассирийцы пользовались клинописью для записи количества произведенной, проданной и заложенной на хранение продукции, а также размера налогов. От клинописи до компьютеров и телекоммуникаций — такую многовековую эволюцию претерпели виды деятельности и методы работы аппарата управления.
«Контора писаря».
О существовании таких контор свидетельствуют литературные произведения, созданные свыше 150 лет тому назад. По описаниям Чарльза Диккенса, картину лондонского офиса того времени мы можем представить себе так: за высокой конторкой на табуретке сидит клерк и аккуратно вписывает счета в бухгалтерскую книгу или пишет письма гусиным пером, периодически погружая его в чернильницу. Основными орудиями конторщика того времени были перо, чернильница и бухгалтерская книга, средством связи — личный посыльный или пакетная служба. По современным стандартам производительность такого офиса выглядит чрезвычайно низкой: каждое письмо отдельно переписывалось от руки. Если сделана ошибка, все письмо переписывалось заново. Счета подсчитывались вручную. Единственной базой для принятия решений были счета, другой информации не было.
«Механизированный офис».
Существенное изменение в техническом оснащении аппарата управления произошло примерно 50 лет спустя, в 1880-х годах с появлением так называемого «механизированного офиса».
«Механизация офиса» началась с изобретением пишущей машинки и появлением ее на широком рынке. Но широкое распространение она получила с появлением телефона, телеграфа, телекса и телетайпа, а также с развитием государственной почтовой системы и сети железных дорог. Все это вытеснило «контору писаря», на смену которой пришел «механизированный офис»:
· механическим способом написанные под копирку письма (что сократило время их написания);
· оперативный обмен информацией между офисами посредством почтовой связи, телеграфа и телефона, что позволило принимать решения на базе более полной информации и в более сжатые сроки;
· подготовка квалифицированных кадров с тем, чтобы клерки, бухгалтеры и другие счетные работники не занимались составлением окончательных документов.
В результате этих изменений значительно повысилась продуктивность аппарата управления. С изменением техники происходили изменения в аппарате организации управления и его функциях. Оснащенный техникой аппарат управления создал предпосылки для развития современных бюрократических организаций, крупных корпораций, государственных органов, потому что он обеспечивал их жизненно важной информацией и средствами для обработки документов.
«Электрифицированный офис».
Индустриальная революция первой половины XX века характеризовалась широкой разработкой промышленных и бытовых орудий труда, работающих на электроэнергии или электрических сигналах. Изменялась техника аппарата управления, особенно в 1940 — 60-е годы, когда стали широко применяться электрические пишущие машинки с заменяемыми головками, копировальные устройства, работающие с ординарной бумагой, портативные диктофоны и факсимильные устройства. В результате появился так называемый «электрифицированный офис».
Основной целью этого ряда нововведений было повышение уровня делопроизводства. Повысилась продуктивность аппарата управления, качество документов. Электрическая пишущая машинка отличалась быстродействием и обеспечивала более четкую, качественную печать, а также позволяла варьировать шрифтом. Копировальное устройство, работающее с ординарной бумагой, давало высококачественные копии документов при незначительных затратах. При этом значительно повысилась оперативность передачи информации.
Во многих странах мира «электрифицированный офис» является аппаратом управления сегодняшнего дня, но в целом ряде стран уже введена технология офиса нового поколения.
Список используемой литературы
1. Автономов, В.С. Введение в экономику: учебник. - М.: Вита-Пресс, 2008.
2. Брасс, А.А. Менеджмент: основные понятия, виды, функции. учеб. пособие для студ. экон. вузов. - Минск: ООО «Мисанта», 2002.
3. Менеджмент : учебник / Е.Л. Драчева, Л.И. Юликов. – 8-е издание, стереотипное. – Москва : Академия, 2007. – 288 с. – (Среднее профессиональное образование. Экономика и управление) .
4. Яковлев Г.С. Аппарат управления: принципы организации. - М.: Юрид. лит., 1974.
|
